Oman ajan ja fokuksen panostus ERP-projektiin kannatti

Case Senaatti

Senaatti
Digiaikana mitään liiketoiminnan kehitystä ei voi tehdä ilman talouden ja ICT:n vahvaa panosta ja yhteistyötä.

Mikko Ahola, talousjohtaja ja Jussi Hirvelä, tietohallintojohtaja, Senaatti-kiinteistöt

Kiinteistöjen vuokraajasta palveluorganisaatioksi

Senaatti-kiinteistöt on perinteikäs julkisten tilojen hallinnoija, jonka toiminta ulottuu yli 200 vuoden päähän. Talousjohtaja Mikko Aholan esimerkki on Turun Akatemiatalo, jonka valtio rakennutti 1800-luvun alussa ja viimeksi pari vuotta sitten remontoi vastaamaan Turun hovioikeuden nykytarpeita. Ahola ja tietohallintojohtaja Jussi Hirvelä kertovat Senaatti-kiinteistöjen 200 ensimmäisen toimintavuoden olleenkin perinteistä kiinteistöomistamista ja vuokrausta. Nyt yhtiö on muutoksessa kohti palveluorganisaatiota, joka myy toimitilaa palveluna. Muutos on vaikuttanut moneen, eikä vähiten talous- ja tietohallintoon.

Senaatin toiminta koostuu erilaisista toiminnoista rakennushankkeista vuokraukseen ja ylläpitoon sekä laajaan tarjontaan toimitilapalveluista. Kullakin on erityispiirteensä, jotka asettavat vaatimuksia taloushallinnolle – esimerkkeinä investointilaskelmat, sisäinen laskenta ja ALV-laskenta. Lisäksi Senaatti on ulkoistanut yli 90% työstään. Yli 4000 ihmistä työllistävän toimittajaverkoston tehokas johtaminen on menestyksen edellytys ja siksi hankinnoista tarvitaan ajantasaista tietoa.

Talous ja ICT tukemassa liiketoimintaa

Senaatti-kiinteistöt hankki muuttuvan toimintansa tueksi uuden taloushallinnon ERP-järjestelmän. Hankinta ja muutos toteutettiin huolella ja tiiviillä liiketoiminnan, taloushallinnon ja tietohallinnon yhteistyöllä. ”Digitalisaatio on tehnyt sen, että mitään liiketoiminnan kehitystä ei voi tehdä ilman talouden ja ICT:n vahvaa panosta”, väittää tietohallintojohtaja Hirvelä. Raportointi on hänestä aivan avainasemassa. Liiketoiminta ei halua tietää, mitä raportointijärjestelmissä on pellin alla, mutta tulokset kiinnostavat.

Senaatissa tehtiin paljon pohjatyötä ennen ERP-projektia. Määrittelyyn ei lähdetty suinpäin nykytilanteen pohjalta, vaan esimerkiksi raportointirakenteita muutettiin paljon. Muuttuva toiminta toi myös uusia vaatimuksia. Erilaiset aikaperspektiivit ovat osa toiminnan johtamista, lähtien jo mainitusta historiallisen rakennuksen pitkäaikaisesta ylläpidosta aina tuntitason energiankulutuksen seurantaan. Vaatimukset järjestelmille ovat siis kovat.

Aholan mukaan ERP-projektiin lähdettäessä prosesseja pitää pystyä muuttamaan, ettei järjestelmää lähdetä räätälöimään niin, että ylläpidettävyys kärsii. ”Jumppasimme määrittelyä monta kuukautta ja pyrimme siihen, ettemme speksaa ’miten’, vaan ’mitä’”. Näin syntyi toimittajan ja asiakkaan yhteinen näkemys.

Aikataulussa ja budjetissa pysynyt ERP-projekti

”ERP-projektit ovat aina riskiprojekteja, ja tapoja ajaa kiville on monia”, sanoo tietohallintojohtaja Hirvelä. ”Me panostimme jo kilpailutukseen ja varmistimme, että siitä tulee ulos päätös, jolla päästään tavoiteltuun maaliin. Syynäsimme myös tarkasti tarjouksissa olleita CV:itä, koska yritykset eivät tee järjestelmiä vaan ihmiset”, hän jatkaa.

Projekti onnistui ja toteutui aikataulussaan ja budjetissaan. Hirvelän mukaan projekti oli parhaita, joissa hän on vuosien mittaan ollut mukana. ”Pidimme aikataulusta tiukasti kiinni. Muutospyyntöjen käsittelyssä kysyttiin aina, vaikuttaako asia aikatauluun, koska jos aikataulu venyy, kärsivät myös laatu, ja kustannukset nousevat. Ohjausryhmään olimme hyvin tyytyväisiä – se ei ollut vain kumileimasin, vaan otti painetta pois projektilta perehtymällä huolella muutospyyntöihin ja tekemällä ketterästi päätöksiä.”

Kuten aina, luntakin tuli välillä tupaan, mutta Aholan mukaan projektitiimi keräisi aina itsensä ja säilytti fokuksensa. Yhteistyön henki oli hyvä läpi projektin.

Anna projektille resurssit ja johda muutosta

Efiman mielestä yksi tärkeimmistä syistä projektin onnistumisessa oli Senaatin vahva panostus sisäiseen resursointiinsa ja muutosjohtamiseen. Hirvelä ja Ahola ovat samoilla linjoilla. ”Sanoin jo aluksi, ettei tähän kannata lähteä, jollemme resursoi projektia kunnolla”, Hirvelä kertoo. ”Palkkasimme erinomaisen projektipäällikön ja saimme kokeneen taloushallinto-osaajan täysipäiväiseksi tekijäksi mukaan. On viisasta antaa ihmisille mahdollisuus panostaa projektiin. Meille projektitalona tämä on tietysti selvää, mutta se todella on onnistumisen edellytys”, Ahola sanoo.

Toinen panostuskohde oli muutosjohtaminen. Ahola kertoo: ”Ihmiset olivat saattaneet tehdä töitä korvattavalla tietojärjestelmällä lähes koko työuransa, joten vaati paljon saada heidät mukaan muutokseen. Panostimme koulutuksiin. Projektipäällikkö teki paljon ”vierihoitoa”, keskinäistä auttamista oli, ja Efimalta myös ostimme koulutusta ja tukea. Käyttäjämme ovat tyytyväisiä.”

Kumppanin pitää haastaa

Kun parivaljakolta kysytään, minkälainen on hyvä kumppanuus, ei vastausta tarvitse odottaa. Senaatti käyttää paljon kumppaneita, ja heidän pitää tuoda osaamista pöytään. Hirvelä kertoo pitävänsä jokaiselle uudelle kumppanille puheen, jossa vaatii haastamaan. ”Me haluamme tietää, mitä kumppani tekisi toisin. ERP-projektimme aikana kysyimme usein Efimalta, onko muutospyyntö järkevä, vai ammummeko itseämme jalkaan, jos vaadimme räätälöintiä. Saimme matkan varrella paljon apua prosessien kehittämiseen”, hän päättää.

Efiman palvelut
Hyödyt
  • Aikataulussa ja budjetissa pysynyt ERP-projekti
  • Nykyliiketoimintaa tukeva järjestelmä
  • Toimiva raportointi
  • Tyytyväiset käyttäjät

Senaatti

Senaatti-kiinteistöt on valtionhallinnon työympäristökumppani ja toimitila-asiantuntija. Senaatti on uusien työnteon tapojen ja työympäristöjen suunnannäyttäjä. Sen monialaiset ammattilaiset huolehtivat valtion kiinteistövarallisuudesta ja sen tehokkaasta käytöstä. Senaatti vastaa myös valtiolle tarpeettomien kiinteistöjen myynneistä ja kehittämisestä. Vastuullisuus on keskeinen osa Senaatin kaikkea toimintaa.
www.senaatti.fi