Prosessien läpinäkyvyys tehostaa toimintaa

Case Peikko Group

Peikko Group
Tavoittelimme kahta asiaa: kustannusten läpinäkyvyyttä ja prosessin läpimenon tehokkuutta.

CFO Esa Rusila, Peikko Group

Peikko Group on suomalainen, vahvasti kansainvälinen ja kasvava betonirakentamisen kiinnitysosien tuottaja. Toimintaa on 27 maassa ja henkilöstöä n. 700. Yrityksen kohderyhminä ovat pääasiassa rakennusliikkeet ja elementtitehtaat. Peikko käyttää toiminnanohjauksessaan Microsoft Dynamics AX -järjestelmää. Efiman osto- ja matkalaskujen käsittelyratkaisut on liitetty AX-järjestelmään. Prosessien tehokkuus ja läpinäkyvyys on nyt nostettu uudelle tasolle.

Tavoitteena läpinäkyvyys

Peikon ostolaskuprosessi oli lähtötilanteessa täysin manuaalinen. Laskujen hyväksymiskierto oli rakennettu viimeisten viiden vuoden aikana. Nyt laskujen hyväksyjille haettiin sähköisyyden avulla parempaa näkyvyyttä itse reaalitapahtumaan laskun takana eli mahdollisuutta porautua oman kustannuspaikan kustannuksiin selkeän käyttöliittymän kautta. Myös matkalaskuprosessiin haettiin helppokäyttöisempää sovellusta. Toki tavoitteena oli myös prosessien tehostaminen. 

Tarkoituksenmukainen ratkaisu laskuprosesseihin 

Työskentely käynnistyi Efima 360° -analyysillä. Siinä Peikon tilannetta katsottiin eri näkökulmista ja pyrittiin löytämään tarkoituksenmukaisin ja tehokkain ratkaisu, joka tukee yrityksen liiketoimintastrategiaa. Peikko Groupin CFO Esa Rusila piti analyysia hyvänä aloituspakettina projektille, ja se toi esiin Efiman osaamisen. ”Efiman substanssiosaaminen on ollut ratkaisevan tärkeää laskuprosessien sähköistyksessä. Sen avulla olemme saaneet paljon lisätehokkuutta, ja tiedämme, mistä vielä voimme löytää lisätehoa esimerkiksi raportointiin”, toteaa Rusila. 

Ostolaskuprosessin sähköistyksessä selvisi nopeasti, että paras tapa käsitellä laskuja olisi tehdä se toiminnanohjausjärjestelmän sisällä. Siksi Microsoft Dynamics AX -järjestelmän pohjalle rakennettu Efima Invoice Workflow -kokonaispalvelu oli luonnollinen ratkaisu. Talousprosessin sähköistäminen on oma erityisalueensa, joka vaatii prosessin ja sen toiminnan syvällistä osaamista ja kykyä liittää sovellus sidosryhmäratkaisuihin kuten skannauspalveluun ja verkkolaskuyhteyksiin. Esa Rusilan mukaan juuri talousprosessien osaaminen yhdistettynä Microsoftin Dynamics AX -osaamiseen teki Efimasta oikean valinnan yrityksen tarpeisiin.

Rusila kertoo: ”Tavoittelimme kahta asiaa: kustannusten läpinäkyvyyttä yksittäisistä laskuista lähtien ja prosessin läpimenon tehokkuutta. Halusimme olla selvillä kuluista siinä vaiheessa, kun ne menevät prosessiin.” Nimenomaan sisäinen asiakastyytyväisyys — laskujen hyväksyjien työn helpottuminen — on yksi uuden järjestelmän avainetuja. Yrityksen johto matkustaa paljon, ja nyt he pystyvät hyödyntämään esimerkiksi lentokentällä vietetyn ajan laskujen hyväksymiseen, eivätkä matkapäivät enää viivästytä laskujen hyväksyntää. 

Seuraavaksi myyntilaskut 

Projektissa identifioidaan vielä lisätehon lähteitä ja viilataan prosessia. Huomattavaa lisätehokkuutta on vielä saatavissa osto- ja matkalaskuratkaisun viemisellä tytäryhtiöihin. Näistä Saksa ja Slovakia ovat listalla ensimmäisinä. Koska toiminnanohjausjärjestelmä on jo käytössä 12 maassa, ja osto- ja matkalaskulaskuprosessit on nyt määritelty, voi roll-outin odottaa tuovan etuja nopeastikin. Seuraava vaihe Peikon ja Efiman yhteistyössä on myyntilaskujen sähköistäminen globaalisti, ja Efima konsultoi eri ratkaisuvaihtoehdoissa. 

Efiman palvelut
  • Efima 360° -analyysi
  • Efima Finance/Invoice Workflow: ostolaskuprosessin sähköistys
  • Efima Finance/Travel & Expenses: matkalaskuprosessin sähköistys
Hyödyt
  • kustannusten läpinäkyvyys
  • tehokkuus sekä hyväksyjien ajankäytössä että talouden prosessissa
  • tilauksellisten laskujen täsmäytys tilauksiin
  • raportoinnin nopeutuminen

Peikko Group

Kotimainen perheyritys Peikko Group on betonirakentamisen kiinnitysosien suunnannäyttäjä Euroopassa. Peikko-tuotteiden käyttöalue ulottuu betoni- ja teräsrunkojen liitoksista kone- ja laiteperustuksiin. Peikko Group palvelee Euroopan rakennusteollisuutta tytäryhtiöverkostonsa kautta. Sen liikevaihto vuonna 2008 oli 115 miljoonaa euroa ja yrityksessä työskentelee yli 700 työntekijää. www.peikko.fi
www.peikko.fi