Kirjauksia kentältä – kuinka AI-pohjainen puhekirjaus tukee liikkuvaa työtä

Yllättävän monessa suuressakin yrityksessä työnaikaisia muistiinpanoja tehdään edelleen paperin ja kynän avulla ja muistiinpanot siirretään myöhemmin tietokoneella taustajärjestelmään manuaalisesti. Tämä teollisuuden perinne on myös pullonkaula, joka hidastaa tiedon kulkua ja vaikeuttaa sen hyödyntämistä. Tekoäly voi muuttaa tämän.

Tekoäly ei vain kuuntele, vaan ymmärtää

Modernit puhekirjausratkaisut, kuten Efima Puhekirjaus, eivät ole pelkkiä sanelulaitteita. Ne hyödyntävät luonnollisen kielen käsittelyyn ja liiketoiminnan kontekstiin erikoistuneita tekoälymalleja, jotka tunnistavat paitsi sanat, myös niiden merkityksen ja asiayhteyden.

Kun huoltoteknikko sanoo: "Vaihdettiin venttiili, havaittiin vuoto tiivisteessä, suositellaan uusintakäyntiä kahden viikon päästä", tekoäly ei ainoastaan litteroi puhetta. Se jäsentää sen rakenteiseksi tiedoksi, joka voidaan siirtää suoraan esimerkiksi ERP-järjestelmään ja jonka pohjalta tuleva huoltotilaus voidaan luoda automaattisesti. Kun tekoälylle on tarkastusta ennen tarjoiltu laitteen sarjanumero, taustajärjestelmästä löytyy nyt rikastettua dataa tulevaa huolto- ja varaosatilausta ennakoimaan.

Puhekirjaukseen pohjautuvaa prosessia voidaan automatisoida myös pidemmälle: parhaimmillaan puheesta syntyy automaattisesti huoltoraportti, toimenpidekirjaus ja jatkotoimenpide-ehdotus. Ja kaikki tämä ilman näppäimistöä ja ilman manuaalista työtä.

Miksi tekoäly pystyy tähän?

Prosessiin suunniteltu ja sovitettu tekoälyratkaisu kykenee tunnistamaan laitteiden juurisyitä ja oikeita toimenpiteitä, koska se ei perustu pelkkään avainsanahakuun, vaan ymmärtää viankuvausten merkityksiä ja yhteyksiä. Kun laitetyyppi ja oireet yhdistetään huoltohistoriaan sekä laajempaan tekniseen tietoon, tekoäly tunnistaa toistuvia vikamalleja myös silloin, kun ne on kuvattu eri tavoin. Näin yksittäisestä havainnosta muodostuu osa suurempaa kokonaisuutta, jonka avulla voidaan tarkentaa juurisyytä, suositella oikeita toimenpiteitä ja ennakoida tulevia huoltotarpeita. 

Liiketoimintahyödyt ovat konkreettisia

Tekoäly tuo erityistä arvoa juuri niihin tilanteisiin, joissa tiedon kirjaaminen on perinteisesti ollut hankalaa. Nyt kirjauksia voi tehdä sujuvasti tuotantolinjan vieressä, huoltokohteessa, varastossa tai vaikka siirryttäessä kohteesta seuraavaan. Samalla se tuo mukanaan todellisia hyötyjä liiketoiminnalle:

• Tehokkuus ja ajansäästö
  
  Puhekirjaus vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa raportointia merkittävästi. Työntekijä voi tehdä kirjaukset välittömästi työn yhteydessä ilman erillistä tietokoneelle palaamista, jolloin aikaa vapautuu varsinaiseen työhön ja asiakkaan palveluun.

• Nopeampi tiedonkulku ja päätöksenteko
  
  Kun havainnot ja toimenpiteet siirtyvät suoraan järjestelmiin, tieto on heti kaikkien tarvitsijoiden saatavilla. Tämä nopeuttaa reagointia, vähentää virheitä ja mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen.
  
  
• Tiedon tarkkuus ja laatu paranevat
  
  Puhekirjaus vähentää virheitä, jotka syntyvät, kun muistiinpanoja siirretään muistinvaraisesti käsin järjestelmiin, ja puheella pystytään kirjaamaan tietoa enemmän. Tekoäly varmistaa oikean terminologian ja rakenteen, jolloin tieto pysyy tarkkana ja yhdenmukaisena.
  
  
• Tuotetun palvelun arvo kasvaa, kun tekoäly alkaa oppia asiakkaista
  
  Tekoäly ei ainoastaan kerää ja jäsennä tietoa, vaan myös oppii siitä. Kun satoja tai tuhansia syötteitä analysoidaan automaattisesti, voidaan tekoälyn avulla tunnistaa toistuvia ongelmia, trendejä ja asiakastarpeita. Näin yritykset voivat parantaa omaa palveluaan loppuasiakkailleen, esimerkiksi ennakoimalla huoltotarpeita, kehittämällä prosessejaan ja tarjoamalla proaktiivista asiakaspalvelua.
  
  Käytännössä tämä tarkoittaa, että tekoäly voi havaita toistuvan mallin: “tietyn venttiilityypin tiivisteet vuotavat usein noin 12 kuukauden käytön jälkeen”, jolloin palveluntarjoaja voi suunnitella ennakoivan vaihtotarpeen jo ennen vian ilmenemistä. Tämä parantaa loppuasiakkaalle tarjottavaa tietoa – konkreettinen kilpailuetu palvelullesi, joka syntyy datan hyödyntämisestä, ei pelkästä dokumentoinnista.

   

Kilpailuetua ei tuo teknologia, vaan sen soveltaminen

Kuten aiemmissa blogeissani olen todennut, tekoäly ei itsessään takaa kilpailuetua. Ratkaisevaa on, miten sitä sovelletaan. Puhekirjaus on hyvä esimerkki siitä, miten tekoälyä voidaan hyödyntää liiketoimintalähtöisesti siellä, missä niihin liittyvä työkin tapahtuu. Konkreettisia käyttötapauksia löytyy jo sote-alalta Attendon hoivakodeista.

Puhekirjaus ja datan hyödyntäminen on erinomainen osoitus siitä, miten tekoäly tuo inhimillisyyttä ja tehokkuutta yhteen – se vapauttaa ammattilaisen keskittymään itse työhön ja asiakkaaseen, samalla kun tekoäly huolehtii tiedon laadusta, oppii ja auttaa kehittämään palvelua jatkuvasti paremmaksi. Todellinen arvo syntyy, kun kentän ääni muuttuu ymmärrettäväksi dataksi ja sen pohjalta kehitetään palveluita, jotka palvelevat loppuasiakasta entistä paremmin.

Kuule aiheesta lisää?

Efistream-webinaari |
Liiketoimintalähtöiset AI-agentit projekti- ja palveluliiketoiminnassa

Tekoälyn kehitys on ottamassa seuraavan suuren askeleen: liiketoimintaa ymmärtävät AI-agentit tulevat osaksi jokapäiväistä työtä. Kun tiedon keräys ja datan analysointi automatisoidaan älykkäästi, vapautuu aikaa olennaiseen – palveluiden ja projektien johtamiseen ja päätöksentekoon.

Kokenut kumppani avuksi?

Efima palkittiin marraskuussa 2025 Microsoftin vuoden Agentic AI Business Solution -kumppanina. Palkinto on tunnustus tekoälyä hyödyntävien palveluiden ja liiketoimintaratkaisujen toteuttamisesta Microsoftin teknologioilla. Toteutukset auttavat asiakasyrityksiämme luomaan mitattavaa hyötyä liiketoimintaan, muuttamaan toimintatapojaan ja parantamaan työn mielekkyyttä.

Jos kaipaat kumppanin apua liiketoimintalähtöisten tekoälyratkaisujen toteuttamiseen, ole meihin yhteydessä alla olevan lomakkeen kautta!