Asiakas, oletko valmis agileen?

Ketterä on ollut kuuma sana jo pitkään. Mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa, kun puhutaan projekteista niin kutsutuilla pakettiratkaisuilla – ratkaisuilla, joissa standardit, pitkälle viedyt ja parametroitavat prosessit ovat valmiina käyttöönotettavaksi?

Vaihtoehtoja vanhalle ja perinteiselle projektitoimituksen vesiputousmallille on ja pitääkin olla. Niitä pitää myös kehittää ja kyseenalaistaa edelleenkin. Uusia ja moderneja toimintatapoja ja johtamismalleja tulee ottaa käyttöön, jotta projekteista saadaan entistä nopeampia ja kustannustehokkaampia. Kaiken hypen keskellä yksi tärkeä asia täytyy silti pitää mielessä: ketterät ja iteratiiviset toimintatavat vaativat asiakkaalta paljon enemmän kuin perinteinen, hyvin toimittajavetoinen vesiputousmallilla läpiviety projekti.

Toimittajan näkökulmasta tärkein tavoite ketterän kehityksen lähestymistavoissa on pitää asiakas mahdollisimman tyytyväisenä toimittamalla juuri heidän tarpeensa täyttävät toiminnallisuudet. Kun taas otetaan valmisohjelmistoa käyttöön, ratkaisun tulee täyttää enemmänkin kaikki tarpeet, mutta toiminnallisuudet voivat erota vanhasta järjestelmästä paljonkin. Hyötyjä ei saada sillä, että toimittaja pitää asiakkaan tyytyväisenä räätälöimällä kaiken mahdollisen. Toimittajan tehtävänä on siis muistaa se, että kun tuomme paketoidun järjestelmäratkaisun uusia, standardeja prosesseja vanhoihin ja vakiintuneisiin toimintatapoihin, kaiken ei pidäkään olla siinä matkalla mukavaa ja asiakasta miellyttävää.

Pakettiratkaisujen käyttöönotossa kyse on aina muutosprojektista ja -prosessista, jossa kehitykselle ei saisi antautua ja epämukavuudelle pitäisi antaa tilaa.

Puhuisin itse mieluummin iteratiivisesta testauksesta kuin ketterästä kehityksestä, kun kyseessä ovat pakettiratkaisuiden käyttöönotot. Asian voisi kääntää vielä toisin: ketteryys sopii erinomaisesti ohjelmistokehitykseen, mutta pakettiratkaisujen käyttöönotossa kyse on aina muutosprojektista ja -prosessista, jossa kehitykselle ei saisi antautua ja epämukavuudelle pitäisi antaa tilaa. Asiakkaan vastuulla olisi kasvaa kiinni uuteen toimintamalliin pikku hiljaa ja hyväksyä prosessimuutokset jo projektin alusta saakka. Toimittajan vastuulla olisi vastustaa, ajoittain napakastikin, asiakkaan toiveita räätälöinneistä. Koska toimittajan tehtävä on lopulta kuitenkin kuunnella asiakasta, räätälöintien kriittinen tarkastelu tulisi olla sisäänrakennettu ominaisuus myös kaikissa asiakkaan puolen vastuuhenkilöissä.

Ennen kuin hyökätään suuna päänä tekemään tehokasta ja ketterää vain siksi, että se kuulostaa mukavalta tavalta edetä, suosittelisin asiakkaan pysähtyvän miettimään ainakin seuraavia kysymyksiä:

• Tukeeko yrityskulttuurimme projektiorientoitunutta työskentelytapaa? Jos ei, mitä se vaatii, että tähän pääsemme?
  
  
• Onko resursointimme sillä tasolla, että meillä on todella aikaa johtaa ja viedä projektia aktiivisesti eteenpäin? Jos ei, mitä voimme ostaa väliaikaisesti ulkopuolelta ja mitä emme?
  
  
• Onko meillä asiantuntevia ihmisiä, jotka haluavat ottaa vastuuta ja tehdä isojakin päätöksiä jatkuvalla syklillä ilman formaaleja hyväksymisen virstanpylväitä? Miten tuemme tätä päätöksentekoa?
  
  
• Löytyykö organisaatiosta intohimoa uuden kehittämiselle ja testaamiselle, myös IT:n ulkopuolelta? Miten voisimme tunnistaa nämä yksilöt jo ennen projektin aloittamista?

Toimittajalle projektit ovat arkipäivää, mutta isoja muutoshankkeita ei osu ehkä asiakkaan puolen työntekijöiden kohdalle kuin kerran pari heidän koko työuransa aikana. Olisi mukavaa, jos me kaikki voisimme oppia näistä projekteista hyödyllisiä taitoja huolimatta siitä, kuinka usein niitä teemme. Voisimme kenties löytää kaikkia parhaiten hyödyttävän tavan toimia. Ja näin maailmaan saataisiin myös enemmän mahdollisimman tyytyväisiä asiakkaita!

Tarpeena toiminnanohjaus?

Efima ERP -toiminnanohjausjärjestelmä on luotettava ja skaalautuva kasvualusta, joka kytkee saumattomasti eri kanavien asiakaspalveluprosessit yrityksen tehokkaaseen toiminnanohjaukseen.