Tietosuojaseloste
Rekrytointi
Päivitetty 18.1.2022
Tästä tietosuojaselosteessa kuvataan Efima Oy:n (”Efima”) rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn periaatteet rekrytointiprosessin aikana. Tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa rekisteröidylle tietoa muun muassa siitä, mitä henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiin ja kuinka laajasti kulloinkin käsittelyyn osallistuvat henkilöt ja mahdolliset sidosryhmät voivat henkilötietoja käsitellä.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteys
Efima Oy
Mannerheimintie 3B, 5 krs, 00100 Helsinki
Vaihde p. +358 10 470 5450
2. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset
Efiman rekrytointiprosessissa keräämiä henkilötietoja käsitellään vain rekrytointitarkoituksessa. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin Efiman oikeutettuun etuun käsitellä Efimalle saapuneita hakemuksia ja selvittää kandidaatin soveltuvuutta haettavaan tehtävään, rekisteröidyn antamaan omaan suostumukseen tai Efimaa velvoittavaan lainsäädäntöön.
Efiman oikeutettu etu voi olla esimerkiksi kandidaatin koulutuksen, osaamisen ja työkokemuksen, tai soveltuvuuden selvittäminen avoinna olevaan tehtävään. Mikäli rekrytointiprosessissa oleva kandidaatti ei halua luovuttaa pyydettyjä tietoja, rekrytointiprosessia ei voida välttämättä jatkaa. Joidenkin henkilötietojen luovuttaminen on siten välttämätöntä rekrytointiin osallistumiseksi.
Henkilötietoja voidaan käsitellä rekrytointiprosessin eri vaiheissa, kuten työhakemusten käsittelyssä, työhaastatteluvaiheessa, sekä mahdollisessa soveltuvuusarvioinnissa. Avoimia hakemuksia käsitellään potentiaalisten työnhakijoiden selvittämiseksi avoinna oleviin tai avoimeksi tuleviin tehtäviin.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Efima voi käsitellä rekrytoinnissa seuraavia henkilötietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymäaika
- Puhelinnumero
- Osoite
- Sähköpostiosoite
- Työkokemus ja muu osaaminen
- Koulutus ja/tai muut pätevyydet
- Henkilö- ja soveltuvuusarviointitesteihin liittyvät tiedot esim. rekisteröidyn antamat vastaukset ja arvioinnin tulokset
- Työhakemus, sekä muut kandidaatin itse toimittamat liitteet tai tiedot
- Työhaastattelumuistiinpanot, tai esimerkiksi sähköpostiviestintä rekrytointiprosessin aikana
- Rekrytointijärjestelmässä tai verkkosivuilla käytettyjen evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tiedot (IP-osoite, evästetiedot)
- Henkilöluottotiedot tehtävän niin edellyttäessä ja lainsäädännön salliessa tällaisten tietojen käsittelyn kandidaatin luotettavuuden selvittämistä varten.
Tiedot kerätään ensisijaisesti kandidaatilta itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä tilanteesta riippuen Efiman oikeutetun edun, lakisääteisten velvoitteiden tai kandidaatin suostumuksen perusteella muista hyväksytyistä lähteistä, kuten viranomaisilta, sekä mahdollisilta suosittelijoilta tai esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin suorittavalta taholta. Mikäli henkilö rekrytoidaan tehtävään, voidaan kerätä myös muita kuin edellä mainittuja tietoja Efiman lakisääteisten työnantajavelvoitteiden täyttämiseksi.
4. Käsittelyn turvallisuus ja suojauksen periaatteet
Efima on toimeenpannut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet henkilötietojen käsittelyn laillisuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Efiman rekrytoinnissa käyttämät järjestelmät ovat selainpohjaisia ja niissä on asianmukaiset tekniset suojausmekanismit sekä tarveperusteisesti rajattu pääsynhallinta. Rekrytoinnissa kerättyjä tietoja käsitellään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa järjestelmien sisällä ja mahdolliset paperitulosteet säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä ohjeistetaan ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyssä.
5. Henkilötietoja käsittelevät vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Rekrytointiprosessissa kandidaatin henkilötietoja käsittelevät rekrytoivat esihenkilöt, sekä kyseisen tehtävän rekrytointiin osallistuvat Efiman henkilöstöhallinnon edustajat.
Mikäli tehtävässä hyödynnetään esimerkiksi soveltuvuusarviointia tai -testausta, voidaan kandidaatin tietoja luovuttaa suostumuksella myös Efiman valitsemille palveluntarjoajille. Lisäksi Efima käyttää rekrytointijärjestelmä Jobylonia, joka toimii kandidaattien henkilötietojen käsittelijänä. Efima varmistaa riittävillä sopimuksilla, että henkilötietojen käsittelijät noudattavat tämän tietosuojaselosteen mukaisia tietosuojavelvoitteita. Efima tai henkilötietojen käsittelijänä toimiva Jobylon eivät luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6. Säilytysajat
Efima säilyttää rekrytoinnissa kerättyjä henkilötietoja pääsääntöisesti kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä, ellei tietojen poistamista pyydetä aiemmin eikä Efimalla ole enää perustetta säilyttää tietoja. Avoimia hakemuksia säilytetään vuosi hakemuksen jättämisestä, ellei työnhakija pyydä tietojensa poistamista aiemmin.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Lainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia alla kuvattuja oikeuksia, joita Efima on sitoutunut toteuttamaan. Mikäli kandidaatti haluaa käyttää oikeuksiaan, kyselyn tai pyynnön voi lähettää osoitteeseen privacy@efima.com. Tarvittaessa Efima voi pyytää lisätietoja varmistaakseen rekisteröidyn henkilöllisyyden. Joidenkin oikeuksien käyttäminen voi edellyttää tiettyjen lisäehtojen täyttymistä.
i. Rekisteröidyllä on oikeus saada Efimalta vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa käsiteltävät tiedot.
ii. Rekisteröidyllä on oikeus oikaista virheellisiä, vanhentuneita tai muuten puutteellisia tietoja, tai täydentää käsiteltäviä tietoja.
iii. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Efimaa poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, mikäli poistamisen edellytykset täyttyvät eikä käsittelylle ole enää perustetta (”oikeus tulla unohdetuksi”).
iv. Rekisteröidyllä voi tietyissä tapauksissa olla oikeus pyytää Efimaa rajoittamaan hänen henkilötietojensa käsittelyä poistamisen sijaan.
v. Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
vi. Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on erityisillä perusteilla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
vii. Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut annettuun suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
viii. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut ovat www.tietosuoja.fi.