Automaation hyödyt lunastetaan luottamuksen kautta

Taloushallinnossa on modernien järjestelmien ja robotiikan kautta mahdollista automatisoida rutiiniprosesseja hyvin pitkälle. Automaation kautta haetaan monenlaisia hyötyjä, kuten parempaa laatua tai nopeampia prosessien läpimenoaikoja. Tärkeänä tavoitteena nähdään usein myös työajan vapautuminen manuaalisten työvaiheiden poistumisen kautta. Vapautunut työaika halutaan kohdentaa tehtäviin, joista on organisaatiolle enemmän arvoa, kuten lukujen tulkintaan ja taloustiedon jakamiseen.

Yleisin syy sille, että automaatiosta ei saada siitä haettuja hyötyjä on se, että toimintaa ei ole muutettu. Vaikka järjestelmä tekee enemmän toimintoja meidän puolesta, tai se mahdollistaisi enemmän automaatiota, tätä ei hyödynnetä vaan jatketaan aiempaa manuaaliprosessia. Miksi? Koska koetaan, että vanhalla manuaalisemmalla toimintamallilla saadaan varmemmin haluttu lopputulos. Mistä tämä johtuu? Luottamusta automaatioon ei ole. Emme ymmärrä, miten järjestelmä toimii tai mihin sääntöihin se perustuu, emmekä siksi luota lopputulokseen. Koska haluamme varmistaa laadukkaan lopputuloksen, jatkamme vanhaan hyvään malliin toimimista.

Konsernit käyvät käsipelillä

Näen paljon esimerkkejä luottamuksen puutteesta automaatioon ja sähköiseen taloushallintoon. Eräässä konsernissa oli ostolaskuprosessissa käytössä hyvä, sähköinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmä. Silti taloushallinnossa tulostettiin verkkolaskuna järjestelmään tulleet ostolaskut paperille ja seurattiin paperiprosessissa lajitteluviuhkan avulla, että laskut tulivat kierrosta, minkä jälkeen paperilaskulle kirjattiin tositenumero ja mapitettiin. Toisessa suuressa konsernissa oli käytössä tiliotteiden automaattisen kirjauksen toiminnallisuus maksuliikennejärjestelmässä, mutta tiliotteiden kirjaus manuaalisesti kirjanpitoon koettiin parempana vaihtoehtona. Yhden konsernin ongelmana oli kauden katko, jossa käytettävissä oleva aika ei riittänyt kirjanpidon sulkemiseen, koska kirjanpidossa tarkistettiin suuri osa kuukauden aikana tehdyistä arvonlisäverokirjauksista jälkikäteen.

Luottamus syntyy ymmärryksen kautta.

Usein keskustelen yrityksissä paperilla tapahtuvasta tositteiden käsittelystä ja arkistoinnista. Vaikka kirjanpitolaki mahdollistaa kaiken kirjanpitoaineiston käsittelyn ja arkistoinnin sähköisesti, monissa yrityksissä edelleen tulostetaan, mapitetaan ja lajitellaan papereita. Eräässäkin konsernissa tiliotteet saivat automaattisen kirjauksen maksuliikennejärjestelmässä, josta tiliöinnit siirtyivät liittymällä kirjanpitoon. Kirjanpito oli siis automaattista ja sähköistä, mutta silti tiliotteet tulostettiin päivittäin paperille ja mapitettiin paperiarkistoon. Väitän, että paperilla tehty arkistointi vie aina enemmän aikaa kuin sähköinen arkistointi, minkä lisäksi se vaikeuttaa etätyöntekoa sekä tiedon jakamista ja etsintää.

Miten luottamus sitten saavutetaan?

Automaatiosta ja digitaalisesta taloushallinnosta ei saada siitä haettua hyötyä ennen kuin luotamme, että järjestelmä toimii halutulla tavalla ja sähköinen arkisto säilyttää tärkeät dokumenttimme. Silloin voimme lopettaa tekemästä saman toimenpiteen manuaalisesti. Luottamus syntyy ymmärryksen kautta. Jos meille ei ole opetettu järjestelmää ja selitetty sen toimintoja, on paljon vaikeampi luottaa, että automaattisen prosessin kautta syntyy oikea lopputulos.

Muutoksessa on tärkeää selventää, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyjä muutoksella haetaan. Prosessia hoitavien henkilöiden tulee päästä osallistumaan muutoksen suunnitteluun ja järjestelmien testaukseen. Heille pitää kouluttaa järjestelmän toiminnot ja logiikka, jotta ymmärrys ja luottamus järjestelmän toimintaan pääsee syntymään. Järjestelmien ja robotiikan käyttöönotossa on hyvä seurata jonkin aikaa, että tapahtumat tulevat käsiteltyä oikein. Kun tämä on saatu varmistettua, tuplatyöstä ja tarkastamisesta pitää osata luopua. Luota automaatioon ja käytä aikasi paremmin.

Kiinnostuitko aiheesta?

Seuraa Efiman LinkedIn-sivua ja saat tiedon uusista blogeistamme sekä muista ajankohtaisista asioista!