03.10.2025 | ERP-järjestelmien käyttö voi tuntua monimutkaiselta – etenkin satunnaisille käyttäjille. Tekoälypohjainen chat-käyttöliittymä, kuten Microsoftin Copilot, muuttaa tapaa, jolla järjestelmiä käytetään: kysymykset voi esittää luonnollisella kielellä, ja vastaukset saadaan nopeasti ilman valikkoviidakkoa. Efiman johtava taloushallinnon asiantuntija Sanna Kaarlejärvi avaa blogissaan, miten tämä muutos vaikuttaa eri roolien arkeen ja tehostaa työn tekemistä.
ERP- ja kirjanpitojärjestelmien käyttöliittymät voivat olla monimutkaisia ja vaikeasti lähestyttäviä. Järjestelmän opetteluun kuluu aikaa, valikoiden selaus on hidasta, järjestelmässä käytetyt termit eivät ole helposti tunnistettavia ja harvoin käytettyjä toiminnallisuuksia voi joutua etsimään pitkään. Järjestelmän pää- ja tehokäyttäjillä homma sujuu, mutta muu organisaatio kiristelee hampaitaan aina, kun saavat ohjeen ”tallenna se ERPiin / hae tieto ERPistä”. Voisiko käyttökokemus olla helpompi?
Tekoälyn kehityksen myötä toiminnanohjausjärjestelmien käyttöliittymät ovat muuttumassa merkittävästi. Esimerkiksi Microsoftin ERP-järjestelmiin – Dynamics 365:een ja Dynamics 365 Business Centraliin – on jo saatu sisäänrakennettu Copilot-toiminnallisuus, jonka avulla voit viestiä ERPin kanssa luonnollisella kielellä. Olemme vielä uuden äärellä, ja Microsoftkaan ei lupaa Copilotin toimivan vielä täydellisesti. Mutta kuten kaiken tekoälyn kanssa, kannattaa suhtautua asiaan siten, että tekoäly on apuri, joka tekee välillä virheitä, ja että ihminen on aina lopullisesti vastuussa siitä, miten tekoälyä tai sen antamia tietoja käyttää.
ERPin kanssa kannattaa keskustella
Copilot toimii luonnollisen kielen käyttöliittymänä, jonka avulla käyttäjä voi kirjoittaa tai puhua pyyntöjä. Ensi vaiheessa käyttäjä voi keskustella tekoälyn kanssa ERPin sisällä ja hakea tietoja chatin kautta. Käyttäjä voi kirjoittaa chat-ruutuun esimerkiksi "Näytä tämän kuukauden ostolaskut toimittajittain" tai "Laadi raportti myynnistä alueittain Q2/2025". Copilot kääntää nämä pyynnöt ERP-järjestelmän kyselyiksi ja palauttaa tulokset käyttäjälle.
Muutos on tervetullut erityisesti niille, jotka eivät ole ERPin "raskaita pääkäyttäjiä".
Ei siis tarvitse enää muistaa valikkoa, josta tietty toiminnallisuus tai kysely löytyy. Ei tarvitse myöskään muistaa, millä tavalla kysely pitää kirjoittaa, jotta sillä saa halutut tiedot esille. Tietoa hakiessa voi kysyä koneelta samalla tavalla kuin kysyisit ihmiseltä. Tämä on meille kaikille paljon toimivampi ”käyttöliittymä” kuin se ERPin perinteinen käyttöliittymä.
Merkittävimmät hyödyt ovat jo näköpiirissä
Seuraavissa vaiheissa – ehkä jo piankin – toiminnallisuudet laajenevat siten, että chatia voi käyttää myös ERPin ulkopuolella. Jos kontaktoit kollegoita Teamsissä, samalla tavalla voisit jutella ERPin kanssa Teamsin kautta. Kyselyiden lisäksi AI-pohjainen chat tulee jatkossa ohjaamaan käyttöämme tekemällä ehdotuksia, esim. “Haluatko luoda ostotilauksen tästä?” tai “Tämä lasku näyttää poikkeavalta – tarkistatko sen?”.
Kun kuvaan tulevat myös AI-agentin kyvykkyydet, chat pystyy tiedon tuottamisen lisäksi tekemään toimenpiteitä ja toteuttamaan pidempiä työnkulkuja. Esimerkiksi “Laadi raportti alueen x erääntyneistä laskuista ja lähetä se aluepäällikölle”. Ja jos AI:n yhdistää useampaan järjestelmään, kuten ERPin lisäksi CRM:ään, se voi koota yhteen tiedon, joka muuten vaatisi kirjautumisia useisiin järjestelmiin ja monia erillisä tiedonhakuja.
Copilotin käytön hyödyt verrattuna perinteiseen käyttöliittymään
| 1. Helppous ja saavutettavuus |
|
| 2. Nopeampi tiedonsaanti |
|
| 3. Ennakoitavuus ja suositukset |
|
| 4. Integroitu analytiikka |
|
| 5. Työn tehostuminen |
|
Ketkä hyötyvät eniten chat-pohjaisesta ERP-käytöstä?
ERPin käyttäminen chatin kautta helpottaisi monien eri roolien työtä. Muutos on tervetullut erityisesti niille, jotka eivät ole ERPin “raskaita pääkäyttäjiä”.
| 1. Johto ja esihenkilöt |
|
| 2. Controllerit ja talousanalyytikot |
|
| 3. Myynti- ja asiakaspalvelu |
|
| 4. Hankinta ja varastonhallinta |
|
| 5. HR- ja henkilöstöpalvelut (jos ERP sisältää tunti- tai HR-dataa) |
|
| 6. Satunnaiset ERP-käyttäjät |
|
AI-pohjainen chat ERP-käyttöliittymänä on keskusteleva, älykäs ja ennakoiva käyttöliittymä, joka tekee ERPistä paljon käyttäjäystävällisemmän, nopeamman ja hyödyllisemmän verrattuna perinteiseen valikko- ja raporttipohjaiseen käyttöön. Perinteiset ERP-asiantuntijat (pääkäyttäjät, taloushallinnon ydintiimi) hyötyvät vähemmän – he osaavat jo järjestelmän. Mutta organisaation laaja käyttäjäkunta saa valtavan hyödyn.
Sanna Kaarlejärvi
Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Hän on myös yksi Efiman perustajista. Sanna on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.