Skip to content

Mehiläinen | Ostoreskontran ulkoistus oli askel mittavaan kehitystyöhön

Mehiläinen asiakastarinan kuva Roope Rauhalinna, Kehityspäällikkö (Talousprosessit), Mehiläinen
↑ Roope Rauhalinna, Kehityspäällikkö (Talousprosessit), Mehiläinen

Yhteistyö Efiman kanssa on mahdollistanut paremman keskittymisen järjestelmä- ja kehityshankkeisiin.

Hiljattain 111-vuotisjuhlaansa viettäneen Mehiläisen lähivuodet ovat olleet täynnä kasvua ja kehitystä. Yhtiö on tehnyt vuosittain kymmeniä yrityskauppoja ja laajentunut valtakunnalliseksi sosiaali- ja terveyspalvelujen suunnannäyttäjäksi ja yhdeksi Suomen suurimmista yksityisistä työnantajista. Yrityskauppojen ja fuusioiden haltuunotot ovat työllistäneet Mehiläisen taloushallintoa, ja vuonna 2018 yhtiö päätti kehittää taloushallintonsa tehtäväkenttää ulkoistamalla ostoreskontransa Efimalle.

Ulkoistuspäätös vapautti lisäkäsiä kasvun edistämiseen

Mehiläisen taloushallinnon kehityspäällikkö Roope Rauhalinna palaa vuoteen 2018, jolloin päätös ostoreskontran ulkoistamisesta syntyi. Yrityskauppojen myötä Mehiläinen oli kasvanut lähes 18 800 työntekijän yhtiöksi, jossa käsiteltiin vuosittain lähes 200 000 ostolaskua 2000 työntekijän voimin yli 440 yksikössä ympäri Suomea. ”Kasvun keskellä olimme uusineet ostolaskujärjestelmämme. Uuden ostolaskujärjestelmän käyttöönotto vei taloushallintomme aikaa arkisilta rutiineilta ja ostolaskujen käsittely pitkittyi”, Rauhalinna muistelee.

Tilanteen ratkaisemiseksi Mehiläisellä päädyttiin pian ostoreskontran ulkoistamiseen. ”Ulkoistuspäätöksellä haluttiin vapauttaa taloushallinnon resursseja kehitystyölle – ja tähän tavoitteeseen on myös päästy”, Rauhalinna taustoittaa. Ulkoistuskumppanilta vaadittiin näyttöjä vastaavien volyymien ulkoistuksista ja kykyä luoda selkeyttä ja tehokkuutta ostolaskuprosessiin. Efima täytti vaaditut kriteerit, ja vuoden 2018 alussa käynnistyi tiivis kumppanuus.

Ostoreskontran ulkoistuspäätös on sittemmin tuottanut toivottuja tuloksia. Vaikka ostolaskujen määrä on kumppanuuden aikana kasvanut 300 000 ostolaskuun vuodessa, ostolaskujen käsittelyaika on onnistuttu puolittamaan. Mehiläisen taloushallinnon aikaa on vapautunut liiketoiminnan tukemiseen ja yrityskauppojen edistämiseen.

Aste asteelta automatisoidumpi taloushallinto

Ulkoistuspäätös toimi lähtölaukauksena Mehiläisen taloushallinnon kehitystyölle: oman henkilöstön resursseja vapautui talousarjen rutiineista kehittämiseen, ja Efimasta saatiin osaava kumppani kehitystyöhön. Yhteinen tahtotila löytyi nopeasti ja kumppanuuden tavoitteeksi asetettiin taloushallinnon tehostaminen ja automatisointi Mehiläisen kasvun tueksi.

Yhteistyön alussa luotiin yhteinen kehittämispolku, joka on sittemmin johtanut merkittäviin edistysaskeliin. Ensimmäinen askel kohti automatisoidumpaa talousarkea oli tekoälyratkaisun käyttöönotto ostolaskujen tiliöintiä tukemaan. Palvelu tiliöi ja reitittää Mehiläisen ostolaskut automaattisesti säästäen merkittävästi aikaa ja vaivaa Mehiläisen 2000 laskujen tarkastajalta. Lisäksi Mehiläinen on pystynyt Efiman ulkoistuspalvelun ansiosta päivittämään koko taloushallinnon järjestelmäarkkitehtuurinsa vaarantamatta ison ostovolyymin käsittelyä.

”Yhteistyö Efiman kanssa on mahdollistanut paremman keskittymisen järjestelmä- ja kehityshankkeisiin”, Rauhalinna kuvailee. Viimeisimpänä, vuonna 2020, Mehiläinen uudisti ostolaskujärjestelmänsä. Uudistamisen seurauksensa Mehiläisen hankinnasta maksuun -prosessi saatiin koottua yhteen järjestelmään. ”Hanke onnistui hyvin Efiman tuella. Meillä oli kumppani huolehtimassa, että uusi järjestelmä on tarkoituksenmukainen ja että se on otettu käyttöön hallitusti. Lisäksi ostoreskontran toiminta on pysynyt yllä järjestelmäuudistuksen yli ulkoistuksen ansiosta”, Rauhalinna kertoo tyytyväisenä.

Kumppanuudessa onnistutaan ja epäonnistutaan yhdessä

Toimivan kumppanuuden keskiössä on ollut ketterä dialogi ja avoimuus. ”Emme pelkää ongelmia – niitä tulee väistämättäkin vastaan näin suurissa hankkeissa. Hedelmällisintä on nostaa asiat esille ja kokoontua yhdessä pohtimaan parhaita ratkaisuja poikkeamien minimoimiseen ja prosessien oikomiseen. Testataan, kokeillaan ja katsotaan, mikä toimii”, Rauhalinna kuvailee Mehiläisen ja Efiman yhteistyötä.

Käyttäjiltä, Efimalta ja Mehiläisen taloushallinnolta, saatu palaute on toiminut tärkeänä ajurina kehitystyölle ja uusien automaatiokohteiden tunnistamiselle. Tällä hetkellä Mehiläinen ja Efima kokoontuvat viikoittain käymään läpi ajantasaista tilannekuvaa ja kehityskohteita. Lisäksi strategisempia linjoja ja suurten kehityshankkeiden edistymistä käydään läpi muutaman kuukauden välein. ”Tällaisessa kehitystyössä pysyvät ajan tasalla niin suuremmat linjat kuin arkisetkin kehityskohteet, ja parhaimmillaan kehitys on hyvinkin ketterää”, Rauhalinna kuvailee.

Seuraavaksi kehityslistalla on hankinnasta maksuun prosessin jatkokehittämistä automaation lisäämiseksi sekä prosessipoikkeamien tunnistaminen prosessilouhinnan ja ostolaskudatan avulla. Yhteinen tavoite automaatioasteen kasvattamisesta toteutuu kehitysaskel kerrallaan.