24.11.2022 | Lähetyslistojen, pakkausluetteloiden ja rahtikirjojen sähköistyessä tavaratoimituksien tiedot ovat siirtyneet ERP-järjestelmien uumeniin, eivätkä ne ole enää yhtä helposti varastotyöntekijän löydettävissä kuin ”ennen vanhaan”. Ratkaisukonsulttimme Erno Leppänen ilahtui Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Managementin varastonhallinnon mobiilisovelluksen uudesta toiminnallisuudesta, jonka avulla varastotyöntekijä voi etsiä tavaratoimitusta koskevat tiedot kätevästi mobiilisovelluksesta käsin.
Tavaratoimituksien tiedot kateissa?
”Ennen oli kaikki paremmin”, saattaa moni varastotyöntekijä tuumata. Digitalisaatiolla on ollut vaikutuksensa myös varastotyöntekijän arkeen: aiemmin lähetyslistat, pakkausluettelot ja rahtikirjat saapuivat tavaratoimitusten mukana paperisina dokumentteina. Näistä lippulappusista varastotyöntekijän oli helppo skannata tavaratoimituksen vastaanottoon tarvittavat tiedot, kuten tilausnumerot ja tuotenimikkeet, suoraan varastonhallinnan käsipäätteeseen.
Varastonhallinnon mobiilisovellus eli niin sanottu käsipääte on varastotyöntekijän tärkein työkalu, jolla hoidetaan niin tilausten keräilyt ja vastaanotot, varaston sisälogistiikan tehtävät kuin inventoinnitkin.
Sittemmin paperin käyttö on vähentynyt merkittävästi, dokumentit ovat sähköistyneet ja tavaratoimituksien tiedot löytyvät nyt sähköisenä ”jostakin” – joskus sähköpostien seasta, toisinaan tilauksen liitteistä, tyypillisimmin ERP-järjestelmän uumenista. Dokumenttien sähköistyminen on siis varastotyöntekijän näkökulmasta johtanut tilanteeseen, jossa tiedosta on tullut entistä pirstaloituneempaa, ja vastaanottaakseen paperittoman toimituksen, varastotyöntekijä joutuu tänä päivänä etsiytymään varastolta tietokoneen ääreen, tonkimaan toimituksen tietoja ERP-järjestelmän syövereistä ja kirjaamaan tiedot manuaalisesti käsipäätteeseen. Lopputuloksena on enemmän viivettä ja virhekirjauksia – mikä lopulta heijastuu muuhunkin liiketoimintaan.
Microsoft ymmärsi varastotyöntekijöiden tuskan – Jatkossa varastotyöntekijä löytää puutteelliset tiedot varastonhallinnan mobiilisovelluksesta
Tämän ratkaisukonsultin ja monien asiakkaidemme iloksi Microsoft on ymmärtänyt yskän ja reagoinut tilanteeseen. Microsoftin logistiikan ja toimitusketjun hallinnan ERP-järjestelmään, Dynamics 365 Supply Chain Managementiin, sisältyy itsenäinen, varastotyöntekijöille suunnattu käsipääte eli varastonhallinnan mobiilisovellus. Tähän päivään asti varastonhallinnan mobiilisovellus on ollut lähinnä työkalu tiedon kirjaamiseen ja skannaamiseen: mobiilisovellukseen syötetään muun muassa tavaratoimitusten vastaanotot, jotka päivittyvät suoraan ERP-järjestelmään. Jatkossa varastonhallinnan mobiilisovellus taipuu myös tiedon etsimiseen ERP-järjestelmästä.
Hiljattaisen versiopäivityksen yhteydessä (10.0.29) Microsoft julkaisi varastonhallinnan mobiilisovellukseen merkittävän uuden toiminnallisuuden: tietokyselyt (data inquiry). Kyseisen toiminnallisuuden avulla varastonhallinnan mobiilisovellukseen on mahdollista rakentaa kyselyvalikkoja halutun tiedon hakemiseksi ERP-järjestelmästä.
Tietokyselyitä voidaan hyödyntää sellaisenaan, mutta suurin hyöty saavutetaan yhdistämällä tietokyselyt toiseen, jo jonkin aikaa sitten julkaistuun toiminnallisuuteen: kiertoreitteihin (detour). Kiertoreittien avulla varastotyöntekijä voi siirtyä suorittamastaan työnkulusta toiseen tehtävään ja palata sen suoritettuaan kohtaan, jossa oli ennen kiertoreitin käynnistystä. Kiertoreittien avulla tietokyselyitä voidaan rakentaa haluttuihin varastotyön vaiheisiin keskeyttämättä kokonaisprosessia.
Esimerkiksi tavaran vastaanottoprosessiin voidaan rakentaa kiertoreittien avulla tietokyselyitä, joiden avulla varastotyöntekijä voi jatkossa etsiä tavaratoimitusten puutteelliset tiedot kätevästi käsipäätteeltään käsin. Kyselyllä haetut tiedot tulevat näkyviin varastonhallinnan mobiilisovelluksen käyttöliittymään, josta käyttäjä voi suodattaa tuloksia, ja oikean tiedon löydettyään valita sen ruudulta klikkaamalla. Tämän jälkeen käyttäjä palaa kesken jääneeseen työvaiheeseen tavaran vastaanottoprosessissa.
Sen lisäksi, että kaikki tavaran vastaanottoon tarvittava tieto on jatkossa löydettävissä yhdestä järjestelmästä eli varastonhallinnan käsipäätteeltä, jäävät myös käsin tehdyt kirjaukset mahdollisine virhelyönteineen historiaan.
Esimerkkinä ostotilausten vastaanotto
Koska kaikki asiat avautuvat parhaiten esimerkin avulla, käydään tämäkin asia läpi esimerkein.
Erityisen hyödyllisiä tietokyselyt ja kiertoreitit ovat ostotilauksia vastaanottaessa: tänä päivänä ostotilaukset saapuvat varastoille usein ilman paperista dokumentaatiota ostotilausnumerosta tai ostotilauksen sisällöstä. Näiden selvittelyyn tietokyselyt ja kiertoreitit ovat erinomainen työkalu. Esittelen seuraavaksi kolme esimerkkiä ostotilauksen vastaanottoprosessiin rakennetuista tietokyselyistä ja kiertoreiteistä, joiden uskon olevan hyödyksi varastolla kuin varastolla.
1. Tietokysely, jolla haetaan ostotilauksia toimittajan mukaan
Kuvitellaan tilanne, jossa ostotilaus saapuu toimittajalta varastolle, mutta toimittajan tulosteissa ei käy ilmi ostotilauksen vastaanottoon vaadittavaa ostotilausnumeroa. Tällaisia tilanteita varten varastonhallinnan mobiilisovellukseen voidaan rakentaa tietokysely, jonka avulla varastotyöntekijä voi kesken vastaanottoprosessin, kiertoreitin avulla, siirtyä hakemaan kyseisen toimittajan avoimet ostotilaukset. Varastotyöntekijän ei tarvitse syöttää toimittajan koko nimeä tiedonhakukenttään, vaan tietokysely etsii ostostilaukset jo nimen osan perusteella. Ja kas näin – mobiilisovellukseen tulee näkyviin kaikki kyseisen toimittajan ostotilaukset, joista oikean valittuaan varastotyöntekijä voi palata edistämään kyseisen ostotilauksen vastaanottoprosessia.
Näyttö 1: Jos varastotyöntekijä ei tiedä vastaanotettavan ostotilauksen numeroa, voi hän hakea kyseisen toimittajan avoimia ostotilauksia PO Vendor -tietokyselyn eli toimittajahaun avulla.
Näyttö 2: Kun varastotyöntekijä on syöttänyt hakukenttään toimittajan nimen tai sen osan, käsipääte näyttää ehtoja vastaavat ostotilaukset.
Näyttö 3: Varastotyöntekijä valitsee näytöltä oikean ostotilauksen, mikä käynnistää ostotilauksen vastaanottoprosessin.
2. Tietokysely, jolla haetaan ostotilauksia päivämäärän mukaan
Vastaavassa tilanteessa voitaisiin hyödyntää myös tietokyselyä, joka hakee kyseisenä päivänä saapuvat ostotilaukset. Päivämäärähaussa voidaan huomioida myös myöhässä tai ajoissa saapuvat toimitukset. Tämä tietokysely edellyttää, että ostotilauksien saapumispäivämääriä ylläpidetään Dynamics 365 Supply Chain Management -järjestelmässä.
Haun avulla varastotyöntekijä saa mobiilisovellukseensa listan kaikista kyseisenä päivänä vastaanotettavista ostotilauksista ja voi alkaa vastaanottaa ostotilauksia kätevästi listalta yksi kerrallaan.
Näyttö 1: Jos varastotyöntekijä ei tiedä vastaanotettavan ostotilauksen numeroa, voi hän hakea kyseisenä päivänä saapuvia ostotilauksia PO Today -tietokyselyn avulla.
Näyttö 2: Käsipääte näyttää kyseisenä päivänä saapuvat ostotilaukset.
Näyttö 3: Varastotyöntekijä valitsee näytöltä oikean ostotilauksen, mikä käynnistää ostotilauksen vastaanottoprosessin.
3. Tietokysely, jolla haetaan ostotilauksen tuotenimikkeitä
Toisinaan saattaa eteen tulla tilanne, jossa varastotyöntekijä on onnistunut selvittämään ostotilauksen numeron, mutta seuraavaksi ongelmaksi muodostuu puutteellinen tieto ostotilauksen sisällöstä – eli siitä, mitä tuotenimikkeitä ostotilauksen pitäisi sisältää. Tilanne on usein tämä, jos toimittaja ei ole lisännyt paperisia tuotelistoja toimituksen yhteyteen tai tuotenimikkeissä ei ole viivakoodeja, joilla vastaanotto voidaan suorittaa.
Näissä tilanteissa ainut vaihtoehto on ollut vastaanottaa ostotilaus Dynamics 365 Supply Chain Managementin käyttöliittymää hyödyntäen. Kaikille varastontyöntekijöille ei kuitenkaan haluta antaa oikeuksia ostotilauksien käsittelyyn ydinjärjestelmässä, eikä varastontyöntekijän kannalta käyttöliittymällä työskentely ole muutenkaan tehokkainta.
Jatkossa varastonhallinnan mobiilisovellukseen on mahdollista rakentaa tietokysely, jonka avulla varastotyöntekijä voi hakea ostotilausnumeron perusteella vastaanottoa odottavia ostotilausrivejä. Haun jälkeen varastotyöntekijän tarvitsee vain valita vastaanotettavaa tavaraa vastaava ostotilauksen rivi sovelluksen näytöltä ja edetä tavaran vastaanotossa eteenpäin.
Näyttö 1: Kun varastotyöntekijä haluaa selvittää ostotilaukseen sisältyvät tuotenimikkeet, voi hän hyödyntää PO Item -tietokyselyä, joka hakee ostotilauksen numeron perusteella kyseiseen ostotilaukseen liittyvät tuotenimikkeet.
Näyttö 2: Haun jälkeen varastotyöntekijä valitsee ruudulta oikean tuotteen.
Näyttö 3: Kiertoreitin avulla oikea tuotetunnus palautuu keskeneräiseen ostotilauksen vastaanottoprosessiin.
Hyvä tietää – joskus saatetaan tarvita moniportaisia kiertoreittejä
Jos yksittäisestä tietokyselystä saatu hakutulos ei tuota riittävän tarkkaa tietoa, voidaan hakutulosta syventää toisella tietokyselyllä eli jo saadun tiedon avulla voidaan hakea tietoa vielä syvemmällä tasolla ERP-järjestelmästä. Tätä varten on rakennettava moniportaisia kiertoreittejä, jotka Microsoft on mahdollistanut versiopäivityksestä 10.0.30 alkaen. Nykyisellään toiminto mahdollistaa vain yhden kiertoreitin rakentamisen, mutta koodimuutoksella on kiertoreittien määrää mahdollista kasvattaa entisestään.
Suositukset ja askelmerkit eteenpäin
Taustatyöni tehneenä voin suositella uusiin toiminnallisuuksiin tutustumista kaikille Microsoftin varastonhallinnan mobiilisovelluksen käyttäjäorganisaatioille – jo pelkästään ostotilausten käsittelyn tehostuminen tekee käyttöönotosta kannattavaa. Ostotilausten vastaanoton lisäksi tietokyselyitä ja kiertoreittejä voidaan hyödyntää moneen muuhunkin varastonhallinnan työvaiheeseen, jossa tiedon haku halutaan suorittaa käsipäätteeltä käsin alkuperäistä työtä keskeyttämättä. Ominaisuudet taipuvat esimerkiksi sijainnin täydentämiseen, varastosaldojen oikaisuun tai nimikkeen saldojen tarkastamiseen kesken käynnissä olevan prosessin.
Seuraava askel aiheesta kiinnostuneelle on tunnistaa oman organisaation varastonhallinnan prosesseissa ongelmakohtia, joissa…
- tarvittavan tiedon löytäminen takkuaa ja varastotöiden suorittaminen viivästyy.
- tietoa joudutaan syöttämään manuaalisesti varastonhallinnan mobiilisovellukseen.
- varastotyöntekijä joutuu kesken käynnissä olevan prosessin siirtymään käsipäätteeltään tietokoneen ääreen suorittamaan työvaiheita tai etsimään tietoa.
Kun varastotyön kipukohdat on tunnistettu, suosittelen kääntymään niiden kanssa osaavan Dynamics 365 -kumppanin (vaikkapa meidän) puoleen. Teknisesti ottaen esiteltyjen toiminnallisuuksien hyödyntäminen vaatii Dynamics 365 -versiopäivityksen 10.0.29 sekä uudistetun varastonhallinnan mobiilisovelluksen käyttöönottoa.
Todellisuudessa onnistunut käyttöönotto vaatii paljon muutakin: suunnitelmallista käyttöönottoprosessia, uusien omaisuuksien huolellista testaustyötä ja loppu viimein myös uuden prosessin jalkauttamista varastotyöntekijöiden arkeen. Tämä kaikki on meidän osaamisalaamme, ja autamme mielellämme teitäkin ottamaan kaikki tehot irti käsipäätteen uusista toiminnallisuuksista.
