Rutiinit, puuttuvat prosessit ja resurssipula. Ne ovat talousjohtajien tärkeimmät arjen ongelmat, Efiman Taloustutkimuksella tekemä tutkimus kertoo. Niihin löytyy kuitenkin ratkaisu. Lue Efiman talousjohtajan Sanna Lahden vinkit parempaan arkeen.
1. Rutiinitehtävien hoito
Joka viides talousjohtaja Suomessa kokee, että “rutiinitehtävien hoito” on melko tai erittäin suuri ongelma heidän päivittäisessä työssään. Rutiinit varastavat kalenteriaikaa tärkeämmiltä asioilta. Näitä ovat yrityksen strateginen johtaminen ja liiketoiminnan kehittäminen.
Mutta ovatko rutiinit luonnonlakeihin verrattava voima, joita ei pysty muuttamaan? Eivät ole, sanoo Efiman talousjohtaja Sanna Lahti. Rutiineihin tulee suhtautua kriittisesti. Kaikki rutiinit, joita teemme, eivät ole hänen mukaansa useinkaan välttämättömiä.
“Helpoin tapa vähentää rutiineja on lopettaa tekemästä niitä, jotka eivät tuota lisäarvoa organisaatiolle.”
Kuinka monen henkilön tarvitsee hyväksyä matkalaskut? Entä tuotetaanko raportteja, joita kukaan ei todellisuudessa lue”, hän kysyy.
Toinen hyödylliseksi osoittautunut tapa on prosessien automatisointi. Sitä varten ei heti tarvitse hankkia uusia järjestelmiä.
Nopein tapa on hyötykäyttää nykyistä järjestelmää vain paremmin. Lahden kokemuksen mukaan läheskään kaikki talousjohtajat eivät ole tätä tietä kulkeneet loppuun saakka.
2. Prosessien ja järjestelmien puutteet
Prosessit eivät aina suju kuin Strömsössä. Se on työelämää ja tiettyyn rajaan asti inhimillistä. Huomattavaa on, että jopa joka kahdeksas talousjohtaja Suomessa kokee, että prosessien ja järjestelmien haasteet ovat heidän tärkein aikasyöppönsä. Se on jo liikaa. Varsinkin kun tarjolla on järjestelmiä ja osaamista, joiden avulla asian saa kuntoon.
Mutta korjaantuvatko ongelmat pelkästään uudella it-hankkeella?
Eivät välttämättä korjaannu, sanoo Sanna Lahti. Hän tekee CFO-roolinsa lisäksi myös asiakastyötä, konsultoiden kollegojaan prosessien kehittämisessä.
Kaikista tärkeintä on suunnitella tehokkaat ja toimivat prosessit ja kuvata ne. Dokumentaatio viedään aina työohjetasolle ja pidetään huoli, että ohjeet ovat kaikkien tiedossa ja käytössä”
“Vasta sen jälkeen kannattaa ottaa käyttöön uusia it-järjestelmiä tai kehittää organisointia. Tämä pätee niin taloushallinnon ulkoistuksiin kuin järjestelmien käyttöönottoihinkin.”
Lahden mukaan hyvin dokumentoiduista prosesseista on useita hyötyjä: ne varmistavat jatkuvuutta poissaolo- ja henkilövaihdostilanteissa, pienentävät riskejä, parantavat tehokkuutta ja nostavat laatua.
3. Resurssipula
Jopa 14% talousjohtajista kokee, että resursoinnin ongelmat ovat myös heidän suurin yksittäinen haasteensa. Perinteinen tapa korjata resursointi on palkata lisähenkilö tai kaksi.
Hivenen yllättävästi Sanna Lahti tarjoaa ratkaisuksi täysin päinvastaista ratkaisua: ulkoista nykyisetkin työntekijät.
“Olen ulkoistanut Efiman taloushallinnon Efimalle itselleen. Tein sen, koska työmäärä vaihtelee voimakkaasti kuukauden sisällä. Nyt saan toivomani käsiparit ruuhkahuippuihin. “
Efima on kahdeksassa vuodessa kasvanut neljän perustajan yrityksestä 85 ammattilaisen yhteisöksi.
"Voimakkaan kasvumme takia resursointi on myös meillä ollut erityishuomion kohteena. Taloushallinnon automaation ja robotisaation avulla olemme pystyneet tuottamaan samat palvelut ja prosessit kasvattamatta henkilökuntaa.”
4. Yksittäisten tehtävien selvittely ja taustatiedon tuottaminen
Yllättäviä käänteitä ei liiketoiminnassa vain voi välttää, mutta niiden seurauksiin voi vaikuttaa. Joka kymmenes talousjohtaja kokee yksittäiset tietopyynnöt ja selvitykset arkensa suurimmaksi ongelmaksi.
Sanna Lahti tarjoaa ratkaisuksi kahta asiaa: Hyvät työkalut taloustiedon jalostamiseen ja niiden käytön delegoimisen myös muualle organisaatioon.
“Me käytämme Qlikin BI-työkaluja. Ne ovat käytössä hyvin laajasti organisaatiossamme. Niiden avulla esimerkiksi työntekijät voivat itse perehtyä raportteihin ja päästä jopa kiinni syihin, miksi numerot näyttävät siltä miltä näyttävät”.
Qlikin järjestelmät voivat hakea tietoa useista taustajärjestelmistä, kuten tuntikirjausjärjestelmistä. Tämä mahdollistaa operatiivisen ja reaaliaikaisen raportoinnin.
Olemme taloushallinnossa mahdollistaneet lähes itsepalveluorganisaation.”
5. Ajankäytön hallinta
Joka kymmenes talousjohtaja kokee, että hänen kalenteristaan päättävät liikaa muut henkilöt kuin hän itse.
Ajanmukaiset järjestelmät auttavat: rutiinien automatisointi, robotiikka, BI-työkalut tiedon jalostamiseen ja taloushallinnon ulkoistus. Jos nämä keinot on jo käytetty, niin Sanna Lahti lähtisi hakemaan ratkaisua kahdesta suunnasta.
Ensimmäisenä hän laittaisi kuntoon prosessit kuukauden kiireisimmän ajan, kauden katkon, ympärillä.
“Se on taloushallinnon hektisintä aikaa. Silloin suljetaan edellisen kuun kirjanpito ja raportoidaan se eteenpäin. Se pitäisi saada tehtyä aina vain nopeammin”, hän kertoo.
Kauden katkon voi hallita, jos sen suunnittelee hyvin. Tehtävien ja vastuiden avoin jaottelu aina tuntitasolle asti auttaa. Kaikki voivat nähdä, mitkä tehtävät on tehty ja mihin aikaan”.
Toisena ratkaisuna hän toteuttaisi voimakkaampaa priorisointia. Tärkein asia aina ensin, muut tehdään riittävässä laajuudessa ja tarkkuudessa.
Lue lisää talousjohtajien arjesta Efiman Taloushallinnon ulkoistamispalvelut -tutkimusraportista. Saat sen sähköpostiisi alla olevalla lomakkeella:
Taloustutkimus Oy teki Taloushallinnon ulkoistamispalvelut -tutkimuksen puhelinhaastatteluina (150 kpl) kohderyhmänään suurten ja keskisuurten yritysten taloushallinnosta vastaavat päättäjät. Kohdehenkilöinä olivat pääosin talousjohtajat ja -päälliköt sekä controllerit.
Efima Oyj
Efima tukee ja tehostaa suurten ja keskisuurten yritysten liiketoimintaa toiminnanohjauksen ja taloushallinnon, ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn ratkaisuilla, ulkoistuspalveluilla ja konsultoimalla. Haluamme tarjota alan parasta palvelua ja olla erinomainen työpaikka osaaville asiantuntijoillemme.