Hallinnollisista rutiineista liiketoiminnan tueksi

Case Veolia Transport

Veolia Transport
Efiman sovellusvuokrauspalvelun ansiosta voimme keskittyä liiketoiminnan tukeen.

Päivi Katajisto, CFO, Veolia Transport Finland

Joukkoliikennepalveluja tuottavan Veolia Transportin taloushallinto siirtyi uusiin järjestelmiin Efiman asiakkaana. Yhtiön CFO Päivi Katajisto myhäilee visioidessaan järjestelmävaihdokselta odotettavia parannuksia. Tavoitteena on vähentää rajusti manuaalisten rutiinien määrää taloushallinnossa ja saada jatkossa raportointia varten tarvittavat tiedot ja luvut suoraan järjestelmästä ilman virheille alttiita välivaiheita. ”Vaikka raportointimme on ollut tähänkin asti luotettavaa, meiltä on kulunut siihen aivan liikaa aikaa. Jatkossa pystymme paneutumaan paremmin lukujen merkitykseen ja tulkintaan. Se on kaikille motivoivaa”, Katajisto sanoo. 

Haussa uusi taloushallintojärjestelmä 

Veolian käyttämän taloushallintojärjestelmän ylläpito oli päättymässä. ”Myös SEPAn (Single Euro Payments Area) asettamat vaatimukset merkitsivät uuden järjestelmän etsimistä”, Päivi Katajisto kertoo. Raportointi ranskalaiselle emoyhtiölle sujui, mutta vaati taloushallinnon tiimiltä tarkkuutta ja sorminäppäryyttä, kun lukuja siirrettiin järjestelmästä Excel-taulukoihin. 

Perusprosesseissakin oli parannettavaa. Ostolaskuprosessi oli täysin manuaalinen. Usein asiatarkastus ja hyväksyminen tapahtuivat eri toimipisteissä, joten paperilaskujen fyysinen kierrätys vei paljon aikaa. Huomautusajat ehtivät umpeutua, eikä ostoja voitu analysoida kriittisesti.

Tavoitteet olivat selvät: etsittiin taloushallinnon kokonaisratkaisua, joka automatisoi prosessit, integroi kirjanpidon ja raportoinnin, parantaa taloushallinnon kontrolloitavuutta, säästää aikaa ja rahaa prosesseissa, lisää läpinäkyvyyttä ja sisäistä asiakastyytyväisyyttä, auttaa taloushallintoa tukemaan liiketoimintaa ja on sovellusvuokrausratkaisu.

Sovellusvuokrauksella jättiharppaus 

Efiman asiantuntijat vakuuttivat nopeasti kyvyllään analysoida tilanteen taloushallinnon kannalta ja esittää siihen kokonaisvaltaista ratkaisua. Kun vielä järjestelmäksi tarjottu Microsoft Dynamics AX miellytti ominaisuuksillaan ja toiminnallisuudellaan, tuli Efiman ratkaisu valituksi. 

Veolia vuokraa Efimalta taloushallinnon järjestelmät. Palveluun sisältyvät kaikki talouden prosessit ja sovellukset, kuten pääkirjanpito ja raportointi, osto- ja matkalaskujen sähköinen käsittely, käyttöomaisuuskirjanpito. Lisäksi palveluun kuuluu verkkolaskujen välitys sekä paperisten ostolaskujen skannauspalvelu. 

Veolian luottamus Efimaan on vahva. Katajisto kehuu Efiman taloushallinnon, prosessien ja automaation kokonaisvaltaista osaamista, mikä on näkynyt ensi demosta lähtien. ”Nytkin olemme keskellä jokavuotista tarjouslaskentaa ja ensi vuoden budjetointia vielä muuton keskellä. Mutta koska voin luottaa tämän ison projektin vetäjään, minulla on yksi stressin aihe vähemmän”, Katajisto sanoo. 

”Vapaudumme rutiineista” 

Minkälainen on Veolian visio tulevaisuuden taloushallinnosta? Yrityksen strategiana on kasvaa erityisesti pääkaupunkiseudulla, mutta taloushallinnossa halutaan selvitä nykyisillä resursseilla. Se on mahdollista automaation avulla. ”Meillä on hyvä tiimi, joka pystyy kehittymään asiantuntijaorganisaatioksi, kun vapautamme sen rutiineista. Näen mielessäni osaajaryhmän, jossa kaikkien ei tarvitse osata kaikkea, vaan tiimin jäsenet voivat erikoistua taloushallinnon eri aiheisiin. Voimme toimia palvelukeskusmaisesti ja tuottaa luotettavaa tietoa johdolle liiketoiminnan tueksi”, Katajisto päättää. 

Efiman palvelut
  • Efima Finance järjestelmävuokrauksena, pohjautuu Microsoft Dynamics AX -järjestelmään
  • sisältää osto-, matka- ja kululaskujen sähköisen käsittelyn ja kierrätyksen ja laskujen välityspalvelun
Hyödyt
  • nykyaikaiset, helppokäyttöiset sovellukset nopeasti käyttöön
  • parempi kontrolli: eroon lukujen käsin syöttämisestä
  • tiimin painopiste lukujen analysointiin ja liiketoiminnan tukeen
  • Efiman asiantuntemus aina käytössä

Veolia Transport

Veolia Transport on joukkoliikennepalveluja tuottava yritys Suomessa ja osa ranskalaista Veolia-konsernia. Vuonna 2009 sen liikevaihto oli n. 50 miljoonaa euroa, ja sillä oli henkilöstöä keskimäärin 790. Yrityksen päämarkkinat ovat pääkaupunkiseudulla.
www.veolia.fi

Kymppivoima

Kymppivoima →

Sähköntuotannon omistus- ja palveluorganisaatio Kymppivoima valitsi kilpailutuksen kautta Efiman taloushallintonsa ulkoistuskumppaniksi. Kumppanuus on tuonut mukanaan mm. tehoa taloushallinnon prosesseihin, sekä toiminnan jatkuvaa kehittämistä että kustannussäästöjä. Kymppivoimalaiset ovat tyytyväisiä siihen, miten Efima on vastannut haasteeseen.

Senaatti

Senaatti →

Senaatti-kiinteistöt on perinteikäs julkisten tilojen hallinnoija, jonka toiminta ulottuu yli 200 vuoden päähän. Senaatti-kiinteistöt hankki muuttuvan toimintansa tueksi uuden taloushallinnon ERP-järjestelmän. Efimasta saatiin projektiin osaava kumppani, joka uskalsi myös haastaa totuttua.

Cabonline

Cabonline →

Taksialan konserni Cabonline etsi ratkaisua ongelmaansa: ostettujen yritysten ja palvelusopimuksella toimivien kumppanuusyritysten eri kirjanpitojärjestelmät ja tavat toimia johtivat joka kuun vaihteessa hankalaan tilanteeseen, jossa konserniraportointi oli aivan liian hidasta. Apua on saatu yhteistyöstä Efiman kanssa. Microsoftin Power BI ja Azuren tietovarasto tuottavat nyt reaaliaikaista näkymää liiketoimintaan, ja raportoinnin kehittäminen jatkuu iteroiden.

Kotkamills

Kotkamills →

Kotkamillsin ihmiset ovat ylpeitä ketteryydestään. Yritys on viime vuosina pyöräyttänyt isoja muutosprojekteja, joissa markkinan muutos on käännetty mahdollisuudeksi. Niistä merkittävin on ollut uuden pakkauskartonkikoneen käyttöönotto. Efima on ollut matkassa mukana toimittamalla Microsoft Dynamics AX -järjestelmän materiaalinhallinnan, kunnossapidon ja taloushallinnon tarpeisiin.

Borenius

Borenius →

Arvot ohjaavat toimintaa Boreniuksella, jolla on pitkät perinteet suomalaisyritysten asianajotoimistona. Talousjohtaja Anne-Mari Patteri ja kehitysjohtaja Niko Jakobsson kertovat, kuinka he peilaavat yrityksensä arvoja yhteistyökumppaneiden tapaan toimia. Kokemus on osoittanut, että kumppanuus toimii, kun arvomaailmat ovat yhteiset. ”Efima noudattaa myös meidän arvojamme”, he kertovat.

Leijona Catering

Leijona Catering →

Leijona Cateringissä tiedetään, että hyvä raportointi on ajantasaista ja visuaalista ja kaikkien jokapäiväisessä käytössä. Tällaista raportointia lähdettiin toteuttamaan Efiman kanssa yhteisprojektissa. Työkaluna on Efiman pilvipalveluna toimittama QlikView.

Isku

Isku →

Isku etsi taloushallinnon kehittämiseen uudenlaisia, luovia tapoja toimia. Prosesseja haluttiin ulkoistaa mutta samalla kehittää niitä niin, että organisointia voidaan myöhemmin muuttaa tarkoituksenmukaisesti. Efimasta tähän saatiin osaava kumppani, jonka kanssa ajatukset kulkivat alusta lähtien samaan suuntaan.

Veolia Transport

Veolia Transport →

Veolia Transport on johtava joukkoliikennepalvelujen tuottaja Suomessa. Efiman palveluasiakkaana Veolia on ottanut käyttöön uuden taloushallinnon järjestelmän. Tavoitteena oli vähentää rajusti taloushallinnon manuaalisia rutiineja ja saada raportoinnissa tarvittava tieto ja luvut suoraan järjestelmästä ilman virheille altista käsin syöttämistä.

Peikko Group

Peikko Group →

Peikko on suomalainen betonirakentamisen kiinnitysosien tuottaja. Avainkohderyhmiä ovat rakennusyritykset ja rakennusmateriaaleja valmistavat tehtaat. Peikon käyttämä toiminnanohjausjärjestelmä on Microsoft Dynamics AX.

Fremantle Media

Fremantle Media →

Fremantle Median toimintaa leimaa vahva kausiluontoisuus ja suoraviivainen projektitoiminta. Yritys hankki osto- ja matkalaskuohjelmistot pilvipalveluna Efimalta.

Talentum

Talentum →

Pohjoismainen mediatalo Talentum halusi yhtenäistää taloushallintonsa käytäntöjä Suomessa ja Ruotsissa. Taloushallinnon järjestelmäksi valikoitui Microsoft Dynamics AX pilvipalveluna Efimalta. Saman kirjanpitojärjestelmän lisäksi Suomessa ja Ruotsissa on nyt sama tilikartta ja sisäisen laskennan rakenne. Läpinäkyvyys on parantunut, ja aikaa jää entistä enemmän laatua parantavalle työlle.