Energiaa ja raportteja

Energia on siitä mielenkiintoinen tuote, että me kaikki tarvitsemme sitä.

Olen viime aikoina saanut työskennellä useiden energia-alalla toimivien konsernien parissa. Ala on mielenkiintoinen, ja olen oppinut paljon.

Infrastruktuurin monopolin rinnalla energiayhtiöt kilpailevat meistä asiakkaista paitsi hinnalla, myös laajalla tuotepaletilla ja energian käyttöämme tukevilla sähköisillä palveluilla. Omat arvomme vaikuttavat energian ostamiseemme. Sähköyhtiöiden välinen kilpailu on saanut ne panostamaan tuotteistukseen ja erityisesti sähköiseen asiakaspalveluun.

Toinen erityispiirre on alan vahva regulaatio. Energiayhtiöillä on monimutkainen sidosryhmäverkosto, jolle sen tulee raportoida toiminnastaan. Alalla toimiminen edellyttää isoja investointeja, mutta tarjoaa mahdollisuuden melko vakaaseen tuottoon. Hyvin usein energia-alan toimijat ovatkin ainakin osin kunnallisesti omistettuja, ja kansalaisena minuakin kiinnostaa, että vahvasti reguloidulla toimialalla toimitaan pitkäjänteisesti ja tehokkaasti. Viime kuukausina olen nähnyt useamman energiayhtiön tehokkuusloikan juuri raportointipuolella.

Jotta energiayhtiö pärjää reguloidussa maailmassaan, sen täytyy pystyä keräämään tarkkaa informaatiota eri prosesseistaan. Näitä tietoja pitää sitten yhdistellä eri sidosryhmille, esimerkiksi viranomaisille ja omistajille – viime kädessä meille kuntien ja kaupunkien asukkaille. Tämän voi tehdä tehokkaasti vain, mikäli yrityksen prosessit on tarkasti suunniteltu ja dokumentoitu sekä prosessien kontrollipisteitä oikeasti tarkkaillaan.

Energiayhtiöissä, kuten muissakin yrityksissä, kannattaa kehittää prosesseja ─ niiden virtaviivaisuutta, tehokkuutta, tarkkuutta ja kontrolloitavuutta. Ja kun prosessit on dokumentoitu, ne voidaan mallintaa tietojärjestelmiin. Ikävä tosiasia on se, että tietojärjestelmiä yleensä vaaditaan useita, jotta kaikki tarpeet saadaan täytettyä. Yrityksen omat järjestelmät pitää lisäksi kytkeä moniin eri sidosryhmien järjestelmiin, jotta prosessit olisivat tehokkaita ja mahdollisimman automaattisia. Lisäksi energia-alalla on erityisiä tarpeita jo pelkästään taloushallinnossa, mikä edellyttää järjestelmäpäätösten tekemisessä suurta tarkkuutta.

Kun yritys kehittää toimintaansa, sen täytyy nähdä nykytilanne sekä pystyä seuraamaan kehittymistään. Tämä tarkoittaa tietojen yhdistelyä eri osista organisaatiota ja organisaation ulkopuolelta, ja kerätyn tiedon esittämistä mahdollisimman selkeästi ja yksiselitteisesti. Tyypillinen tilanne on se, että suurinpiirtein tiedetään, missä tietoa olisi. Eri puolilla makaavan datan yhdistely on kuitenkin hankalaa. Silti se pitäisi saada nopeasti sellaiseen muotoon, että sen perusteella pystyy tekemään liiketoimintaa ohjaavia ja kehittäviä päätöksiä.

Joskus tällainen kehittäminen saattaa tuntua jopa mahdottomalta. Mutta on ensiarvoisen tärkeää, että tämä hankalaltakin tuntuva työ tehdään, koska se paitsi säästää aikaa erinäisten raportointivelvollisuuksien täyttämisessä, myös auttaa ohjaamaan yritystä oikeaan suuntaan ja näin palvelemaan toivottavasti kasvavaa asiakasmäärää paremmin ja paremmin.

Raporttien tekeminen kun ei sinällään tuota lisäarvoa, vasta tuotosten analysointi voi sitä tehdä. Läpinäkyvyys on aina sidosryhmien intressissä. Energiayhtiöiden kohdalla se koskee meitä kaikkia.

Kuva: CC Nelumadau