Nyt kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta ja on kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla.
Utuinen kevätaamu valkenee saapuessamme Herttoniemeen. Taidokkaasti rakennetun pääkonttorin neuvotteluhuoneessa vallitsee rauhallinen tunnelma, vaikka taustalla on käynnissä mittava digitaalinen muutos. Sisärakentamisen mestarina tunnettu Inlook on viime vuosina laittanut perusteellisesti kuntoon liiketoimintansa ydintietojärjestelmiä. Muutama vuosi sitten yhtiö uudisti Efiman tuella toiminnanohjausjärjestelmänsä Microsoft Dynamics 365:een ja otti käyttöön Power Apps -mobiilisovelluksia kenttätyön tueksi.
Nyt yhdessä aloitettu digitaalinen kehitysmatka on saanut jatkoa raportoinnin uudistuksesta, jonka keskeisenä tavoitteena on datan entistä parempi hyödyntäminen läpi organisaation. Uudistuksen taustalla on myös Inlookin uuden strategian valmistelu, johon olennaisesti liittyy pohdinta siitä, mihin suuntaan yritystä tulee viedä muuttuvassa toimintaympäristössä. “Megatrendit vaikuttavat rakentamiseen, ja meidän täytyy miettiä missä haluamme olla mukana ja mitä seurata rauhassa sivusta”, Inlookin konsernipalveluiden päällikkö Sanna Leskinen pohtii viitaten siihen, että kaikki yrityksen uudet avaukset – myös datan ja järjestelmien hyödyntäminen – on peilattava strategisiin tarpeisiin. Juuri tästä tarpeesta syntyi ajatus uusia myös raportoinnin työkalut ja käytännöt.
Inlookin käytössä ollut raportointiratkaisu ei enää vastannut yrityksen nykyhetken tarpeisiin, ja uudistuminen nähtiin selkeimpänä reittinä eteenpäin. ”Totesimme, että ketterin tapa kehittää raportointia oli vaihtaa kokonaan uuteen, moderniin ratkaisuun”, Leskinen kertoo. Uutta raportointia lähdettiin lopulta rakentamaan Microsoftin Fabric-alustalle. ”Microsoftin maailmassa kun pyöritään, niin alkaa nähdä niitä etuja. ERP, myynti, appit, raportointi – kaikki nivoutuvat saumattomasti yhteen”, kuvailee Leskinen valintaa rakentaa Inlookin IT-arkkitehtuuri yhtenäisen ekosysteemin ympärille.
Raportoinnin uudistus polkaistiin käyntiin vuoden 2024 alussa. Aluksi rakennettiin ensimmäinen pilottiraportti Fabriciin ja kokeiltiin, miten uusi teknologia palvelisi Inlookin tarpeita. Kun ensikokeilu osoittautui lupaavaksi, laadittiin pidemmän aikavälin suunnitelma ja ryhdyttiin toteuttamaan uudistusta vaiheittain. “Ajatusmalli on yhä sama: meidän tulee edetä yksi pala kerrallaan”, kuvaa Erika Nybergh, Inlookin talousjohtaja, kehitysprojektin etenemistä. “Liian laajalla skaalalla mikään ei valmistu. Pitää olla selkeä suunnitelma ja priorisointi, mitä tehdään nyt ja mitä tehdään seuraavaksi.”
Uudistus eteni ketterästi: Ensimmäiset Fabricin päälle rakennetut raportit saatiin tuotantoon jo parissa kuukaudessa pilotoinnin aloittamisesta. Seuraavaksi uudelle alustalle vietiin Inlookin tärkeimmät raportointialueet, kuten talous-, projekti- ja myyntiraportointi. Samalla kehitettiin myös täysin uusia raportteja ja mittaristoja liiketoiminnan päätöksenteon tueksi.
Vaikka teknologia vaihtui täysin uuteen, ei kaikkea tarvinnut aloittaa puhtaalta pöydältä, vaan Inlookilla voitiin hyödyntää paljon aiemmin rakennettua tietopohjaa. ”Toimivaa ei ole pakko keksiä uudelleen. Kopioimme tietyt vanhan järjestelmän toimivat raportit suoraan uuteen ympäristöön, koska niiden sisältöön oltiin käyttäjiemme keskuudessa tyytyväisiä”, Leskinen kertoo ratkaisusta, jolla turvattiin jatkuvuus muutoksessa. Uudessa järjestelmässä näiden raporttien päälle voitiin kuitenkin rakentaa paljon uutta: esimerkkinä visuaaliset kuvaajat, jotka tarjoavat liiketoiminnan loppukäyttäjille nopealla vilkaisulla ymmärrettäviä näkymiä keskeisiin lukuihin.
Leskinen ja Nybergh ovat yhtä mieltä uudistuksen suurimmasta hyödystä: tiedon läpinäkyvyydestä. ”Aikaisemmin ihmiset keräilivät tietoa omiin Excel-raportteihinsa. Nyt se kaikki löytyy yhdestä paikasta, ja tieto on kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla”, Leskinen vertaa nykytilannetta vanhaan. Kun IT-ekosysteemi on yhtenäinen Suomessa ja Ruotsissa niin ERP-järjestelmän kuin raportoinnin osalta, näkyvyys yhtiön liiketoimintaan on huomattavasti aiempaa parempi. ”Suuri askel on ollut se, että olemme ottaneet Ruotsin yksikkömme samoihin järjestelmiin ja saaneet kokonaisvaltaisen läpinäkyvyyden koko konsernin tilanteeseen”, Nybergh painottaa.
Uuden ratkaisun tuomat mahdollisuudet näkyvät konkreettisesti Inlookin arjessa liiketoiminnalta tulevien raportointitarpeiden ja -toiveiden muodossa. ”Meillä liiketoiminnan käyttäjät ovat huomanneet, että ’hei, nyt minä näenkin täältä tällaista’, ja siitä lähtee ajatus ’olisiko tällainenkin mahdollista?’”, Leskinen kuvailee iloisena henkilöstön halukkuutta hyödyntää tietoa entistä laajemmin. Juuri tässä piilee koko modernin tiedolla johtamisen salaisuus. “Nämä eivät ole enää mitään perinteisiä ATK-hankkeita, vaan liiketoiminnan tarpeiden täyttämistä”, Nybergh painottaa.
Myös datan laatuun on kiinnitetty enemmän huomiota uudistuksen myötä. “Kaikkea maailman dataa voi nykyään hyödyntää, mutta sen voi tehdä myös väärin. Täytyy aina varmistaa, että käyttää oikeasti oikeaa dataa”, Nybergh huomauttaa viitaten datan validoinnin tärkeyteen. Inlookilla käytetäänkin aikaa ja vaivaa sen varmistamiseen, että esimerkiksi ERP:stä raportointiin tuotava data on varmennettu oikeelliseksi. Tämä työ kannattaa, sillä luotettava data on päätöksenteon perusta.
Inlookin ja Efiman välinen yhteistyö on vuosien varrella hioutunut vahvaksi kumppanuudeksi, mikä näkyi myös raportointiuudistuksen sujuvuudessa. “Tässäkin projektissa on ollut omat mutkansa, eivätkä kaikki vaiheet sujuneet kuin Strömsössä – mutta se kuuluu asiaan. Pitkäaikaisen kumppanin kanssa on hankalatkin tilanteet helpompi selvittää yhdessä”, Leskinen toteaa. ”Efiman asiantuntijat ovat oppineet tuntemaan meidät, ja me olemme oppineet tuntemaan efimalaiset. Kuitenkin näitä ihmiset tekevät ihmisten kanssa, ja siksi toistemme tunteminen on kumppanuudessa erittäin tärkeää”, hän jatkaa.
Vahva kumppanuussuhde auttaa myös haastamaan totuttuja toimintatapoja. “Helposti ajatus menee vanhoilla raiteilla, ja sitä olemme halunneet tässä haastaa: miten voisimme hyödyntää uutta ratkaisua ja esittää asioita eri tavalla?” Nybergh kertoo ja toteaa, että Efiman kanssa tämä on toteutunut. “Olemme voineet yhdessä testata erilaisia lähestymistapoja ja pohtia rauhassa, olisiko jokin ratkaisu hyvä tai toimisiko jokin asia toisella tavalla”. Uuden ratkaisun käyttöönottoon on kuulunut myös koulutusta ja osaamisen jakamista, jotta raporttien hienosäätö ja uusien luominen sujuvat jatkossa myös inlooklaisilta itseltään.
Leskinen ja Nybergh visioivat, että raportoinnin seuraava askel on ennustettavuus, jotta se tukisi liiketoimintapäätöksiä nykyistä voimakkaammin. “Tulevaisuudessa haluaisimme kehittää raportointia niin, että se katsoo eteenpäin eikä taaksepäin – että saisimme järjestelmästä tukea päätöksentekoon tulevaa ennakoiden”, Nybergh kertoo Inlookin toiveista hyödyntää dataa entistä paremmin ennakoivan analytiikan avulla. Microsoftin yhtenäinen ja jatkuvasti kehittyvä ekosysteemi luo pohjan tavoitteen saavuttamiselle.
Teknologian huimaa kehitysvauhtia Inlookilla seurataan kiinnostuneina, mutta kuitenkin harkiten. “Kun kaikki kehittyy tällä hetkellä niin nopeasti, on mielenkiintoista nähdä, mihin tie vie”, Leskinen pohtii. “Ehkä kohta tarvitsee vain avata Power BI ja sanella aamukahvin ääressä, millaisen raportin haluaa”, hän lisää naurahtaen. Kaikkeen uuteen ei kuitenkaan kannata hypätä silmät kiiluen. “Täytyy osata valita, mitä haluaa ja missä haluaa olla mukana – ja toisaalta valita, missä odotetaan ja katsotaan rauhassa”, Nybergh täydentää ajatusta siitä, että muutoksen keskellä on tärkeää säilyttää maltti ja keskittyä olennaiseen.
Muille raportointi- ja analytiikkaratkaisun uusimista harkitseville Leskisellä ja Nyberghillä on kokemuksen tuomia vinkkejä. ”Rauhassa ja askel kerrallaan. Yrittäkää ymmärtää uuden ratkaisun mahdollisuudet ja miettikää, mitä oikeasti siltä haluatte”, sanoo Nybergh korostaen tarpeen määrittämisen tärkeyttä. Leskinen puolestaan muistuttaa oman ajan, energian ja resurssien panoksesta onnistumiseen: ”Tämä on kehityshanke siinä, missä mikä tahansa muukin. Asiat eivät tapahdu vain nappia painamalla, vaan oman tiimin resurssien varaaminen hankkeelle on avainasemassa.” Huolellinen määrittely, sitoutuminen ja realistiset odotukset varmistavat, että lopputuloksesta tulee aidosti hyödyllinen. “Kun näkee sen vaivan, voi lopputulos olla todella hyvä”, Nybergh summaa hymyillen.
Voit ottaa meihin yhteyttä täyttämällä alta löytyvän lomakkeen.