Meidän ihmisten on vaikea luopua tutusta ja turvallisesta. Siitähän tietojärjestelmän vaihdoksessakin on kyse – ei niinkään uuden järjestelmän vastustamisesta. Miten vanhasta luopumisen tuskaa voisi helpottaa?
Helposti sujuva muutos syntyy oivalluksesta, että muutosta tarvitaan. Siksi hyvä pohjatyö ja ihmisten osallistaminen jo ennen järjestelmän vaihdosta on tärkeää. Kun järjestelmien käyttäjien ääni on näkynyt jo tarjouspyynnössä ja toimittajan valinnassa, on perusta kunnossa. Muutosta kohti lähdetään yhdessä – tavoittelemaan parannusta nykytilaan.
Mutta kun arki koittaa ja muutosvastarinta iskee, sen kestoa ja syvyyttä voidaan lieventää tehokkaalla viestinnällä ja johtamisella:
1. Se paljon puhuttu johdon tuki
Muutosjohtaminen projektissa ei ole koskaan yhden henkilön, kuten projektipäällikön asia (vielä vähemmän, jos projektipäällikkö on ulkoa ostettu palvelu). Omat ihmiset ovat parhaita muutosjohtajia. Jokaisen projektissa toimivan henkilön on hyvä hahmottaa oma roolinsa myös muutoksen läpiviejänä. Esimerkiksi pääkäyttäjä tukee loppukäyttäjiä sujuvassa vaihdoksessa.
Kliseinen johdon tuki on oleellinen osa muutosjohtamista, mutta se on muutakin kuin ylimmän johdon kauniita puheita projektin alussa. Johdon tuki näkyy seuraavissa asioissa:
- Päättävässä asemassa olevat henkilöt osallistuvat aktiivisesti projektin tehtävien tekemiseen.
- Työpajoissa johto ja muutosagentit ohjaavat keskustelua oikeaan suuntaan, muutoksen tavoitteiden mukaisesti.
- Johto sietää painetta, mikä syntyy vastustuksesta ja ohjaa vastustavia henkilöitä muutoksen kannalle.
- Uskalletaan puuttua negatiivisiin viesteihin.
Avainhenkilöt siis ovat muutosagentteja – muutoksen puolestapuhujia – ja pyrkivät aktiivisesti suuntaamaan asenteita uuden – siis muutoksen – puolelle. Ja he tekevät tätä, vaikka itsekin olisivat ajoittain muutosta vastaan.
2. Viestejä joka suuntaan
Viestintäsuunnitelman tekeminen on osa muutosjohtamista. Se on työkalu, jolla tärkeät päätökset ja linjaukset saadaan vietyä organisaatioon (niin projektin sisällä kuin sen ulkopuolellakin), ja suunnitelma elää ja päivittyy matkan varrella.
Tehokas viestintä kulkee joka suuntaan – ylhäältä alas – alhaalta ylös – ja sivusuunnassa. Myönteinen, muutosta ja sen hyväksymistä tukeva viesti näkyy läpi projektin, ja sitä on toistetaan aina uudelleen ja uudelleen. On myös hyvä muistaa, että negatiivinen ja uutta vastustava viesti ylhäältä alaspäin saa muutosvastarinnan kasvamaan eksponentiaalisti!
3. Läpimurto oikealla tekemisellä
Koulutus ja testaus ovat parhaita apuja järjestelmämuutoksen hyväksymisessä. Koulutuksessa päästään käsiksi uuteen ja tulevaan ”hands on”, testauksessa jo sitten ihan ”kyynärpäitä myöten saveen”. Usein järjestelmästä testataan vain tekninen toimivuus. Se ei riitä muutoksen tukemiseen. Sen sijaan monipuoliset arjen työstä tunnistetut käyttötapaukset auttavat testaamaan sitä oikeaa tekemistä, ei vain tekniikkaa, ja tämä auttaa hyväksymään muutoksen omassa arjessa.
Lopuksi on hyvä muistaa, että eri organisaatiot tarvitsevat erilaista muutosjohtamista. Ei voida tietää etukäteen, miten paljon muutosjohtamista tarvitaan, ja miten sitä tulisi edistää tietyssä toimintaympäristössä.
Valmista kaavaa ei ole, vaikka työkaluja löytyykin, vaan tarvitaan tilannetajua ja herkkyyttä puuttua ehkä piileviinkin ongelmiin.
Kuva: CC Felix Burton
Kati Kolehmainen
Kati Kolehmainen on Efiman projektitoiminnan vetäjä. Hän uskoo, että tietojärjestelmien käyttöönottojen laatu paranee vain, jos asiakkaat heräävät vaatimaan enemmän ja parempaa.