Taloushallinnon kehittämisessä keskitytään nykyään paljolti automaation lisäämiseen. Pohditaan, miten järjestelmä tai robotti voi tehdä rutiinitehtäviä valmiiksi puolestamme. Ensin pitäisi kuitenkin muistaa pysähtyä ajattelemaan, miksi tehtävää ylipäänsä tehdään. Jos tekeminen on turhaa, sitä on turha automatisoida. Automaation kehittäminen maksaa – tekemisen lopettaminen on ilmaista.
Kaikesta tekemisestä pitää olla hyötyä, myös taloushallinnossa. Jos et keksi yhtään hyvää lopputulosta, joka tehtävän tekemisestä aiheutuu (eikä se ole pakollinen toiminto viranomaistenkaan sanelemana), ei tehtävän tekemistä kannata jatkaa. Luopuminen voi olla tuskallista. Kun esimerkiksi tarkistusta on tehnyt kuukaudesta toiseen, ei mielellään myönnä itselleen, että on heittänyt hukkaan koko sen ajan.
Kun keskustelen taloushallinnon asiantuntijoiden kanssa heidän työtehtävistään ja niiden kehitysmahdollisuuksista, liian usein käy niin, ettei osata vastata, miksi tiettyä toimenpidettä tehdään. Tekeminen on saatu perintönä edelliseltä tehtävää hoitaneelta henkilöltä, ja sen hyödyllisyys on pohdituttanut, mutta ei ole uskallettu kyseenalaistaa tekemisen järkevyyttä.
Turhaa tekemistä löytyy usein mm. hyväksymisprosesseista. Useammankin kerran eteeni on tullut matkalaskujen hyväksymisprosessi, jossa matkasuunnitelman hyväksyy 3-5 henkilöä ja suunnitelmasta syntyneen matkalaskun myös 3-5 henkilöä. Hyväksynnöillä pyritään vahtimaan matkakustannuksia, mutta paljonko matkan hinnaksi tulee, kun matkakustannusten päälle lisätään kaikki hyväksymiseen käytetty työaika? Entä perehtyykö kukaan hyväksyjistä oikeasti matkan aiheellisuuteen, kun tietää, että häntä ennen tai jälkeen laskun katsovat vielä muut hyväksymisketjussa olevat henkilöt? Saadaanko hyväksynnöistä hyötyä? Jos ei, poista hyväksymisportaista kaikki muut paitsi se henkilö, joka oikeasti ottaa kantaa matkan aiheellisuuteen.
Jos pohdit, käytätkö kuukaudesta toiseen aikaa raporttiin, jota kukaan ei ilmeisesti lue, tee testi: jätä raportti muodostamatta ja odota, ilmoittaako joku kaipaavansa raporttia.
Jos käytät toistuvasti aikaa tarkistukseen, jonka tuloksena ei löydy olennaisesti raportointiin vaikuttavia virheitä, lopeta tarkistuksen tekeminen. Käytetään taas esimerkkinä matkalaskuprosessia: Euromäärältään pienien matka- ja kululaskujen käsittelyyn käytetään yhtä paljon tai enemmän aikaa per lasku kuin suurten ostolaskujen käsittelyyn. Matka- ja kululaskuissa havaittavat virheet ovat kuitenkin sekä kappale- että euromäärältään vähäisiä, eikä näiden korjaamatta jättämisellä aiheudu olennaista virhettä raportoinnin tai verotuksen lopputulokseen.
Kannattaakin pohtia, paljonko aikaa ja rahaa käytetään näiden pienten kulujen tarkastamiseen ja saadaanko siitä tarpeeksi hyötyä. Jokaista laskua ei ole pakko tarkastaa. Tarkastuksen voi esimerkiksi kohdistaa niihin 10 %:in laskuista, joissa on suurin virheriski. Näin säästyy 90 % ajasta, vaikka valtaosa virheistä saadaan kiinni.
Kannattaa myös pohtia kriittisesti, miten usein taloushallinnon toimenpiteitä täytyy tehdä. Työhön ryhtyminen vie aikaa. Mikäli maksat tällä hetkellä ostolaskuja viisi kertaa viikossa, käytät viisi kertaa viikossa aikaa ohjelman avaamiseen, maksuerien muodostukseen, tarkastukseen, hyväksyntään ja lähetykseen. Mikäli teet ostolaskujen maksatuksen vain kaksi kertaa viikossa, työmäärä vähenee heti 60 %, mutta lopputulos on sama. Miksi et vähentäisi heti maksukertoja?
Suuren transaktiomäärän käsittely kerralla vie vähemmän aikaa per transaktio kuin jokaisen transaktion käsittely erikseen. Käytetään tässäkin esimerkkinä matkalaskuprosessia: Jos taloushallinnossa tarkastetaan joka päivä pieni määrä matkalaskuja, tarkastukseen kuluu todennäköisesti yhteensä enemmän aikaa kuin kerran viikossa suuremman matkalaskumäärän tarkastamiseen. Työtään on myös helpompi suunnitella, kun tarkastukseen on varattu kerran viikossa aika, ja muina päivinä voi keskittyä muihin töihin.
Muista siis käyttää hetki kriittiseen pohdiskeluun ennen kuin lähdet automatisoimaan tai robotisoimaan rutiinejasi. Jos et keksi tarpeeksi hyvää syytä, miksi rutiini on olemassa, lopeta sen tekeminen. Tämä kehitysvinkki on ilmainen.
Sanna Kaarlejärvi
Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Hän on myös yksi Efiman perustajista. Sanna on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.