Enää ei riitä, että kirjanpitäjä tuntee kirjanpidon ja verotuksen ja osaa käyttää kirjanpitojärjestelmää. Hiemankin mikroyritystä suurempien yritysten kirjanpitojärjestelmät ovat enää harvoin erillisiä saarekkeita, vaan ne on tiukasti integroitu liiketoimintajärjestelmiin tai sisältävät saman järjestelmän sisällä myös toiminnanohjauksen prosesseja – kuten sopimusten, tilausten, varastojen ja toimitusten hallintaa.
Kirjanpitojärjestelmän tärkeimpänä tehtävänä korostuukin manuaalisen tositesyötön sijaan tietovirtojen vastaanottaminen luotettavasti lukuisista eri lähteistä. Samoin on käynyt kirjanpitäjän roolille. Kirjanpitäjä vastaa kirjanpidon kokonaisuuden oikeellisuudesta – eikä vain omista kirjauksistaan, vaan myös siitä, että eri osaprosessit ja lähdejärjestelmät tuottavat kirjanpitoon oikeellista dataa. Roolia ei pysty hoitamaan laadukkaasti, ellei ymmärrä yrityksen prosessien ja data- sekä järjestelmäarkkitehtuurin kokonaisuutta – ainakin siltä osin, kun se tuottaa syötteitä reskontrille ja kirjanpidolle.
Taloushallinnon ammattilaisissa tarvitaan koko ajan enemmän arkkitehtuuriosaamista, eli ymmärrystä yrityksen käytössä olevista järjestelmistä, näiden rooleista ja elinkaaren vaiheista sekä integraatioista. Heidän tulee jatkuvasti arvioida nykyisen arkkitehtuurin kehitystarpeita taloushallinnon ja sen tietovirtojen näkökulmasta sekä suunnitella näihin liittyviä kehitystoimenpiteitä. Heidän tulee pitää itsensä ajan tasalla teknologioiden kehittymisestä ja soveltaa uusia teknologioita omassa organisaatiossa. Järjestelmäarkkitehtuurin lisäksi arkkitehtuurin osana tulee tunnistaa prosessi- ja data-arkkitehtuurit.
Usein yritysten järjestelmäarkkitehtuurit ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, joissa yhden tai muutaman pääjärjestelmän oheen on otettu käyttöön monia tiettyyn spesifiin käyttötarpeeseen suunniteltuja erillisjärjestelmiä. Järjestelmät hyödyntävät suurelta osin samoja perustietoja, ja prosessien tulee jatkua sujuvasti järjestelmästä toiseen. Järjestelmiä onkin tarve integroida toisiinsa siten, että perustiedot ja prosessoitavat tapahtumat siirtyvät järjestelmien välillä digitaalisesti ja automaattisesti.
Tietovirtojen ohjaaminen ja tehokkaat kontrollit ovat pääroolissa taloushallinnon datan oikea-aikaisuuden ja oikeasisältöisyyden varmistamiseksi.
Kaikille integraatioille ja osakirjanpidoille on suunniteltava kontrollit, kuten täsmäytykset ja niiden valvonta. Täsmäytyksillä varmistetaan, että taloushallintoon siirtyivät samat tiedot, jotka olivat lähettävässä järjestelmässä. Kun siirtyvää dataa on paljon, valvonnan ja täsmäytysten kannattaa olla automatisoituja siten, että ihminen puuttuu tilanteisiin vain virhetapauksissa ja varmentaa lopputuloksia.
Integraatioiden valvonta ja muut kontrollit jäävät usein liian vähälle huomiolle taloushallinnossa. Tyydytään siihen, että käyttöönottoprojektissa data saadaan liikkumaan ja testidata täsmäämään. Liittymien valvonta ja täsmäyttäminen vaativat kuitenkin jatkuvaa työtä. Koska siirrettävät datamassat ovat usein suuria, niitä ei ole mahdollista tai ainakaan järkevää tarkastella manuaalisin prosessein. Mikäli automaatiota ei ole, tarkastelua tehdään vain päällisin puolin ja harvemmin, jolloin mahdollisia virheitä ja puutteita ei havaita reaaliaikaisesti. Pahimmassa tapauksessa kauden katkon kiireessä havaitaan, että siirtyneet tiedot eivät täsmää ja lähdetään tekemään työläitä manuaalisia täsmäytys- ja korjaustoimenpiteitä.
Manuaalisen seurannan sijaan liittymiä hallinnoidaan kuitenkin monesti modernien integraatioalustojen avulla. Integraatioalustoissa on monipuolisia mahdollisuuksia liittymien valvonnan automaatiolle, mutta harmillisesti usein havaitsemme, että nykyaikaisten integraatioalustojen mahdollisuudet eivät ole tiedossa ja jäävät talousosastoilla hyödyntämättä.
Siksi alla on avattu integraatioalustojen mahdollisuuksia ja muita nykyaikaisia liittymäkontrolleja:
Integraatioiden täsmäytys on suurelta osin hyvin säännönmukaista tekemistä: kahden eri tietolähteen vertailua. Kuten yllä on todettu, se voidaan pitkälti automatisoida integraatioalustan ja BI-raportoinnin avulla, jotka voivat valvoa, muuntaa ja täsmäyttää siirtyviä aineistoja. Mikäli tällaisia työkaluja ei olisi käytettävissä, valvonnan ja täsmäytyksen voi automatisoida myös ohjelmistorobotiikalla. Ohjelmistorobotti voi täsmäyttää halutuin väliajoin, että lähettävän järjestelmän luvut vastaavat vastaanottavan järjestelmän lukuja. Täsmäytys voidaan samalla dokumentoida ja arkistoida automaattisesti. Täsmäytyksen lopputulos voidaan lähettää prosessista vastaavalle henkilölle tiedoksi, jolloin hän pystyy koko ajan valvomaan, että täsmäytys on tehty ja voi ryhtyä toimenpiteisiin mahdollisten erojen selvittämiseksi.
Osakirjanpitojen täsmäytys on myös perinteisesti ollut hyvin manuaalista työtä, jossa ajetaan raportteja sekä osakirjanpidosta että pääkirjanpidosta, verrataan niitä toisiinsa ja dokumentoidaan täsmäytyksen lopputulos. Tämäkin työ on hyvin säännönmukaista ja on helposti robotisoitavissa. Ohjelmistorobotti voi kauden katkossa ajaa täsmäytysraportit, verrata ja dokumentoida niiden lopputulokset ja ilmoittaa prosessista vastaavalle henkilölle täsmäytyksen lopputuloksen. Tällöin ihmisen tehtäväksi jää enää tiedon vastaanottaminen ja mahdollisten erojen selvittely. Erityisesti moniyritysympäristöissä osakirjanpitojen tai reskontrien täsmäytysten automaatio tuo kauden katkoon huomattavan tehonlisäyksen.
Kirjanpitäjän kannattaakin kiinnostua ja olla mukana taloushallintoon tietoa tuottavien järjestelmien ja integraatioiden, prosessien ja datan kehitys- ja muutosprosesseissa, koska näiden huolellisella suunnittelulla on tehtävissä suurin työ jatkuvan kirjanpidon oikeellisuuden varmistamiseksi. Yhteistyötä IT-toiminnon kanssa kannattaa hyödyntää ja osaavia kumppaneita ottaa avuksi. Kaikkea ei siis tarvitse (eikä voikaan) osata itse.