Taloushallinto on perinteisesti ala, jossa tehdään huolellisia suunnitelmia, vaalitaan hyväksi todettuja toimintatapoja (jopa liiankin pitkään) ja uudistutaan hitaasti. Liiketoiminta ympärillä kuitenkin muuttuu kiihtyvään tahtiin ja peräänkuuluttaa taloushallinnolta ketteryyttä ja joustavuutta muutoksen tukemiseksi.
Perinteisillä, huolellisesti suunnitelluilla muutosprojekteilla on edelleen oma sijansa, etenkin kun on tarve tehdä kerralla isoja muutoksia esimerkiksi liittyen yritysjärjestelyihin tai ydinjärjestelmien uusimiseen. Näiden lisäksi meidän pitäisi oppia hyödyntämään myös ketterää, nopeaa kehitystä kokeilemisen ja kokeiluista oppimisen kautta.
Ketterä kokeilu karkottaa kankeuden
Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly nähdään vallankumouksellisina teknologioina, jotka nopeuttavat taloushallinnon kehitystä. Samalla ne pakottavat meidät oppimaan ketteriä kehitysmenetelmiä.
Kun teknologia on uusi eikä sen hyödyntämisestä ole olemassa laajaa kokemusta, käyttöönottoa ei voida tehdä perinteisin menetelmin. Oppi uudesta teknologiasta syntyy sitä käyttöönotettaessa. Jos käyttöönotto tehdään isolla kokonaisuudella ja pitkällä projektilla, projektin päätteeksi voidaan joutua toteamaan, että lopputulos ei toiminut, ja työ pitää aloittaa alusta. Hyödyt viivästyvät.
Sen sijaan kokeilemalla, pieni osa-alue kerrallaan, saadaan nopeita tuloksia, ja oletukset tulevat testattua ripeästi. Mikäli kokeilu epäonnistuu, siitä opitaan, ja seuraava nopea kokeilu onnistuu suuremmalla todennäköisyydellä. Mikäli onnistutaan, hyötyjä aletaan saada heti. Tällöinkin saadut opit parantavat seuraavan kokeilun lopputuloksen laatua.
Samantyyppistä kokeilevaa kehitystä voi hyödyntää myös prosessien ja organisoinnin kehityksessä. Mikäli pohdinnassa on uusi toimintatapa, mutta varmuutta sen toimimisesta ei ole, sitä voidaan kokeilla ensin pienellä otoksella tai porukalla. Jos toimintatapa todetaan toimivaksi, on helpompi saada myytyä se muullekin organisaatiolle, kun samalla voidaan jakaa kokemukset onnistuneesta kokeilusta. Jos kokeilu ei toiminut, voidaan palata vanhaan eikä suurin osa organisaatiosta havainnut mitään häiriötä työssään.
Automaation ja teknologioiden kehitys tulee vaikuttamaan laajasti myös toimintatapoihin ja organisointiin. Järjestelmät automatisoivat talouden rutiinitoimintoja mahdollistaen talousosastolla lisäpalveluiden tuottamisen muulle organisaatiolle. Toisaalta teknologioiden kehitys mahdollistaa organisaation hoitavan itsepalveluna sellaisia tehtäviä, joita aiemmin tuotti talousosasto. Uudenlaisten talouspalveluiden kehityksessä kannattaakin pitää mielessä kokeilujen kautta eteneminen.
Päätön puuhastelu ei kuitenkaan kuulu kokeilukulttuuriin
Kokeileminen ei saa kuitenkaan tarkoittaa sitä, että sitä tehdään hallitsemattomasti. Kehittämisen pitäisi aina liittyä organisaation ja toiminnon tavoitteisiin, ja siitä pitäisi tunnistaa odotettavissa olevia hyötyjä.
Kehitystä tulee johtaa. Jos hyötyjä ei tunnisteta eikä muutos ole ulkoa pakotettu, ei kehitykseen todennäköisesti kannata panostaa. Vaikka kehitystä tehtäisiin kokeillen ja ketterästi, se vaatii panostusta ainakin ajankäytöllisesti. Aika on usein kortilla, ja jos kehitysideoita on tunnistettu useita, niitä tulee priorisoida. Priorisoinnin perusteena ovat odotettavissa olevat hyödyt.
Jotta voitaisiin todentaa, että kehitystoimenpide johti odotetun hyödyn toteutumiseen, sen tulee olla mitattavissa ja mittarin todennettavissa. Lähtötilanteessa mittari tunnistetaan ja nykytila mitataan. Muutoksen jälkeen saman mittarin avulla todennetaan, saavutettiinko haluttu muutos. Kokeilun ja kehityksen hyötyjen täysimääräinen ulosmittaus tarkoittaa myös sitä, että opit jaetaan. Näin tuetaan myös muun organisaation oppimista ja kehittymistä.
Perinteisiä kehitysprojekteja pystytään kerrallaan toteuttamaan yleensä yksi tai enintään muutama kerrallaan. Ketterä kehitys mahdollistaa jatkuvan kehityksen läpivientiä useammalla osa-alueella samanaikaisesti – ja siten nopeampia hyötyjä. Nopeista hyödyistä saadaan motivaatiota kehittää lisää.
Taloushallinnon kehityksessä kannattaa siis jatkossa pohtia tavoitteiden ja menetelmien ohessa myös kehittämisen toimintamalleja. Ketterällä, kokeilevalla kehityksellä tulee olemaan paikkansa taloushallinnossa perinteisen kehityksen rinnalla.
Sanna Kaarlejärvi
Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Hän on myös yksi Efiman perustajista. Sanna on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.