Kun järjestelmän toimintavarmuus on kriittistä, on toimivilla yhteistyömalleilla ja säännöllisellä kommunikaatiolla mittaamaton merkitys.
Lumon, design-yritys, joka yhdistää sisä- ja ulkotilojen parhaat puolet lasituksen avulla, on viime vuosina laajentanut toimintaansa määrätietoisesti kansainvälisille markkinoille. Yrityksen tuotantolaitokset sijaitsevat Suomessa, Espanjassa ja Kanadassa, ja sen toiminta kattaa yhteensä yksitoista maata. Globaalia liiketoimintaa tukevat lisäksi partnereiden ja lisenssikumppaneiden verkostot yli kymmenessä eri maassa. Tämän mittakaavan toiminta edellyttää paitsi tehokkaita prosesseja myös yhtenäisiä toimintatapoja ja luotettavaa digitaalista selkärankaa.
Keskeisessä roolissa tässä kehityksessä on ollut seitsemän vuotta sitten käyttöönotettu Microsoft Dynamics 365 -liiketoiminta-alusta, joka kattaa koko arvoketjun aina tilauksen vastaanotosta varastointiin, tuotantoon, toimitukseen ja laskutukseen saakka.
”Dynamics 365 on liiketoimintamme ytimessä, ja sen avulla varmistetaan asiakastyytyväisyys, joka on meillä poikkeuksellisen korkea”, kuvailee Lumonin ICT Development Manager Johanna Toimela. Järjestelmän keskeisyyttä kuvaa osuvasti myös sen nimi: ”Kaikki järjestelmämme on nimetty ’toreiksi’ – Dynamics 365 tunnetaan meillä nimellä Maintori, eli päätori”, hän lisää hymyillen.
Efima on ollut Lumonin strateginen ratkaisukumppani Dynamics 365:n käyttöönotosta lähtien [Lue asiakastarina yhteistyömme alkuvuosilta]. Yhteistyö käynnistyi 2017, ja ensimmäiset käyttöönottovaiheet toteutettiin vuonna 2018 Kempeleen tehtaalla ja useissa myyntiyhtiöissä. Kouvolan tehdas seurasi vuoden 2019 alussa, ja tämän jälkeen järjestelmän käyttöä on laajennettu vaiheittain, muun muassa Kanadaan ja Espanjaan, Efiman tuella.
Yhteistyön alusta asti molempia osapuolia on yhdistänyt tavoite rakentaa yhtenäiset ja skaalautuvat toimintatavat järjestelmän ympärille – tukemaan kansainvälistä kasvua. ”Isoin työ tehtiin alkuvaiheessa, jolloin loimme perustan yhteisille toimintamalleille. Ne ovat skaalautuneet erinomaisesti: tänä päivänä ERP-ratkaisua käytetään samalla tavalla kaikkialla”, Toimela kertoo. ”Esimerkiksi kaksi vuotta sitten avatulle uudelle Espanjan tehtaalle voitiin kopioida samat toimintatavat kuin Kouvolan tehtaalle rakennettiin vuosia sitten.”
Yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus tukee paitsi sisäisiä prosesseja myös asiakaskokemuksen yhdenmukaisuutta. ”Dynamics 365 toimii samalla tavalla riippumatta siitä, missä päin maailmaa olemme – ja sen avulla voimme taata asiakkaalle saman yhtenäisen asiakaskokemuksen riippumatta siitä, mistä palvelu tilataan”, Toimela tiivistää.
Vuosien varrella yhteistyö on syventynyt aidoksi kumppanuudeksi. ”Tämä ei ole vain tilaus-toimitussuhde. Voimme luottaa siihen, että Efima toimii meidän parhaaksemme – ratkaisut tehdään pitkäjänteisesti liiketoimintamme etua ajatellen, ei vain hetkellisesti helpoimmalla tavalla”, Toimela painottaa.
Myös haasteita on kohdattu – ja juuri niissä luottamus on punnittu. ”Kun olemme tarvinneet lisäresursseja esimerkiksi käyttöönottojen kriittisissä vaiheissa, olemme aina saaneet ne. Se kertoo Efiman sitoutumisesta meidän tavoitteisiimme”, hän jatkaa. ”Tai mikäli on tullut tarvetta välittömälle tekniselle tuelle, olemme kokeneet, että Efimalla kaivetaan kaikki tarvittavat asiantuntijat etsimään ratkaisua ja selvittämään haasteet.”
Efiman rooli ei rajoitu käyttöönottoprojekteihin – kumppanuus kattaa koko Dynamics 365 -ympäristön jatkuvan tuen, ylläpidon ja kehityksen. ”Vastuu järjestelmän teknisestä toteutuksesta ja kehityksestä on meillä lähes kokonaan ulkoistettu Efimalle”, Toimela kertoo.
Lumonin päätehtäväksi jää liiketoiminnan tarpeiden tunnistaminen ja priorisointi – Efima auttaa niiden tulkitsemisessa teknologisiksi ratkaisuiksi: ”Kun meillä tulee kehitysideoita, Efiman konsultit auttavat arvioimaan, miten muutos kannattaa järjestelmässä toteuttaa. Tällaista sparrausta ja teknistä syväosaamista arvostamme paljon.”
Pitkäaikaiset henkilösuhteet mahdollistavat sen, että teknologinen ja liiketoiminnan kehitys nivoutuvat saumattomasti toisiinsa: useat Efiman asiantuntijat ovat olleet mukana asiakkuudessa alusta lähtien ja tuntevat järjestelmän ja Lumonin liiketoimintatarpeet perusteellisesti. ”Se tuo perspektiiviä ja syvyyttä järjestelmäkehitykseen”, Toimela kommentoi tyytyväisenä tilanteeseen.
Yhteistyö Lumonin ja Efiman välillä toimii monella tasolla: kuukausittaiset operatiiviset palaverit, kvartaalittaiset ohjausryhmät ja vuosittaiset strategiset katselmukset muodostavat rytmityksen kehitykselle. ”Kun järjestelmän toimintavarmuus on kriittistä, on toimivilla yhteistyömalleilla ja säännöllisellä kommunikaatiolla mittaamaton merkitys. Siihen kannustaisin panostamaan jokaista”, Toimela neuvoo.
Myös arjessa viestintä on suoraa ja mutkatonta. ”Minulla on suora yhteys Efiman palvelupäällikköön Henrikaan – hänet saa aina kiinni. Hänen toimintansa on ollut meille todella tärkeää: Henrika ei vain kuuntele, vaan tuo aina ratkaisuvaihtoehtoja pöytään”, Johanna kehuu. ”Ja vaikka tukipyyntöjen lähettämiseen on oma prosessinsa, kriittisissä teknisissä asioissa voin myös olla suoraan yhteydessä Efiman tekniseen arkkitehtiin – se tuo turvaa ja nopeutta arkeen.”
Vaikka järjestelmä toimii vakaasti ja tukee liiketoimintaa tehokkaasti, kehitykselle on jatkuvasti tilaa. Dynamics 365:n puolivuosittaiset versiopäivitykset tarjoavat säännöllisesti mahdollisuuksia toimintojen kehitykseen, ja Efima tuo aktiivisesti uusia kehitysehdotuksia asiakkaan arvioitavaksi – myös silloin, kun akuutti tarve ei ole vielä noussut esiin. ”Emme seuraa järjestelmäkehitystä päivätyöksemme, joten arvostamme valtavasti sitä, että Efima tuo meille näkemystä siitä, mitä uutta versiopäivityksissä on tulossa ja mikä voisi palvella juuri meidän tarpeitamme”, Toimela kertoo.
Tulevaisuudessa osapuolet katsovat erityisesti tekoälyn mahdollisuuksiin – ja odotukset ovat korkealla. ”Liiketoiminnan tehostaminen ja asiakaskokemuksen jatkuva parantaminen ovat meille aina ajankohtaisia. Kehitystyölle ei ole päätepistettä. Dynamics on meille liiketoiminnan selkäranka – ja sen kehittäminen on meille strateginen prioriteetti”, Toimela kiteyttää.
Onneksi rinnalle on löytynyt kumppani, jonka kanssa vallitsee molemminpuolinen luottamus, avoin vuorovaikutus ja yhteinen halu onnistua. ”Näihin peruspilareihin pitkäjänteisen yhteistyömme onnistuminen kiteytyy”, Toimela hymyilee ja kiittää aamupäiväisestä haastattelutuokiosta. Iltapäiväksi hän suuntaa Efiman johdon kanssa strategiseen ohjausryhmään – jatkamaan jälleen yhtä yhteistä työpäivää.
Voit ottaa meihin yhteyttä täyttämällä alta löytyvän lomakkeen.