Ostoreskontran ulkoistus oli askel mittavaan kehitystyöhön

Case Mehiläinen

Mehiläinen
Yhteistyö Efiman kanssa on mahdollistanut paremman keskittymisen järjestelmä- ja kehityshankkeisiin.

Roope Rauhalinna, Kehityspäällikkö (Talousprosessit), Mehiläinen

Hiljattain 111-vuotisjuhlaansa viettäneen Mehiläisen lähivuodet ovat olleet täynnä kasvua ja kehitystä. Yhtiö on tehnyt vuosittain kymmeniä yrityskauppoja ja laajentunut valtakunnalliseksi sosiaali- ja terveyspalvelujen suunnannäyttäjäksi ja yhdeksi Suomen suurimmista yksityisistä työnantajista. Yrityskauppojen ja fuusioiden haltuunotot ovat työllistäneet Mehiläisen taloushallintoa, ja vuonna 2018 yhtiö päätti kehittää taloushallintonsa tehtäväkenttää ulkoistamalla ostoreskontransa Efimalle.

Ulkoistuspäätös vapautti lisäkäsiä kasvun edistämiseen

Mehiläisen taloushallinnon kehityspäällikkö Roope Rauhalinna palaa vuoteen 2018, jolloin päätös ostoreskontran ulkoistamisesta syntyi. Yrityskauppojen myötä Mehiläinen oli kasvanut lähes 18 800 työntekijän yhtiöksi, jossa käsiteltiin vuosittain lähes 200 000 ostolaskua 2000 työntekijän voimin yli 440 yksikössä ympäri Suomea. ”Kasvun keskellä olimme uusineet ostolaskujärjestelmämme. Uuden ostolaskujärjestelmän käyttöönotto vei taloushallintomme aikaa arkisilta rutiineilta ja ostolaskujen käsittely pitkittyi”, Rauhalinna muistelee.

Tilanteen ratkaisemiseksi Mehiläisellä päädyttiin pian ostoreskontran ulkoistamiseen. ”Ulkoistuspäätöksellä haluttiin vapauttaa taloushallinnon resursseja kehitystyölle – ja tähän tavoitteeseen on myös päästy”, Rauhalinna taustoittaa. Ulkoistuskumppanilta vaadittiin näyttöjä vastaavien volyymien ulkoistuksista ja kykyä luoda selkeyttä ja tehokkuutta ostolaskuprosessiin. Efima täytti vaaditut kriteerit, ja vuoden 2018 alussa käynnistyi tiivis kumppanuus.

Ostoreskontran ulkoistuspäätös on sittemmin tuottanut toivottuja tuloksia. Vaikka ostolaskujen määrä on kumppanuuden aikana kasvanut 300 000 ostolaskuun vuodessa, ostolaskujen käsittelyaika on onnistuttu puolittamaan. Mehiläisen taloushallinnon aikaa on vapautunut liiketoiminnan tukemiseen ja yrityskauppojen edistämiseen.

Aste asteelta automatisoidumpi taloushallinto

Ulkoistuspäätös toimi lähtölaukauksena Mehiläisen taloushallinnon kehitystyölle: oman henkilöstön resursseja vapautui talousarjen rutiineista kehittämiseen, ja Efimasta saatiin osaava kumppani kehitystyöhön. Yhteinen tahtotila löytyi nopeasti ja kumppanuuden tavoitteeksi asetettiin taloushallinnon tehostaminen ja automatisointi Mehiläisen kasvun tueksi.

Yhteistyön alussa luotiin yhteinen kehittämispolku, joka on sittemmin johtanut merkittäviin edistysaskeliin. Ensimmäinen askel kohti automatisoidumpaa talousarkea oli tekoälyratkaisun käyttöönotto ostolaskujen tiliöintiä tukemaan. Palvelu tiliöi ja reitittää Mehiläisen ostolaskut automaattisesti säästäen merkittävästi aikaa ja vaivaa Mehiläisen 2000 laskujen tarkastajalta. Lisäksi Mehiläinen on pystynyt Efiman ulkoistuspalvelun ansiosta päivittämään koko taloushallinnon järjestelmäarkkitehtuurinsa vaarantamatta ison ostovolyymin käsittelyä.

”Yhteistyö Efiman kanssa on mahdollistanut paremman keskittymisen järjestelmä- ja kehityshankkeisiin”, Rauhalinna kuvailee. Viimeisimpänä, vuonna 2020, Mehiläinen uudisti ostolaskujärjestelmänsä. Uudistamisen seurauksensa Mehiläisen hankinnasta maksuun -prosessi saatiin koottua yhteen järjestelmään. ”Hanke onnistui hyvin Efiman tuella. Meillä oli kumppani huolehtimassa, että uusi järjestelmä on tarkoituksenmukainen ja että se on otettu käyttöön hallitusti. Lisäksi ostoreskontran toiminta on pysynyt yllä järjestelmäuudistuksen yli ulkoistuksen ansiosta”, Rauhalinna kertoo tyytyväisenä.

Kumppanuudessa onnistutaan ja epäonnistutaan yhdessä

Toimivan kumppanuuden keskiössä on ollut ketterä dialogi ja avoimuus. ”Emme pelkää ongelmia – niitä tulee väistämättäkin vastaan näin suurissa hankkeissa. Hedelmällisintä on nostaa asiat esille ja kokoontua yhdessä pohtimaan parhaita ratkaisuja poikkeamien minimoimiseen ja prosessien oikomiseen. Testataan, kokeillaan ja katsotaan, mikä toimii”, Rauhalinna kuvailee Mehiläisen ja Efiman yhteistyötä.

Käyttäjiltä, Efimalta ja Mehiläisen taloushallinnolta, saatu palaute on toiminut tärkeänä ajurina kehitystyölle ja uusien automaatiokohteiden tunnistamiselle. Tällä hetkellä Mehiläinen ja Efima kokoontuvat viikoittain käymään läpi ajantasaista tilannekuvaa ja kehityskohteita. Lisäksi strategisempia linjoja ja suurten kehityshankkeiden edistymistä käydään läpi muutaman kuukauden välein. ”Tällaisessa kehitystyössä pysyvät ajan tasalla niin suuremmat linjat kuin arkisetkin kehityskohteet, ja parhaimmillaan kehitys on hyvinkin ketterää”, Rauhalinna kuvailee.

Seuraavaksi kehityslistalla on hankinnasta maksuun prosessin jatkokehittämistä automaation lisäämiseksi sekä prosessipoikkeamien tunnistaminen prosessilouhinnan ja ostolaskudatan avulla. Yhteinen tavoite automaatioasteen kasvattamisesta toteutuu kehitysaskel kerrallaan.
 

Efiman palvelut
Hyödyt
  • tehokkaat ja skaalautuvat talouden prosessit tukevat kasvua
  • automaation asiantuntemus käytössä
  • kumppani järjestelmäuudistusten suunnitteluun ja läpivientiin
  • oma painopiste kehitystyöhön ja yrityskauppojen haltuunottoon

Mehiläinen

Mehiläinen on tunnettu ja arvostettu yksityinen sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottaja Suomessa, joka tarjoaa laadukkaat, kokonaisvaltaiset palvelut nopeasti ja sujuvasti yksityis-, yritys- ja kunta-asiakkaille. Mehiläinen palvelee vuosittain yli 1,3 miljoonaa asiakasta ja sen yli 540 toimipisteessä palveluita tuottaa yhteensä yli 22 300 työntekijää ja ammatinharjoittajaa. 111-vuotias Mehiläinen on perinteikäs, mutta nopeasti kehittyvä ja kasvava suunnannäyttäjä alallaan. Mehiläisen kasvun, kehityksen ja laadun keskeinen edellytys on osaavista ammattilaisista koostuva sitoutunut henkilöstö.
www.mehilainen.fi

Tokmanni

Tokmanni →

Suomen suurin halpakauppaketju, Tokmanni, tunnetaan monipuolisesta tuotetarjonnastaan ja aina edullisista hinnoistaan. Tokmanni palvelee asiakkaitaan noin 200 myymälässä ympäri Suomen, ja uusia myymälöitä avataan jatkuvasti lisää. Tokmannin ketjunohjauspäällikkö, Timo Koskelin, ja tietohallintopäällikkö, Toni Eriksson, ottavat meidät vastaan Tokmannin Mäntsälän myymälän edustalla. Rakennusta koristavat isoin kirjaimin myymälän aukioloajat – joihin myös vierailumme syy liittyy.

Mehiläinen

Mehiläinen →

Hiljattain 111-vuotisjuhlaansa viettäneen Mehiläisen lähivuodet ovat olleet täynnä kasvua ja kehitystä. Yhtiö on tehnyt vuosittain kymmeniä yrityskauppoja ja laajentunut valtakunnalliseksi sosiaali- ja terveyspalvelujen suunnannäyttäjäksi ja yhdeksi Suomen suurimmista yksityisistä työnantajista. Yrityskauppojen ja fuusioiden haltuunotot ovat työllistäneet Mehiläisen taloushallintoa, ja vuonna 2018 yhtiö päätti kehittää taloushallintonsa tehtäväkenttää ulkoistamalla ostoreskontransa Efimalle.

Fleet Innovation

Fleet Innovation →

Yksilöllisiä yritysautoilun palvelukokonaisuuksia tarjoavan Fleet Innovationin liiketoiminta on kasvanut huimaa vauhtia. Kasvun tueksi yrityksessä on automatisoitu useita prosesseja ja työtehtäviä, jotta henkilöstö voisi keskittyä oleelliseen – palvelemaan yrityksen asiakaskuntaa parhaalla mahdollisella tavalla. Yksi automaation keinoista on ohjelmistorobotiikka, jonka kehittämiseen Fleet Innovation löysi Efimasta oikean kumppanin.

Caruna

Caruna →

Kun sähkönsiirtoyhtiö Caruna perustettiin vuonna 2014, joutui se aloittamaan toimintansa puhtaalta pöydältä. Niin yhtiön prosesseja ja toimintatapoja kuin liiketoiminnan pyörittämiseen käytettäviä tietojärjestelmiä pohdittiin tarkkaan ja harkiten. Tilanne nähtiin erityisesti mahdollisuutena rakentaa organisaatio, jonka toiminta on mietitty viimeistä yksityiskohtaa myöten yhtiön tarpeiden mukaisesti.

Lumon

Lumon →

Parvekelaseistaan tunnettu Lumon on yli 40-vuotisen historiansa aikana kasvanut pienestä pohjois-karjalalaisesta perheyrityksestä globaaliksi parveke- ja terassijulkisivujen johtavaksi brändiksi. Jo ensimmäisistä parvekelaseista lähtien yritys on ollut alansa edelläkävijä ja suunnannäyttäjä. Lumonin innovaatioiden ansiosta jo yli miljoona asiakasta ympäri maailman on päässyt nauttimaan paremmista kodeista.

Versowood

Versowood →

Kotimainen perheyritys ja Suomen suurin yksityinen sahatavaran tuottaja ja jalostaja, Versowood Oy, oli suuren valinnan edessä. Pitkään palvellut talousjärjestelmä oli vanhenemassa, eikä enää vastannut vahvasti kasvaneen yrityksen liiketoiminnan ja raportoinnin tarpeisiin. Uuden järjestelmän käyttöönotto nähtiin myös mahdollisuutena kehittää toimintaa, ja huolellisen kartoituksen jälkeen Versowood valitsi Efiman toimittaman Dynamics 365 -ratkaisun.

Sarastia

Sarastia →

Toukokuussa 2019 kaksi kunta-alan konkaria, KuntaPro ja Taitoa, yhdistyivät. Uusi yhtiö sai nimen Sarastia, ja tämän palvelukeskuksen tavoitteeksi asetettiin kuntien tehokkaan toiminnan ja digitalisaation mahdollistaminen. Tavoitteen keskiössä on Sarastia365, kuntien kokonaisvaltainen ja modernisti pilvestä toimitettava, Microsoftin Dynamics 365:een pohjautuva järjestelmäratkaisu. Ratkaisun kehittämisen tueksi tarvittiin apua, ja kilpailutuksen kautta Sarastia löysi Efimasta itselleen osaavan kumppanin taloushallinnon kokonaisuuteen.

Senaatti

Senaatti →

Senaatti-kiinteistöt on valtionhallinnon työympäristökumppani, jolla on hallittavanaan 9000 kiinteistöä kautta maan. Senaatin tavoitteena on tuottaa asiakkaille yhteistyössä vastuullisen kumppaniverkoston kanssa työympäristöjä, joiden avulla työn suorituskyky paranee ja valtion tilakustannukset alenevat. Visiona on, että Suomen valtio on uuden ajan työympäristöjen ja työnteon tapojen edelläkävijä. Senaatti pyrkii hyödyntämään digitalisaatiota työnteon tapojen uudistamisessa.

Kymppivoima

Kymppivoima →

Sähköntuotannon omistus- ja palveluorganisaatio Kymppivoima valitsi kilpailutuksen kautta Efiman taloushallintonsa ulkoistuskumppaniksi. Kumppanuus on tuonut mukanaan mm. tehoa taloushallinnon prosesseihin, sekä toiminnan jatkuvaa kehittämistä että kustannussäästöjä. Kymppivoimalaiset ovat tyytyväisiä siihen, miten Efima on vastannut haasteeseen.

Senaatti

Senaatti →

Senaatti-kiinteistöt on perinteikäs julkisten tilojen hallinnoija, jonka toiminta ulottuu yli 200 vuoden päähän. Senaatti-kiinteistöt hankki muuttuvan toimintansa tueksi uuden taloushallinnon ERP-järjestelmän. Efimasta saatiin projektiin osaava kumppani, joka uskalsi myös haastaa totuttua.

Cabonline

Cabonline →

Taksialan konserni Cabonline etsi ratkaisua ongelmaansa: ostettujen yritysten ja palvelusopimuksella toimivien kumppanuusyritysten eri kirjanpitojärjestelmät ja tavat toimia johtivat joka kuun vaihteessa hankalaan tilanteeseen, jossa konserniraportointi oli aivan liian hidasta. Apua on saatu yhteistyöstä Efiman kanssa. Microsoftin Power BI ja Azuren tietovarasto tuottavat nyt reaaliaikaista näkymää liiketoimintaan, ja raportoinnin kehittäminen jatkuu iteroiden.

Kotkamills

Kotkamills →

Kotkamillsin ihmiset ovat ylpeitä ketteryydestään. Yritys on viime vuosina pyöräyttänyt isoja muutosprojekteja, joissa markkinan muutos on käännetty mahdollisuudeksi. Niistä merkittävin on ollut uuden pakkauskartonkikoneen käyttöönotto. Efima on ollut matkassa mukana toimittamalla Microsoft Dynamics AX -järjestelmän materiaalinhallinnan, kunnossapidon ja taloushallinnon tarpeisiin.

Borenius

Borenius →

Arvot ohjaavat toimintaa Boreniuksella, jolla on pitkät perinteet suomalaisyritysten asianajotoimistona. Talousjohtaja Anne-Mari Patteri ja kehitysjohtaja Niko Jakobsson kertovat, kuinka he peilaavat yrityksensä arvoja yhteistyökumppaneiden tapaan toimia. Kokemus on osoittanut, että kumppanuus toimii, kun arvomaailmat ovat yhteiset. ”Efima noudattaa myös meidän arvojamme”, he kertovat.

Leijona Catering

Leijona Catering →

Leijona Cateringissä tiedetään, että hyvä raportointi on ajantasaista ja visuaalista ja kaikkien jokapäiväisessä käytössä. Tällaista raportointia lähdettiin toteuttamaan Efiman kanssa yhteisprojektissa. Työkaluna on Efiman pilvipalveluna toimittama QlikView.

Isku

Isku →

Isku etsi taloushallinnon kehittämiseen uudenlaisia, luovia tapoja toimia. Prosesseja haluttiin ulkoistaa mutta samalla kehittää niitä niin, että organisointia voidaan myöhemmin muuttaa tarkoituksenmukaisesti. Efimasta tähän saatiin osaava kumppani, jonka kanssa ajatukset kulkivat alusta lähtien samaan suuntaan.

Veolia Transport

Veolia Transport →

Veolia Transport on johtava joukkoliikennepalvelujen tuottaja Suomessa. Efiman palveluasiakkaana Veolia on ottanut käyttöön uuden taloushallinnon järjestelmän. Tavoitteena oli vähentää rajusti taloushallinnon manuaalisia rutiineja ja saada raportoinnissa tarvittava tieto ja luvut suoraan järjestelmästä ilman virheille altista käsin syöttämistä.

Peikko Group

Peikko Group →

Peikko on suomalainen betonirakentamisen kiinnitysosien tuottaja. Avainkohderyhmiä ovat rakennusyritykset ja rakennusmateriaaleja valmistavat tehtaat. Peikon käyttämä toiminnanohjausjärjestelmä on Microsoft Dynamics AX.

Fremantle Media

Fremantle Media →

Fremantle Median toimintaa leimaa vahva kausiluontoisuus ja suoraviivainen projektitoiminta. Yritys hankki osto- ja matkalaskuohjelmistot pilvipalveluna Efimalta.

Talentum

Talentum →

Pohjoismainen mediatalo Talentum halusi yhtenäistää taloushallintonsa käytäntöjä Suomessa ja Ruotsissa. Taloushallinnon järjestelmäksi valikoitui Microsoft Dynamics AX pilvipalveluna Efimalta. Saman kirjanpitojärjestelmän lisäksi Suomessa ja Ruotsissa on nyt sama tilikartta ja sisäisen laskennan rakenne. Läpinäkyvyys on parantunut, ja aikaa jää entistä enemmän laatua parantavalle työlle.