Hallinnollisista rutiineista liiketoiminnan tueksi

Case Veolia Transport

Veolia Transport
Efiman sovellusvuokrauspalvelun ansiosta voimme keskittyä liiketoiminnan tukeen.

Päivi Katajisto, CFO, Veolia Transport Finland

Joukkoliikennepalveluja tuottavan Veolia Transportin taloushallinto siirtyi uusiin järjestelmiin Efiman asiakkaana. Yhtiön CFO Päivi Katajisto myhäilee visioidessaan järjestelmävaihdokselta odotettavia parannuksia. Tavoitteena on vähentää rajusti manuaalisten rutiinien määrää taloushallinnossa ja saada jatkossa raportointia varten tarvittavat tiedot ja luvut suoraan järjestelmästä ilman virheille alttiita välivaiheita. ”Vaikka raportointimme on ollut tähänkin asti luotettavaa, meiltä on kulunut siihen aivan liikaa aikaa. Jatkossa pystymme paneutumaan paremmin lukujen merkitykseen ja tulkintaan. Se on kaikille motivoivaa”, Katajisto sanoo. 

Haussa uusi taloushallintojärjestelmä 

Veolian käyttämän taloushallintojärjestelmän ylläpito oli päättymässä. ”Myös SEPAn (Single Euro Payments Area) asettamat vaatimukset merkitsivät uuden järjestelmän etsimistä”, Päivi Katajisto kertoo. Raportointi ranskalaiselle emoyhtiölle sujui, mutta vaati taloushallinnon tiimiltä tarkkuutta ja sorminäppäryyttä, kun lukuja siirrettiin järjestelmästä Excel-taulukoihin. 

Perusprosesseissakin oli parannettavaa. Ostolaskuprosessi oli täysin manuaalinen. Usein asiatarkastus ja hyväksyminen tapahtuivat eri toimipisteissä, joten paperilaskujen fyysinen kierrätys vei paljon aikaa. Huomautusajat ehtivät umpeutua, eikä ostoja voitu analysoida kriittisesti.

Tavoitteet olivat selvät: etsittiin taloushallinnon kokonaisratkaisua, joka automatisoi prosessit, integroi kirjanpidon ja raportoinnin, parantaa taloushallinnon kontrolloitavuutta, säästää aikaa ja rahaa prosesseissa, lisää läpinäkyvyyttä ja sisäistä asiakastyytyväisyyttä, auttaa taloushallintoa tukemaan liiketoimintaa ja on sovellusvuokrausratkaisu.

Sovellusvuokrauksella jättiharppaus 

Efiman asiantuntijat vakuuttivat nopeasti kyvyllään analysoida tilanteen taloushallinnon kannalta ja esittää siihen kokonaisvaltaista ratkaisua. Kun vielä järjestelmäksi tarjottu Microsoft Dynamics AX miellytti ominaisuuksillaan ja toiminnallisuudellaan, tuli Efiman ratkaisu valituksi. 

Veolia vuokraa Efimalta taloushallinnon järjestelmät. Palveluun sisältyvät kaikki talouden prosessit ja sovellukset, kuten pääkirjanpito ja raportointi, osto- ja matkalaskujen sähköinen käsittely, käyttöomaisuuskirjanpito. Lisäksi palveluun kuuluu verkkolaskujen välitys sekä paperisten ostolaskujen skannauspalvelu. 

Veolian luottamus Efimaan on vahva. Katajisto kehuu Efiman taloushallinnon, prosessien ja automaation kokonaisvaltaista osaamista, mikä on näkynyt ensi demosta lähtien. ”Nytkin olemme keskellä jokavuotista tarjouslaskentaa ja ensi vuoden budjetointia vielä muuton keskellä. Mutta koska voin luottaa tämän ison projektin vetäjään, minulla on yksi stressin aihe vähemmän”, Katajisto sanoo. 

”Vapaudumme rutiineista” 

Minkälainen on Veolian visio tulevaisuuden taloushallinnosta? Yrityksen strategiana on kasvaa erityisesti pääkaupunkiseudulla, mutta taloushallinnossa halutaan selvitä nykyisillä resursseilla. Se on mahdollista automaation avulla. ”Meillä on hyvä tiimi, joka pystyy kehittymään asiantuntijaorganisaatioksi, kun vapautamme sen rutiineista. Näen mielessäni osaajaryhmän, jossa kaikkien ei tarvitse osata kaikkea, vaan tiimin jäsenet voivat erikoistua taloushallinnon eri aiheisiin. Voimme toimia palvelukeskusmaisesti ja tuottaa luotettavaa tietoa johdolle liiketoiminnan tueksi”, Katajisto päättää. 

Efiman palvelut
  • Efima Finance järjestelmävuokrauksena, pohjautuu Microsoft Dynamics AX -järjestelmään
  • sisältää osto-, matka- ja kululaskujen sähköisen käsittelyn ja kierrätyksen ja laskujen välityspalvelun
Hyödyt
  • nykyaikaiset, helppokäyttöiset sovellukset nopeasti käyttöön
  • parempi kontrolli: eroon lukujen käsin syöttämisestä
  • tiimin painopiste lukujen analysointiin ja liiketoiminnan tukeen
  • Efiman asiantuntemus aina käytössä

Veolia Transport

Veolia Transport on joukkoliikennepalveluja tuottava yritys Suomessa ja osa ranskalaista Veolia-konsernia. Vuonna 2009 sen liikevaihto oli n. 50 miljoonaa euroa, ja sillä oli henkilöstöä keskimäärin 790. Yrityksen päämarkkinat ovat pääkaupunkiseudulla.
www.veolia.fi