Skip to content

Tokmanni | Aukioloajat hallintaan Microsoft Power Appsilla

Timo Koskelin, ketjunohjauspäällikkö, ja Toni Eriksson, tietohallintopäällikkö, Tokmanni

Low-code-kehittämisessä meitä kiehtoo erityisesti se, että kevyellä prosessilla saadaan helposti valmiita ratkaisuja.

Suomen suurin halpakauppaketju, Tokmanni, tunnetaan monipuolisesta tuotetarjonnastaan ja aina edullisista hinnoistaan. Tokmanni palvelee asiakkaitaan noin 200 myymälässä ympäri Suomen, ja uusia myymälöitä avataan jatkuvasti lisää. Tokmannin ketjunohjauspäällikkö, Timo Koskelin, ja tietohallintopäällikkö, Toni Eriksson, ottavat meidät vastaan Tokmannin Mäntsälän myymälän edustalla. Rakennusta koristavat isoin kirjaimin myymälän aukioloajat – joihin myös vierailumme syy liittyy.

 

Tehokkaampaa ratkaisua etsimässä

Aukioloajat ovat keskeinen osa Tokmannin palvelua, ja laajan myymäläverkoston aukioloaikojen hallintaan ja muutoksista viestimiseen on perinteisesti kulunut Tokmannilla paljon resursseja. ”Viestimme aukioloaikojen muutoksista kuluttajien lisäksi useille eri sidosryhmille: vartijoille, siivoajille, käteiskassan hakijoille, kuuluttajille sekä ilmastoinnin ja valojen säädöistä vastaaville tahoille. Aikaisemmin aukioloaikojamme hallittiin Excelillä ja muutoksista viestittiin eri osapuolille hartiavoimin. Lähes 200 myymälää kattavan Excelin käyttö oli kuitenkin virhealtista, ja tiedoston manuaalinen hallinta sekä muutoksista viestiminen vaativat paljon työtunteja koko konsernin tasolla”, Koskelin muistelee. Myymälöiden määrän kasvaessa Tokmannilla päätettiin etsiä aukioloaikojen hallintaan tehokkaampaa ratkaisua.

Vaihtoehtojen kartoittamisen jälkeen Tokmanni päätyi tilaamaan tarpeisiinsa räätälöidyn Microsoft Power Apps -sovelluksen, jonka toteuttajaksi valikoitui osaamisellaan vakuuttanut Efima. Parin kuukauden tiiviin yhteistyön jälkeen Tokmannin aukioloaikojen hallintaan ja niiden muutoksista viestimiseen suunniteltu sovellus oli jo käytössä.

Power Apps -sovellus kerää jo kiitosta

Nyt jo muutaman kuukauden käytössä ollut Power Apps -sovellus on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi Tokmannille. ”Olemme olleet hyvin tyytyväisiä projektin lopputulokseen ja saaneet myös henkilökunnaltamme positiivista palautetta: aukiolojen hallintaprosessi on viimein sujuva ja sovellusta on helppo käyttää”, Koskelin kertoo tyytyväisenä. Liitoksistaan natiseva Excel on poistettu käytöstä, ja tänä päivänä myymäläpäälliköt tekevät muutosehdotuksia myymälänsä aukioloaikoihin intraan upotetun Power Apps -sovelluksen kautta. Työkalu tarjoaa myymäläpäälliköille näkymän myös menneisiin aukioloaikoihin ja aukioloaikoihin vaikuttavaan informaatioon, kuten juhlapyhiin ja tapahtumiin. Myymäpäällikön tekemä muutosehdotus siirtyy sovelluksen kautta aluepäällikölle hyväksyttäväksi, minkä jälkeen tieto muuttuneista aukioloajoista välittyy automaattisesti kaikille tarpeellisille sidosryhmille.

Lopputuloksen lisäksi low-code-sovelluksen ketterä kehitysprojekti yllätti Koskelinin ja Erikssonin positiivisesti. ”Näin IT-vastuullisen näkökulmasta Power Apps -sovelluksen tekeminen oli oikein mukava ja kivuton prosessi verrattuna perinteisiin IT-projekteihin”, Eriksson kuvailee. ”Jo ensinnäkin siitä syystä, että vaikka meillä ei ollut omaa osaamista tällä alueella ollenkaan ja projektiin osallistui meidän puoleltamme melko tuoreitakin henkilöitä, pysyimme hyvin aikataulussa ja suunnitelmassa ja saimme sovelluksen kerralla tehtyä sellaiseksi kuin olimme suunnitelleetkin”, hän jatkaa. Vastuu tarpeiden ja toiveiden määrittelystä kuului Tokmannin IT-osastolle ja liiketoiminnalle, kun taas sovelluksen teknisestä toteutuksesta vastasi Efima.

Toimiva kumppanuus varmistaa tulokset

Teknologiavalinnan lisäksi Koskelin ja Eriksson kiittävät projektin sujuvasta etenemisestä toimivaa kumppanuutta ja yhteistyötä Efiman kanssa. ”Yhteistyö Efiman kanssa on ollut sujuvaa, ja yhteinen projekti meni todella mallikkaasti läpi – kokonaisuudessaan ja kaikkien ihmisten kanssa”, Koskelin iloitsee. Projektin aikana löydettiin toimivat yhteistyömallit, ja viikoittaiset palaverit todettiin hyväksi tavaksi käydä läpi edistymistä ja projektin seuraavia vaiheita.

Efiman kanssa yhteistyössä toteutettu Power Apps -sovellus on Tokmannilla ensimmäinen laatuaan, mutta Koskelin ja Eriksson vakuuttavat, että se ei tule olemaan viimeinen. Microsoft Power Platform ja low-code-kehittäminen ovat projektin myötä saavuttaneet pysyvän roolin Tokmannin IT-arkkitehtuurissa. ”Kokemuksemme olivat niin hyviä, että aiomme ehdottomasti jatkaa samalla tiellä. Low-code-kehittämisessä meitä kiehtoo erityisesti se, että kevyellä prosessilla saadaan helposti valmiita ratkaisuja. Vähän jopa kokeilemalla. Uskon, että tulemme jopa ensisijaisesti tarkastelemaan liiketoimintamme tarpeita sitä vasten, olisiko meillä mahdollisuus hyödyntää ensin tällaisia kevyempiä ratkaisuja – ennen kuin lähdetään tekemään isompia ja massiivisempia sovellushankkeita”, Eriksson päättää.