Nyt kun olemme tässä hankkeessa osoittaneet, että tekoälyä voidaan hyödyntää turvallisesti ja tuloksellisesti, voimme olla avoimempia sille, mitä kaikkea muuta voimmekaan sillä tehdä.
Kestävien vesi- ja virtausratkaisujen johtava globaali toimittaja GF Building Flow Solutions syntyi, kun kansainvälisen teollisuuskonserni Georg Fischer osti vuonna 2023 suomalaisen Uponorin. Yrityksellä on pitkä historia ja vahva asema niin Euroopassa kuin Amerikassa, ja sen tuotteita käytetään laajasti rakennushankkeissa ympäri maailmaa. Yritysoston myötä liiketoiminta on kansainvälistynyt ja laajentunut entisestään. Tästä konkreettinen todiste on eri puolilta maailmaa saapuvien myyntitilausten määrän kasvu.
”Pelkästään Euroopassa meille saapuu tuhansia myyntitilauksia kuukausittain”, kertoo Mika Haapala, order-to-cash-prosessin globaali prosessiomistaja GF Building Flow Solutionsilta. Myyntitilausmäärien kasvaessa kasvoi myös tarve automatisoida prosessia, joilla myyntitilauksia kirjataan yhtiön Oracle-pohjaiseen ERP-järjestelmään. ”Osa myyntitilauksista saapuu sähköisen tilausjärjestelmän kautta, mutta tietyissä maissa ja markkinoilla vastaanotamme myös paljon PDF-muotoisia myyntitilauksia. Nämä tilaukset on kirjattava käsin koneelle rivi riviltä, mikä vie paljon aikaa tilaustenkäsittelijöiltä – tilaukset voivat olla esimerkiksi 26-sivuisia ja täynnä tilausrivejä”, Haapala kuvaa, ja kertoo erityisesti näiden manuaalisesti käsiteltävien tilausten määrän kasvaneen organisaatiomuutosten myötä. Pian volyymien ja manuaalityön kasvettua GF Building Flow Solutionsilla ymmärrettiin, etteivät yhtiön silloiset henkilöstöresurssit riittäneet vastaamaan tilanteeseen, ja prosessin tehostamiseksi alettiin kartoittaa automaatiomahdollisuuksia.
Tekoälystä ratkaisu automaation skaalautuvuuteen
GF Building Flow Solutionsilla oli aiempia kokemuksia ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä, mutta se ei sellaisenaan osoittautunut skaalautuvaksi ratkaisuksi tähän tarpeeseen. Myyntitilaukset saapuvat hyvin monimuotoisina eri puolilta maailmaa, ja ohjelmistorobotille olisi täytynyt luoda säännöstö jokaisen poikkeavan tilauksen käsittelyyn, mikä olisi ollut aikaa vievää ja tehotonta. Ratkaisu skaalautuvuuspulmaan löytyi Efiman ehdottomasta ratkaisusta, joka mahdollistaa PDF-muotoisten myyntitilausten automaattisen lukemisen ERP-järjestelmään tekoälyn avulla. Ratkaisu perustuu Efiman kehittämään arkkitehtuurimalliin, joka hyödyntää Microsoftin Azure-pohjaisia tekoälyresursseja. Edistyksellisen tekstintunnistuksen avulla erilaisista PDF-tilauksista voidaan automaattisesti poimia tiedot, muuntaa rakenteelliseen muotoon ja siirtää ERP-järjestelmään esivalmistelluksi tilaukseksi. ”Muistan yhä elävästi ensimmäisen demon, jossa tekoäly imaisi kaiken tiedon PDF:ltä yhdessä hujauksessa sisään järjestelmään”, Haapala naurahtaa.
Yhtä vauhdikkaasti lähti käyntiin myös yhtiön ensimmäinen tekoälyhanke syksyllä 2024. ”Siinä meni yhteensä kaksi kuukautta, kun olimme jo tuotannossa ensimmäisessä maassa”, hankkeen projektipäällikkönä toimiva Finance Development Manager Tiina Tuuri muistelee. Koska paine prosessin tehostamiselle oli kova, pilottihankkeelle asetettiin tiukka aikataulu, jossa myös pysyttiin. Pilottimaana toimi Saksa ja pian Saksan jälkeen ratkaisu saatiin onnistuneesti käyttöön seuraavissa Euroopan maissa. Lähitulevaisuudessa tavoitteena on saada kaikki Euroopan maat tekoälytoteutuksen piiriin ja sen jälkeen laajentaa käyttöä myös Pohjois-Amerikkaan. ”Käyttöönottoon on luotu toimiva perusprosessi, jonka avulla käyttöönotto on ollut tehokasta ja hallittua. Jokaisessa maassa huomioidaan lisäksi asiakaskohtaiset erityispiirteet ja varmistetaan ratkaisun toimivuus”, Tuuri kertoo.
Uuden teknologian käyttöönotto kriittisessä liiketoimintaprosessissa vaati luottamusta
Tuuri ja Haapala ovat kiitollisia siitä, että saivat Efimasta yhtiön ensimmäiseen tekoälykäyttöönottoon kokeneen kumppanin, jonka kanssa työskentely herätti luottamusta. ”Heti ensimmäisestä palaverista lähtien Efima ymmärsi aikataulupaineemme ja projektin kriittisyyden, ja he varmistivat proaktiivisesti koko ajan, että meidän päässämme on kaikki kunnossa. Meidän ei tarvinnut kertaakaan katsella Efiman tekemisen perään”, Haapala kertoo.
GF Building Flow Solutionsilla nähtiin tärkeäksi myös se, että kumppani toi läpinäkyväksi tekoälyn mahdollisuuksien lisäksi myös rajoitteet. ”Ei ollut sellaista perinteistä myyntipuhetta, että ’kaikki onnistuu’. Efimalla oltiin rehellisiä heti alkuun siitä, mitä kaikkea tekoälyn avulla on mahdollista automatisoida ja mitä ei, ja mitkä ovat mahdolliset kompastuskivet. Tämä oli erittäin tärkeää, jottemme asiakkaana joutuneet pettymään tyhjiin puheisiin kesken meille tärkeän projektin”, Tuuri painottaa. ”Tekoälyn käyttöönotossa kannattaa olla ennemmin varovainen. Me onneksi pystyimme luottamaan koko hankkeen ajan Efimaan ja siihen, että he tietävät, mitä ovat tekemässä.”
Uuden ja tuntemattoman teknologian käyttöönotto vaati myös merkittävää muutosjohtamista. Lopulta jokainen projektin jäsen sai kuitenkin todistaa ratkaisun hyödyt ja toimivuuden käytännössä. Kansainväliseen projektitiimiin lukeutui Efiman, Haapalan ja Tuurin lisäksi GF:n kehittäjiä, tilauksenkäsittelijöitä, IT-asiantuntijoita, lakiasiantuntijoita sekä Oracle-asiantuntijoita. ”Tämä on ollut ennen kaikkea yhteishanke, jossa onnistuttiin hyvällä yhteispelillä”, Tuuri summaa ja kiittää koko projektitiimiä sitoutumisesta yhteiseen tavoitteeseen.
Onnistunut tekoälytoteutus on jo kirvoittanut uusia ideoita
Tekoälyratkaisun myötä manuaalisen työn määrä on vähentynyt merkittävästi ja palaute kentältä on ollut positiivista. ”Yhdelle tilauksenkäsittelijälle on aiemmin saattanut saapua kymmeniä pitkiä PDF-tilauksia viikoittain, joten nyt, kun ne voidaan syöttää automaattisesti järjestelmään ja tilauskäsittelijöiden tehtäväksi jää vain tilausten tarkistus, on ajansäästö merkittävä”, Haapala kuvaa.
Onnistunut tekoälyhanke on herättänyt paljon mielenkiintoa eri puolilla organisaatiota, ja yhtiöllä on harkinnassa useampi mahdollisuus tekoälyn ja vastaavanlaisen teknologian hyödyntämiselle, jossa tekoäly lukee tarvittavat tiedot rakenteettomasta datasta. "Nyt kun olemme tässä hankkeessa osoittaneet, että tekoälyä voidaan hyödyntää turvallisesti ja tuloksellisesti, voimme olla avoimempia sille, mitä kaikkea muuta voimmekaan sillä tehdä", Haapala kertoo. "Ensimmäinen pilotti vaati paljon pohjatyötä, joka palkitsee nyt ratkaisun ketteränä laajentamisena ja matalampana kynnyksenä tekoälyn soveltamiseen myös muissa käyttötapauksissa."
Kaksikko neuvookin muita ensimmäisiä tekoälykokeiluja suunnittelevia yrityksiä satsaamaan ensin pohjatyöhön. ”Kun tekoälyn compliance- ja tietoturvariskit on ensin arvioitu sekä varmistettu yhteensopivuus olemassa olevaan järjestelmäarkkitehtuuriin, on tekoälykokeiluihin sen jälkeen huomattavasti helpompi tarttua. Tekoälyn hyödyntämiseen liittyy niin paljon mahdollisuuksia, että olisi hyvä, etteivät tekoälykokeilut jäisi kiinni siitä, että perusasiat mietityttävät”, he summaavat.
Olisiko Efima oikea kumppani myös teille?
Voit ottaa meihin yhteyttä täyttämällä alta löytyvän lomakkeen.