Diakonissalaitos haluaa olla työntekijöilleen hyvä työnantaja, ja ohjelmistorobotiikan avulla olemme voineet vapauttaa henkilöstömme aikaa sille työlle, jota he ovat tulleet meille tekemään.
Yli 150 vuotta työtä heikommassa asemassa olevien ihmisten auttamiseksi kuvastaa Diakonissalaitoksen pitkää historiaa ja toiminnan tarkoitusta. Yhteisen päämäärän eteen Diakonissalaitoksella työskentelee yli 2700 ammattilaista, joille säätiö on alusta alkaen halunnut tarjota työpaikan, jossa työntekijät voivat tehdä töitä itselleen tärkeiden asioiden, ihmisarvoisen elämän ja ihmisoikeuksien, puolesta. Tämä tavoite mielessä pitäen Diakonissalaitos on tarttunut rohkeasti ohjelmistorobotiikan (RPA) mahdollisuuksiin ja vapauttanut henkilöstönsä aikaa hallinnollisilta rutiiniprosesseilta merkityksellisempään työhön.
Ymmärrys ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksista aukeni kouluttautumalla
Diakonissalaitoksen ensikosketus tulevaan ohjelmistorobotiikan kumppaniinsa, Efimaan, tapahtui koulutuksessa, johon Diakonissalaitoksen kirjanpitopäällikkö Sointu Niinikoski-Perä aikanaan osallistui. ”Kouluttajana toimi Efiman asiantuntija, joka antoi meille osallistujille hyvän ja kattavan kuvan siitä, mistä ohjelmistorobotiikan saralla kannattaa aloittaa, sekä lukuisia yksityiskohtaisia esimerkkejä ohjelmistorobotiikan käyttökohteista. Koulutuksen käytyäni meillä olikin jo pitkä lista ideoita”, Niinikoski-Perä muistelee.
Diakonissalaitoksella oli tehty vuonna 2019 ensimmäinen ohjelmistorobotiikan pilotti HR:lle ja onnistunutta pilotointia seurasi pidempiaikaisen ohjelmistorobotiikan kumppanin etsintä, jossa kilpailutusprosessin myötä valinta kohdistui Efimaan. ”Ensinnäkin Efiman automaatio-osaaminen teki meihin vaikutuksen jo koulutuksen ja ammattitaitoisen kouluttajan myötä, ja toisekseen pidimme tärkeänä myös Efiman hyvää mainetta erityisesti taloushallinnon ammattilaisena, sillä olimme aikeissa automatisoida juuri taloushallinnon prosesseja”, Diakonissalaitoksen IT-projektipäällikkö, Susanna Korhonen, taustoittaa vuonna 2020 tehtyä päätöstä.
Korhosen mukaan pitkäaikaisen ja asiansa osaavan kumppanin löytäminen on ollut ensisijaisen tärkeää ohjelmistorobotiikan onnistuneessa käyttöönotossa ja käytön laajentamisessa Diakonissalaitoksella. ”Palvelukäynnistyksen lisäksi myös jatkuvien palvelujen osalta olemme olleet hyvin tyytyväisiä Efimaan”, Korhonen kiittelee.
Ohjelmistorobotiikalla tähdättiin merkityksellisempään arkeen
Efiman Aili-nimeä kantava ohjelmistorobotti automatisoi Diakonissalaitoksella sekä taloushallinnon että henkilöstöhallinnon rutiiniprosesseja. Taloushallinnon puolella Aili käsittelee osto- ja matkalaskuja, ja henkilöstöhallinnon ammattilaisia Aili avustaa koostamalla henkilökorttiotteita eli koosteita työntekijöiden työhistoriasta Diakonissalaitoksella. Lisäksi Aili tekee ihmiskollegoidensa puolesta kotihoidon työtuntien kannattavuusvertailua.
Diakonissalaitoksen tavoitteena siintää Ailin työnkuvan laajentaminen myös muihin rutiiniprosesseihin. Syitä ei tarvitse lukea rivien välistä: rutiineja robotisoidaan, jotta työntekijöillä on mahdollisuus keskittyä heille – ja koko säätiölle – merkityksellisiin työtehtäviin eli ihmisarvon ja -oikeuksien puolustamiseen. ”Diakonissalaitos haluaa olla työntekijöilleen hyvä työnantaja, ja ohjelmistorobotiikan avulla olemme voineet vapauttaa henkilöstömme aikaa sille työlle, jota he ovat tulleet meille tekemään. Aili taas rakastaa rutiineja ja tekee töitä väsymättä ja virheittä läpi yön – ihmiskollegoilta ei odoteta samaa, ja heidän vahvuutensa löytyvät muualta”, Korhonen perustelee.
”Yksinkertaisesti olemme halunneet päästä eroon tylsistä työtehtävistä – jopa niin paljon, että otimme Ailin käyttöömme ostolaskujen käsittelyssä ennen jo tiedossa olevaa järjestelmäuudistusta, jonka tiesimme tarkoittavan Ailin uudelleen perehdyttämistä järjestelmästä toiseen. Päätös tehtiin, sillä tiesimme Ailin työpanoksen olevan niin tärkeä tiimillemme, ja hyödyt haluttiin maksimoida”, Niinikoski-Perä täydentää. Sittemmin Ailin todistettiin olevan hyödyksi uuden hankinnasta maksuun -järjestelmän käyttöönotossa ja järjestelmän vaihtoon liittyvissä rutiiniaskareissa, kuten tietojen haussa ja syötössä.
Rohkeus kokeilla uusia työskentelytapoja kannatti
Muille ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa harkitseville Niinikoski-Perällä ja Korhosella on yksiselitteinen neuvo: ”Tärkeintä on aloittaa. Mitä nopeammin aloitat, sitä nopeammin saat hyödyt käyttöösi. Ja aloittaa voi ihan pienestäkin kokeilusta, kuten meillä tehtiin.” Omaan kokemukseensa peilaten Niinikoski-Perä suosittelee lämpimästi myös kouluttautumista: ”Omalla kohdallani koulutus lisäsi todella paljon ymmärrystäni siitä, minkälaisia mahdollisuuksia ohjelmistorobotiikka tarjoaa ja minkälaisia ovat ne yleisimmät kipukohdat, joihin ohjelmistorobotiikka tarjoaa ratkaisun.”
Rohkeudesta kokeilla uutta teknologiaa Niinikoski-Perä ja Korhonen kiittävät myös Diakonissalaitoksen kulttuuria ja arvoja. ”Vaikka olemmekin perinteikäs sote-alan toimija, on rohkeus uudistua – myös teknologioiden saralla – strategiamme tärkeimpiä teemoja. Ja ohjelmistorobotiikan käyttöönotossahan on kyse juuri siitä – rohkeudesta uudistaa työtä ja tekemistä”, Korhonen kiteyttää.
Olisiko Efima oikea kumppani myös teille?
Voit ottaa meihin yhteyttä täyttämällä alta löytyvän lomakkeen.