29.08.2021 | Inlook Group tuntee suomalaisen sisärakentamisen kuin omat taskunsa. Viime aikoina tutuksi on tullut myös toisenlainen rakennushanke: uuden pilvipohjaisen ERP-järjestelmän rakentaminen vanhan paikallisen ERP-järjestelmän tilalle. Efiman urakoitsijakseen valinneen Inlook Groupin hankintajohtaja, Antti Metsola, jakaa kuulumisiaan kentältä ja kertoo, mitä organisaation raskaimman tietojärjestelmän siirtäminen konesalista pilveen on jo opettanut.
Vastoin totuttuja tapojani toukokuisena tiistaiaamuna löysin itseni Efiman ajankohtaisaamupäivän, Toiminnanohjauksen pilviaamun, puhujan penkistä. Mukana oli toiminnanohjauksen ja pilvisiirtymän asiantuntijoita sekä yli satapäinen katsojakaarti.
Puhetta irtosi, mutta ei asiantuntijan, eikä konsultin meriitein. Vaan ERP-projektin keskellä ahertavan hankintajohtajan sanoin ja kokemuksin. Meillä Inlook Groupilla oli ollut jo pitkään käytössä vahvasti tarpeisiimme räätälöity, paikallinen Microsoft AX 2012 -toiminnanohjausjärjestelmä, kun muutama vuosi sitten saimme kuulla sen järjestelmätuen päättymisestä. Eteemme aukeni vaihtoehtojen valtava valikoima – ja kuten moni muukin, myös me päätimme heittää hyvästit lippulappusille ja siirtää toiminnanohjauksemme pilveen. Uudeksi järjestelmäksi valikoitui Microsoftin Dynamics 365 -pilvi-ERP ja kumppaniksemme Efima.
Toiminnanohjauksen siirtäminen pilveen ei ollut meille itseisarvo, vaan työkalu toimintamme kehittämiseen.
Vaikka taival on vielä aluillaan ja uusi pilviratkaisu otetaan käyttöön vasta ensi vuonna, matka on jo opettanut. Näistä opeista kerroin myös Toiminnanohjauksen pilviaamussa, ja tärkeimmät koostin vielä vinkkivitoseksi muillekin matkaa tekeville tai sellaista suunnitteleville.
1. Mene liiketoiminta edellä pilveen!
Toiminnanohjausjärjestelmä on usein yrityksen jykevin ja samalla tärkein tietojärjestelmä, ja siihen liittyvät päätökset ovat painavia. Näiden päätösten edessä on huojentavaa, jos mielessä on tavoitteita ja periaatteita, joihin päätöksenteon hetkellä voi nojata. Meillä niitä oli uutta ERP-järjestelmää ja sen toimittajaa valitessa useita – kaikki johdettuna liiketoimintamme tavoitteista.
Projektimme käynnistyessä, vuonna 2019, liiketoimintaamme oli kehitetty harppauksin, ja samaa kehitystä odotettiin myös toiminnanohjaukselta. Haluttiin automatisoida prosesseja, luoda yhtenäisempiä toimintamalleja, vähentää henkilöriippuvuutta, tehostaa varastotoimintoja, tehdä toiminnanohjauksesta käyttäjäystävällisempää – muutamia tavoitteita mainitakseni.
Ilokseni sain Toiminnanohjauksen pilviaamussa aiheen oikeilta asiantuntijoilta kuulla, että lähestymistapamme oli ollut aivan oikea. Toiminnanohjauksen siirtäminen pilveen ei ollut meille itseisarvo, vaan työkalu toimintamme kehittämiseen. Ja erityisesti projektin alussa tekemämme painavat päätökset järjestelmään ja sen toimittajaan liittyen tehtiin tämä ajatus mielessä pitäen. Tehtyjen päätösten takana on helppo seistä vielä vuosia myöhemminkin, kun ne alun perinkin tehtiin kestävästi.
2. Pilvisiirtymä ei tapahdu sormia napsauttamalla – varaa siihen aikaa ja resursseja.
Jokainen ERP-projektin parissa työskentelevä huomaa ennemmin tai myöhemmin, että muu liiketoiminta ei pysähdy projektin ajaksi. Arki rullaa, halusi tai ei. Tästä syystä projektin perusteellisen suunnittelun, aikataulutuksen ja resursoinnin roolia on mahdotonta ylikorostaa. Oma ERP-projektimme suunnittelu käynnistyi syksyllä 2019. Varsinainen käyttöönotto aloitettiin prosessimäärittelyillä keväällä 2021, ja uuden pilviratkaisun käyttöönotto häämöttää edessä ensi keväänä. Suunnittelu kannattaa siis aloittaa ajoissa, eikä hyvää kannata odottaa hoppuillen.
Kaikki lähtee huolellisesti laaditusta aikataulusta, joka on realistinen ja toteutettavissa. Aikaa on varattava sille, että aikataulusiirtymiä ja viiveitä tulee väistämättäkin vastaan. On parempi olla aikaa asioiden uudelleen harkitsemiseen, kuin katua hätäisesti tehtyjä ratkaisuja vuosia myöhemmin.
Kun suunnittelutyö on tehty, alkaa arkinen ahertaminen. Ja projektin eteen ahertavia on hyvä olla mukana jonoksi asti. Olemme tehneet omassa hankkeessamme paljon työtä ihmisten sitouttamiseksi ja myös huolehtineet siitä, että projektiin sitoutuneilla on oikeasti aikaa projektin edistämiseen. Tätä hanketta ei voi vetää läpi vasemmalla kädellä. Sydän ja aivot pitää molemmat olla mukana projektissa.
3. Avain onnistumiseen – ja epäonnistumiseen – on ihmisissä.
Kun sanoimme pilvipohjaiselle ERP-ratkaisulle kyllä, sanoimme kyllä myös muutokselle. Laajalle joukolle skaalautuvat ERP-pilviratkaisut eivät ole yhtä lailla suopeita räätälöinneille kuin perinteiset, paikalliset ERP-järjestelmät, joihin meillä oli totuttu. Tästä syystä pilviratkaisuun päätyessämme jouduimme ennemmin mukautumaan ratkaisun vaateisiin, kuin räätälöimään ratkaisua meidän totuttuihin tapoihimme. Pilviratkaisun mukanaan tuomat modernit toimintatavat ja prosessit otetaan tietenkin ilolla vastaan. Muutos sen sijaan – se on toinen asia.
Ymmärrys siitä, että ERP-projektissa ja pilvisiirtymässä on teknologiamuutoksen lisäksi kyse myös muutoksesta ihmisten arjessa, on ollut meille äärettömän tärkeää. Projektiin on alusta asti haluttu ottaa mukaan laaja joukko ihmisiä – sekä alueellisesti että funktionaalisesti. Emme ole halunneet synnyttää sellaista mielikuvaa, että kyseessä olisi vain Helsingin herrojen ja rouvien -projekti, sillä sitä se ei ole. ERP-ratkaisumme uudistaminen koskettaa koko organisaatiota, ja siksi asioita tehdään yhdessä lukuisissa työ- ja projektiryhmissä.
Oman organisaation väen lisäksi keskeistä on ollut myös löytää oikea kumppani ja ihmiset heidän taholtaan viemään hanketta kanssamme eteenpäin.
Positiivisen muutoksen edistämisen kannalta meille on ollut erityisen tärkeää löytää ja tunnistaa ne organisaation muutosinnokkaat ja priimusmoottorit, jotka omalla tekemisellään ja viestinnällään ajavat muutosta eteenpäin ja saavat muutkin innostumaan. ”Ennen kaikki oli paremmin”, vaikeroivia vastarannan kiiskiä pelmahtaa esiin etsimättäkin.
Oman organisaation väen lisäksi keskeistä on ollut myös löytää oikea kumppani ja ihmiset heidän taholtaan viemään hanketta kanssamme eteenpäin. ERP-toimittajan kanssa yhteistyön on oltava avointa ja eteenpäin vievää, ja toimittajan valintavaiheessa on varmistettava riittävät resurssit ja ammattitaito näin suuren projektin läpiviemiseen. Tätäkään päätöstä ei meillä tehty kevyin perustein.
4. Positiivista muutosta on mukavampi edistää.
Positiivinen muutos otetaan vastaan paremmin kuin muutos. Kun edessämme oli väistämättäkin vanhan ERP-järjestelmän tuen päättymisen myötä vanhasta luopumista, tarjoutui meille samalla mahdollisuus luoda uutta ja tehdä asiat paremmin kuin ennen. Ja jos muutos tuo mukanaan paljon hyvää ja toivottua, ehkei se tunnukaan enää niin pelottavalta.
Jo ERP-projektimme suunnitteluvaiheessa toteutimme laajan käyttäjäkyselyn, josta saimme syötteitä siitä, minkälaista muutosta organisaatiossamme halutaan edistää. Minkälaisia haasteita nykyjärjestelmän käytössä oli ollut, ja miten uuden järjestelmän haluttiin toimivan.
Käyttäjäystävällisyys lienee päivän sana kaikissa tietojärjestelmissä, ja saman vahvisti myös meidän kyselytuloksemme. Moderni pilvi-ERP mahdollistaa järjestelmän käytön missä ja milloin tahansa – ja se jos mikä oli kenttätyötä tekeville sisärakentamisen mestareille toivottu muutos. Tähän päivään asti paikallinen ERP-järjestelmämme oli vaatinut työmaatoimistolla ravaamista ja läppärin kannen avaamista.
Pilvipohjaisen ERP-ratkaisun mobiilikäytön mahdollisuuksiin tartuttiin siis meillä välittömästi. Olemme parhaillamme ottamassa käyttöön kahta uutta, ERP-järjestelmään integroitua mobiilisovellusta volyymiprosesseihimme: Dooap-sovelluksen ostolaskujen käsittelyyn ja Power Apps -teknologiaan pohjautuvan Varasto Appin varastotilauksiin. Jälkimmäistä on jo testattu käytännössä nykyisen ERP-ratkaisumme kyljessä, ja peukkua on näytetty. Sovelluksen käyttöliittymään on otettu ERP-järjestelmästä vain ja ainoastaan tarpeelliset toiminnallisuudet, ja käyttö työmaalta tai auton takapenkiltä käsin on sujuvaa. Paluuta monimutkaisiin softiin ja toimistolla ravaamiseen ei enää ole, eikä kukaan varmaan vanhaan haikailekaan.
5. Johdon tuki on muutakin kuin tsemppimeili kerran kuussa.
Johdon tukea korostetaan todennäköisesti jokaisessa ERP-projektioppaassa. Ja totta se on – johto on ERP-projektin tärkein sponsori, ja onnistuneessa ERP-projektissa kaikki vastuu ei valu projektiryhmän harteille. Mutta mitä johdon tuella sitten tarkoitetaan?
Paljon muutakin kuin tsemppimeilejä ja kauniita sanoja, vaikka niillekin on paikkansa. Sitoutumista projektiin, näkymistä arjessa, viestimistä avoimesti, tavoitteiden kirkastamista ja vastuun välittämistä liiketoiminnan vetovastuullisille. Jotta koko organisaatio saadaan todella toimimaan uusien käytäntöjen mukaisesti ja tukemaan niitä. Inlook Groupin konsernin johtoryhmässä ja projektin ohjausryhmässä aihe on ollut pöydällä paljon, eikä yksikään käyty keskustelu ole mennyt hukkaan.
Pää poissa pilvistä, realistisesti projektiimme suhtautuen suuntaamme nyt Inlook Groupilla kohti ensi vuoden pilvisiirtymää. Oivalluksia on selvästi karttunut mukaan jo monia, ja tulevina vuosina niitä kertyy varmasti repullinen lisää – toivottavasti tähänastisista on hyötyä muillekin.
Antti Metsola
Asiakkaamme Inlook Groupin hankintajohtaja, Antti Metsola, on vahvan ja monipuolisen kokemuksen omaava hankinnan ja IT:n ammattilainen. Antti toivoo, että hankinta ja tietotekniikka nähtäisiin lisäarvon tuojina ja mahdollistajina, eikä pelkkänä säästöpotentiaalina tai välttämättömänä pahana.