Tiikeri ei pääse raidoistaan eikä kirjanpitäjä senttien metsästyksestä. Vai onko näin? Perinteisesti kirjanpitäjäksi on haettu ja hakeutunut henkilöitä, jotka ovat tarkkoja ja säntillisiä. Ammattiylpeyteen kuuluu saada luvut täsmäämään ja osumaan oikeille tileille. Kirjanpidon oikeellisuus on talousraportoinnin perusta, tästä olemme kaikki samaa mieltä. Mutta täytyykö senttien täsmätä ja kaikkien tositteiden olla tarkastettuja vai voisimmeko tyytyä siihen, että luvut ovat tarpeeksi oikein?
Päätöksiä panoksista, kuten ajankäytöstä, kannattaa tehdä hyötyjen kautta. Onko organisaatiolle hyödyllisempää löytää täsmäytyksessä havaitun pienen euromääräisen eron syy ja korjata se, vai havaita lukujen perusteella muutos yrityksen kulurakenteessa tai esimerkiksi asiakkaan maksukäyttäytymisessä. Varmastikin jäljempi.
Entä onko tämä valinta edes mahdollinen? Onko luvut pakko täsmäyttää sentilleen, kuten on totuttu tekemään? Miten käy, jos selvitys- ja korjaustyön jättää tekemättä sen jälkeen, kun on varmistunut, että olemme riittävän oikeassa? Olennaista on tunnistaa riskin koko. Täsmäytyksillä pyritään taloushallinnossa löytämään virheitä, jotka voisivat vaikuttaa talous- tai veroraportoinnin oikeellisuuteen, tai prosessipoikkeamia, jotka voivat kertoa tahallisesta tai tahattomasta sääntöjen vastaisesta toiminnasta.
Eri prosesseissa on erisuuruisia riskejä. Kymmenen euron matka- tai kululaskussa mahdollisesti oleva tiliöintivirhe ei voi johtaa olennaiseen virheeseen talousraportoinnissa, mutta sadantuhannen euron investoinnin virheellinen käsittely kuluna investoinnin sijaan heikentää jo olennaisesti kannattavuusraportoinnissa saatavaa kuvaa yrityksen tilasta.
Senttieroihin ei kannata käyttää ainakaan paria minuuttia enempää aikaa.
Liian höveli ei pidä olla, enkä kannusta lopettamaan täsmäytyksiä ja tarkastuksia kirjanpidossa. Kirjanpito syntyy nykyään pääosin automaattisten kirjausten kautta eri lähteistä siirtyvillä tietovirroilla, ja on erittäin tärkeää, että kirjanpitoon siirtyvän datan oikeellisuus ja eheys on varmistettu. Tarkastusta ja täsmäytystä voidaan automatisoida modernein välinein. Täsmäytyksessa tai tarkastuksessa havaittu olennainen ero tulee aina selvittää huolellisesti, jotta se voidaan estää seuraavilla kerroilla. Mutta senttieroihin ei kannata käyttää ainakaan paria minuuttia enempää aikaa. Vaikka löytyisi pieni määrä lisää liikevaihtoa tai vähennettävää arvonlisäveroa, sen hyöty on usein syöty selvitystyön kustannuksena.
Täsmäytyksissä ja tarkastuksissa pitäisi uskaltaa keskittyä olennaiseen. Kirjanpitotyön arvostukseen vaikuttaa pitkälti se, nähdäänkö työmme pakollisena pahana vai arvoa tuottavana tehtävänä. Kun lopetamme ”pilkun viilaamisen”, meille vapautuu aikaa pohtia lukujen takana olevia asioita ja keskustella näistä organisaation kanssa. Lisääntynyt liiketoiminnan tuntemus auttaa tekemään parempia havaintoja ja ennakoimaan kirjanpitoon vaikuttavia muutoksia, ja arvomme kasvaa entisestään. Kehotan siis meitä kaikkia kirjanpidon parissa toimivia pohtimaan ajankäyttöämme hyötyjen ja riskien kautta. Uskallatko olla tarpeeksi oikeassa ja kasvattaa siten arvoasi?
Kiinnostuitko aiheesta?
Seuraa Efiman LinkedIn-sivua ja saat tiedon uusista blogeistamme sekä muista ajankohtaisista asioista!
Sanna Kaarlejärvi
Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Hän on myös yksi Efiman perustajista. Sanna on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.