Pitää olla sitä asiantuntijuutta niin substanssipuolella kuin järjestelmän kanssa. Harvalla löytyy ymmärrystä niin talouden prosesseista kuin meidän toimialastamme ja käytössä olevasta järjestelmästä. Efimalla nämä kaikki kohtaavat.
Vuoden 2017 lopulla Tampereen kaupunki teki päätöksen yhtiöittää sen julkiskiinteistöjä rakennuttavan ja hallinnoivan liikelaitoksen: näin syntyi uusi in-house-yhtiö Tampereen Tilapalvelut Oy. Yhtiön 260 työntekijää vastaavat 800 eri rakennuksesta – kuten Tammelan stadionista sekä lukuisista Tampereen alueen koulurakennuksista – niiden koko elinkaaren ajan. Uuden yhtiön perustaminen toi mukanaan myös mahdollisuuden uudistaa käytössä olleita järjestelmiä, palveluita ja toimintatapoja.
Yksi uudistumista odottaneista yksiköistä oli Tilapalveluiden taloushallinto, jonka vastuulla ovat yhtiön kymmenet tuhannet vuosittaiset osto- ja myyntilaskut sekä rakennusalan taloushallintoon liittyvien erityispiirteiden hallinta. Ensimmäisenä uudistuksen kohteena oli vanha taloushallinnon järjestelmä, jonka käyttö oli hankalaa ja kehittäminen hidasta ja vaikeaa – harppausta eteenpäin kaivattiin.
Yksi uudistus johti toiseen
”Päätimme vaihtaa taloushallinnon järjestelmät moderneihin, ja valintamme osui Microsoft Dynamics 365 Business Centraliin. Aiemmin meille taloushallinnon palveluita tuottanut kumppani ei pystynyt tuottamaan niitä uudella järjestelmällämme, joten lähdimme kilpailutuksen kautta etsimään myös uutta kumppania taloushallintomme tueksi”, kertoo Controller Tiina Alanen.
Uuden järjestelmän käyttöönotto tarjosi tilaisuuden pohtia, miten taloushallinnon prosesseja voitaisiin kehittää. ”Kun järjestelmä vaihtuu, myös prosessit muuttuvat. Halusimme löytää kumppanin, joka pystyisi toimimaan uudessa järjestelmässämme ja tukemaan omaa taloushallinnon tiimiämme niin uuden järjestelmän kuin prosessiemme kanssa”, Tilapalveluiden talouspäällikkö Jani Knuuttila muistelee. Kilpailutuksen kautta kumppaniksi valikoitu Efima, jolla koettiin olevan vahvaa osaamista niin Microsoftin järjestelmien kuin taloushallinnon palveluiden tuottamisen sekä talousprosessien kehittämisen parissa.
Kokeneelle kumppanille kiitosta
Taloushallinnon järjestelmän sekä kumppanin vaihto samaan aikaan on haastava tilanne, jossa kumppanin osaaminen todella mitataan. ”Samaan aikaan järjestelmät ja yhteistyökumppanit vaihtuivat, joten tässä on ollut suuria muutoksia. Uuden järjestelmän myötä myös tietyt roolit muuttuivat, ja Efima on ollut erittäin aktiivisesti meidän asiantuntijoidemme tukena järjestelmän opettelussa sekä mm. käyttöönottoon liittyvissä konversioissa ja muissa toimenpiteissä”, toteaa Knuuttila.
Efiman asiantuntijat osallistuivat tiiviisti uuden järjestelmän testaamiseen sekä taloushallinnon prosessien ja ohjeiden dokumentointiin Tilapalveluiden tiimin tukena. Tiiviin yhteistyön myötä myös taloushallinnon palvelut käynnistyivät mutkitta järjestelmän käyttöönoton jälkeen, ja nyt Tilapalveluiden ja Efiman asiantuntijat huolehtivat siitä, että taloushallinnon arki pyörii sujuvasti. ”Pitää olla sitä asiantuntijuutta niin substanssipuolella kuin järjestelmän kanssa. Harvalla löytyy ymmärrystä niin talouden prosesseista kuin meidän toimialastamme ja käytössä olevasta järjestelmästä. Efimalla nämä kaikki kohtaavat”, Alanen kertoo tyytyväisenä.
Aktiivisuus ja avoimuus ratkaisevat
Kehittävälle kumppanuudelle löytyy tarvetta myös jatkossa: Taloushallintopalveluiden ohella efimalaiset ovat aktiivisesti mukana mm. järjestelmän kehityksessä ja säännöllisten versiopäivitysten testauksessa sekä nostavat esiin kehityskohtia, kuten esimerkiksi taloushallinnon regulaation muutoksia. ”Järjestelmään liittyvää kehittämistä ja automaatioita on tekeillä ja niihin etsitään ratkaisuja efimalaisten tukemana. Tiedän, että teiltä löytyy automaatioon paljon osaamista, josta me voimme jatkossa hyötyä”, Knuuttila kertoo.
Kumppanuuden tärkeimmistä piirteistä ollaan yhtä mieltä. ”Avoimuus, tiedottaminen huomionarvoisista asioista ja ongelmien aktiivinen ratkaisu yhdessä ovat kumppanuudessa keskeisiä piirteitä”, toteaa Alanen. ”Avoimuuden minäkin nostaisin tässä yhtenä tärkeimmistä. Lisäksi asiantuntijuus ja säntillisyys ovat erityisen merkityksellisiä taloushallinnossa”, Knuuttila kertoo. ”Joustavuus kumppanin puolelta on myös tärkeää. Emme ole välttämättä osanneet miettiä kaikkia asioita ennalta, ja kumppanin tuki niiden kanssa on asia, jota arvostamme”, hän päättää.
Olisiko Efima oikea kumppani myös teille?
Voit ottaa meihin yhteyttä täyttämällä alta löytyvän lomakkeen.