Osin ehkä siksi, että olemme tottuneet vaikeakäyttöisiin yritysohjelmistoihin. Osin siksi, että valinnan yritysohjelmistosta ja sen kehityksestä tekee pääkäyttäjä, joka ei arvioi sovellusta loppukäyttäjän näkökulmasta. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyn osalta liian usein keskitytään hakemaan tehoa reskontranhoitajan työhön ja unohdetaan loppukäyttäjien eli laskujen hyväksyjien näkökulma.
Yrityksen sisäisiä prosesseja ja palveluita olisi kuitenkin nykypäivänä hyvin helppo nostaa uudelle tasolle uusien teknologioiden avulla. Olemassa olevia järjestelmiä ei aina voida vaihtaa, mutta niiden kanssa voidaan päättää työskennellä helpommin.
Asiantuntijan asiantuntemusta ei ole järkevää tuhlata ohjelmistoissa klikkailuun. Työn pitää olla mielekästä, jotta olemme houkutteleva työnantaja. Työvälineillä on merkitystä mielekkyyden varmistamisessa, ja moni on sitä mieltä, että hyvä henkilöstökokemus on suoraan yhteydessä hyvään asiakaskokemukseen.
Esimerkiksi matkalaskuprosessissa henkilöstöä avustivat aiemmin assistentit, ainakin johdon osalta. Sittemmin assistenttipalvelut on poistettu ja on siirrytty itsepalveluun. Tänä päivänä olisi mahdollista tarjota kaikille työntekijöille oma henkilökohtainen digitaalinen assistentti, joka voisi jopa tehdä puolestamme matkalaskun tai avustaa tarvittavien ohjeiden löytämisessä, dokumenttien arkistoinnissa ja muissa hallinnollisissa tehtävissä. Sen taustalla voi toimia robotti, joka hoitaa pyydetyt tehtävät. Assistentti voisi olla saavutettavissa missä vain, milloin vain, chatin kautta. Moni varmasti arvostaisi tällaista palvelua.
Myös low code -sovelluksilla voidaan tehdä nopeasti helppokäyttöisiä käyttöliittymiä nykyjärjestelmien päälle niihin toimintoihin, joiden pitäisi olla käytettävissä helposti. Mobiilisovelluksilla voidaan tuottaa ajasta ja paikasta riippumatonta palvelua ja poistaa tarve kirjautua vaikeakäyttöiseen järjestelmään.
Entä kiinnostaisiko taskussa kulkeva analyytikko, joka ymmärtää ihmisen kieltä ja auttaa havaitsemaan sekä tulkitsemaan mielenkiintoista tietoa yritysdatan syövereistä? Jos tällainen henkilökohtainen analyytikko olisi käytettävissä laajasti työntekijöillä ja se mahdollistaisi parempien päätösten teon, voi vain arvata kuinka suuri olisi vaikutus toiminnan tuottavuuteen ja yrityksen tulokseen.
Sisäisten järjestelmien käytön pitäisi olla niin houkuttelevaa, itselle hyödyllistä ja helppoa, että niitä todella haluaa käyttää. Tavoitteena tulisi olla auttaa kollegoja onnistumaan ja viihtymään työssään.
Sisäisten toimintojen, kuten taloushallinnon, kehityksessä keskitymme ylipäätään liikaa nykyisten toimintojen tehostamiseen, kun enemmän hyötyä olisi saatavilla sillä, että pääsisimme tarjoamaan uusia palveluita. Sellaisia, mitä emme tähän asti ole ehtineet tehdä tai pystyneet tarjoamaan. Uudet teknologiat mahdollistavat edellä mainitut palvelut, eli ne ovat jo nykypäivää.
Varmista siis, että uusien palveluiden ja helppokäyttöisyyden kehittäminen läpäisee kehitystoimenpiteiden valintakriteerit organisaatiossasi ja mahdollista kollegoidesi menestyminen.