Prosessien läpinäkyvyys tehostaa toimintaa

Case Peikko Group

Peikko Group
Tavoittelimme kahta asiaa: kustannusten läpinäkyvyyttä ja prosessin läpimenon tehokkuutta.

CFO Esa Rusila, Peikko Group

Peikko Group on suomalainen, vahvasti kansainvälinen ja kasvava betonirakentamisen kiinnitysosien tuottaja. Toimintaa on 27 maassa ja henkilöstöä n. 700. Yrityksen kohderyhminä ovat pääasiassa rakennusliikkeet ja elementtitehtaat. Peikko käyttää toiminnanohjauksessaan Microsoft Dynamics AX -järjestelmää. Efiman osto- ja matkalaskujen käsittelyratkaisut on liitetty AX-järjestelmään. Prosessien tehokkuus ja läpinäkyvyys on nyt nostettu uudelle tasolle.

Tavoitteena läpinäkyvyys

Peikon ostolaskuprosessi oli lähtötilanteessa täysin manuaalinen. Laskujen hyväksymiskierto oli rakennettu viimeisten viiden vuoden aikana. Nyt laskujen hyväksyjille haettiin sähköisyyden avulla parempaa näkyvyyttä itse reaalitapahtumaan laskun takana eli mahdollisuutta porautua oman kustannuspaikan kustannuksiin selkeän käyttöliittymän kautta. Myös matkalaskuprosessiin haettiin helppokäyttöisempää sovellusta. Toki tavoitteena oli myös prosessien tehostaminen. 

Tarkoituksenmukainen ratkaisu laskuprosesseihin 

Työskentely käynnistyi Efima 360° -analyysillä. Siinä Peikon tilannetta katsottiin eri näkökulmista ja pyrittiin löytämään tarkoituksenmukaisin ja tehokkain ratkaisu, joka tukee yrityksen liiketoimintastrategiaa. Peikko Groupin CFO Esa Rusila piti analyysia hyvänä aloituspakettina projektille, ja se toi esiin Efiman osaamisen. ”Efiman substanssiosaaminen on ollut ratkaisevan tärkeää laskuprosessien sähköistyksessä. Sen avulla olemme saaneet paljon lisätehokkuutta, ja tiedämme, mistä vielä voimme löytää lisätehoa esimerkiksi raportointiin”, toteaa Rusila. 

Ostolaskuprosessin sähköistyksessä selvisi nopeasti, että paras tapa käsitellä laskuja olisi tehdä se toiminnanohjausjärjestelmän sisällä. Siksi Microsoft Dynamics AX -järjestelmän pohjalle rakennettu Efima Invoice Workflow -kokonaispalvelu oli luonnollinen ratkaisu. Talousprosessin sähköistäminen on oma erityisalueensa, joka vaatii prosessin ja sen toiminnan syvällistä osaamista ja kykyä liittää sovellus sidosryhmäratkaisuihin kuten skannauspalveluun ja verkkolaskuyhteyksiin. Esa Rusilan mukaan juuri talousprosessien osaaminen yhdistettynä Microsoftin Dynamics AX -osaamiseen teki Efimasta oikean valinnan yrityksen tarpeisiin.

Rusila kertoo: ”Tavoittelimme kahta asiaa: kustannusten läpinäkyvyyttä yksittäisistä laskuista lähtien ja prosessin läpimenon tehokkuutta. Halusimme olla selvillä kuluista siinä vaiheessa, kun ne menevät prosessiin.” Nimenomaan sisäinen asiakastyytyväisyys — laskujen hyväksyjien työn helpottuminen — on yksi uuden järjestelmän avainetuja. Yrityksen johto matkustaa paljon, ja nyt he pystyvät hyödyntämään esimerkiksi lentokentällä vietetyn ajan laskujen hyväksymiseen, eivätkä matkapäivät enää viivästytä laskujen hyväksyntää. 

Seuraavaksi myyntilaskut 

Projektissa identifioidaan vielä lisätehon lähteitä ja viilataan prosessia. Huomattavaa lisätehokkuutta on vielä saatavissa osto- ja matkalaskuratkaisun viemisellä tytäryhtiöihin. Näistä Saksa ja Slovakia ovat listalla ensimmäisinä. Koska toiminnanohjausjärjestelmä on jo käytössä 12 maassa, ja osto- ja matkalaskulaskuprosessit on nyt määritelty, voi roll-outin odottaa tuovan etuja nopeastikin. Seuraava vaihe Peikon ja Efiman yhteistyössä on myyntilaskujen sähköistäminen globaalisti, ja Efima konsultoi eri ratkaisuvaihtoehdoissa. 

Efiman palvelut
  • Efima 360° -analyysi
  • Efima Finance/Invoice Workflow: ostolaskuprosessin sähköistys
  • Efima Finance/Travel & Expenses: matkalaskuprosessin sähköistys
Hyödyt
  • kustannusten läpinäkyvyys
  • tehokkuus sekä hyväksyjien ajankäytössä että talouden prosessissa
  • tilauksellisten laskujen täsmäytys tilauksiin
  • raportoinnin nopeutuminen

Peikko Group

Kotimainen perheyritys Peikko Group on betonirakentamisen kiinnitysosien suunnannäyttäjä Euroopassa. Peikko-tuotteiden käyttöalue ulottuu betoni- ja teräsrunkojen liitoksista kone- ja laiteperustuksiin. Peikko Group palvelee Euroopan rakennusteollisuutta tytäryhtiöverkostonsa kautta. Sen liikevaihto vuonna 2008 oli 115 miljoonaa euroa ja yrityksessä työskentelee yli 700 työntekijää. www.peikko.fi
www.peikko.fi

Kymppivoima

Kymppivoima →

Sähköntuotannon omistus- ja palveluorganisaatio Kymppivoima valitsi kilpailutuksen kautta Efiman taloushallintonsa ulkoistuskumppaniksi. Kumppanuus on tuonut mukanaan mm. tehoa taloushallinnon prosesseihin, sekä toiminnan jatkuvaa kehittämistä että kustannussäästöjä. Kymppivoimalaiset ovat tyytyväisiä siihen, miten Efima on vastannut haasteeseen.

Senaatti

Senaatti →

Senaatti-kiinteistöt on perinteikäs julkisten tilojen hallinnoija, jonka toiminta ulottuu yli 200 vuoden päähän. Senaatti-kiinteistöt hankki muuttuvan toimintansa tueksi uuden taloushallinnon ERP-järjestelmän. Efimasta saatiin projektiin osaava kumppani, joka uskalsi myös haastaa totuttua.

Cabonline

Cabonline →

Taksialan konserni Cabonline etsi ratkaisua ongelmaansa: ostettujen yritysten ja palvelusopimuksella toimivien kumppanuusyritysten eri kirjanpitojärjestelmät ja tavat toimia johtivat joka kuun vaihteessa hankalaan tilanteeseen, jossa konserniraportointi oli aivan liian hidasta. Apua on saatu yhteistyöstä Efiman kanssa. Microsoftin Power BI ja Azuren tietovarasto tuottavat nyt reaaliaikaista näkymää liiketoimintaan, ja raportoinnin kehittäminen jatkuu iteroiden.

Kotkamills

Kotkamills →

Kotkamillsin ihmiset ovat ylpeitä ketteryydestään. Yritys on viime vuosina pyöräyttänyt isoja muutosprojekteja, joissa markkinan muutos on käännetty mahdollisuudeksi. Niistä merkittävin on ollut uuden pakkauskartonkikoneen käyttöönotto. Efima on ollut matkassa mukana toimittamalla Microsoft Dynamics AX -järjestelmän materiaalinhallinnan, kunnossapidon ja taloushallinnon tarpeisiin.

Borenius

Borenius →

Arvot ohjaavat toimintaa Boreniuksella, jolla on pitkät perinteet suomalaisyritysten asianajotoimistona. Talousjohtaja Anne-Mari Patteri ja kehitysjohtaja Niko Jakobsson kertovat, kuinka he peilaavat yrityksensä arvoja yhteistyökumppaneiden tapaan toimia. Kokemus on osoittanut, että kumppanuus toimii, kun arvomaailmat ovat yhteiset. ”Efima noudattaa myös meidän arvojamme”, he kertovat.

Leijona Catering

Leijona Catering →

Leijona Cateringissä tiedetään, että hyvä raportointi on ajantasaista ja visuaalista ja kaikkien jokapäiväisessä käytössä. Tällaista raportointia lähdettiin toteuttamaan Efiman kanssa yhteisprojektissa. Työkaluna on Efiman pilvipalveluna toimittama QlikView.

Isku

Isku →

Isku etsi taloushallinnon kehittämiseen uudenlaisia, luovia tapoja toimia. Prosesseja haluttiin ulkoistaa mutta samalla kehittää niitä niin, että organisointia voidaan myöhemmin muuttaa tarkoituksenmukaisesti. Efimasta tähän saatiin osaava kumppani, jonka kanssa ajatukset kulkivat alusta lähtien samaan suuntaan.

Veolia Transport

Veolia Transport →

Veolia Transport on johtava joukkoliikennepalvelujen tuottaja Suomessa. Efiman palveluasiakkaana Veolia on ottanut käyttöön uuden taloushallinnon järjestelmän. Tavoitteena oli vähentää rajusti taloushallinnon manuaalisia rutiineja ja saada raportoinnissa tarvittava tieto ja luvut suoraan järjestelmästä ilman virheille altista käsin syöttämistä.

Peikko Group

Peikko Group →

Peikko on suomalainen betonirakentamisen kiinnitysosien tuottaja. Avainkohderyhmiä ovat rakennusyritykset ja rakennusmateriaaleja valmistavat tehtaat. Peikon käyttämä toiminnanohjausjärjestelmä on Microsoft Dynamics AX.

Fremantle Media

Fremantle Media →

Fremantle Median toimintaa leimaa vahva kausiluontoisuus ja suoraviivainen projektitoiminta. Yritys hankki osto- ja matkalaskuohjelmistot pilvipalveluna Efimalta.

Talentum

Talentum →

Pohjoismainen mediatalo Talentum halusi yhtenäistää taloushallintonsa käytäntöjä Suomessa ja Ruotsissa. Taloushallinnon järjestelmäksi valikoitui Microsoft Dynamics AX pilvipalveluna Efimalta. Saman kirjanpitojärjestelmän lisäksi Suomessa ja Ruotsissa on nyt sama tilikartta ja sisäisen laskennan rakenne. Läpinäkyvyys on parantunut, ja aikaa jää entistä enemmän laatua parantavalle työlle.