Aukioloajat hallintaan Microsoft Power Appsilla

Case Tokmanni

Tokmanni
Low-code-kehittämisessä meitä kiehtoo erityisesti se, että kevyellä prosessilla saadaan helposti valmiita ratkaisuja.

Timo Koskelin, ketjunohjauspäällikkö, ja Toni Eriksson, tietohallintopäällikkö, Tokmanni

Suomen suurin halpakauppaketju, Tokmanni, tunnetaan monipuolisesta tuotetarjonnastaan ja aina edullisista hinnoistaan. Tokmanni palvelee asiakkaitaan noin 200 myymälässä ympäri Suomen, ja uusia myymälöitä avataan jatkuvasti lisää. Tokmannin ketjunohjauspäällikkö, Timo Koskelin, ja tietohallintopäällikkö, Toni Eriksson, ottavat meidät vastaan Tokmannin Mäntsälän myymälän edustalla. Rakennusta koristavat isoin kirjaimin myymälän aukioloajat – joihin myös vierailumme syy liittyy.

Aukioloajat ovat keskeinen osa Tokmannin palvelua, ja laajan myymäläverkoston aukioloaikojen hallintaan ja muutoksista viestimiseen on perinteisesti kulunut Tokmannilla paljon resursseja. ”Viestimme aukioloaikojen muutoksista kuluttajien lisäksi useille eri sidosryhmille: vartijoille, siivoajille, käteiskassan hakijoille, kuuluttajille sekä ilmastoinnin ja valojen säädöistä vastaaville tahoille. Aikaisemmin aukioloaikojamme hallittiin Excelillä ja muutoksista viestittiin eri osapuolille hartiavoimin. Lähes 200 myymälää kattavan Excelin käyttö oli kuitenkin virhealtista, ja tiedoston manuaalinen hallinta sekä muutoksista viestiminen vaativat paljon työtunteja koko konsernin tasolla”, Koskelin muistelee. Myymälöiden määrän kasvaessa Tokmannilla päätettiin etsiä aukioloaikojen hallintaan tehokkaampaa ratkaisua.

Vaihtoehtojen kartoittamisen jälkeen Tokmanni päätyi tilaamaan tarpeisiinsa räätälöidyn Microsoft Power Apps -sovelluksen, jonka toteuttajaksi valikoitui osaamisellaan vakuuttanut Efima. Parin kuukauden tiiviin yhteistyön jälkeen Tokmannin aukioloaikojen hallintaan ja niiden muutoksista viestimiseen suunniteltu sovellus oli jo käytössä.

Nyt jo muutaman kuukauden käytössä ollut Power Apps -sovellus on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi Tokmannille. ”Olemme olleet hyvin tyytyväisiä projektin lopputulokseen ja saaneet myös henkilökunnaltamme positiivista palautetta: aukiolojen hallintaprosessi on viimein sujuva ja sovellusta on helppo käyttää”, Koskelin kertoo tyytyväisenä. Liitoksistaan natiseva Excel on poistettu käytöstä, ja tänä päivänä myymäläpäälliköt tekevät muutosehdotuksia myymälänsä aukioloaikoihin intraan upotetun Power Apps -sovelluksen kautta. Työkalu tarjoaa myymäläpäälliköille näkymän myös menneisiin aukioloaikoihin ja aukioloaikoihin vaikuttavaan informaatioon, kuten juhlapyhiin ja tapahtumiin. Myymäpäällikön tekemä muutosehdotus siirtyy sovelluksen kautta aluepäällikölle hyväksyttäväksi, minkä jälkeen tieto muuttuneista aukioloajoista välittyy automaattisesti kaikille tarpeellisille sidosryhmille.

Lopputuloksen lisäksi low-code-sovelluksen ketterä kehitysprojekti yllätti Koskelinin ja Erikssonin positiivisesti. ”Näin IT-vastuullisen näkökulmasta Power Apps -sovelluksen tekeminen oli oikein mukava ja kivuton prosessi verrattuna perinteisiin IT-projekteihin”, Eriksson kuvailee. ”Jo ensinnäkin siitä syystä, että vaikka meillä ei ollut omaa osaamista tällä alueella ollenkaan ja projektiin osallistui meidän puoleltamme melko tuoreitakin henkilöitä, pysyimme hyvin aikataulussa ja suunnitelmassa ja saimme sovelluksen kerralla tehtyä sellaiseksi kuin olimme suunnitelleetkin”, hän jatkaa. Vastuu tarpeiden ja toiveiden määrittelystä kuului Tokmannin IT-osastolle ja liiketoiminnalle, kun taas sovelluksen teknisestä toteutuksesta vastasi Efima.

Teknologiavalinnan lisäksi Koskelin ja Eriksson kiittävät projektin sujuvasta etenemisestä toimivaa kumppanuutta ja yhteistyötä Efiman kanssa. ”Yhteistyö Efiman kanssa on ollut sujuvaa, ja yhteinen projekti meni todella mallikkaasti läpi – kokonaisuudessaan ja kaikkien ihmisten kanssa”, Koskelin iloitsee. Projektin aikana löydettiin toimivat yhteistyömallit, ja viikoittaiset palaverit todettiin hyväksi tavaksi käydä läpi edistymistä ja projektin seuraavia vaiheita.

Efiman kanssa yhteistyössä toteutettu Power Apps -sovellus on Tokmannilla ensimmäinen laatuaan, mutta Koskelin ja Eriksson vakuuttavat, että se ei tule olemaan viimeinen. Microsoft Power Platform ja low-code-kehittäminen ovat projektin myötä saavuttaneet pysyvän roolin Tokmannin IT-arkkitehtuurissa. ”Kokemuksemme olivat niin hyviä, että aiomme ehdottomasti jatkaa samalla tiellä. Low-code-kehittämisessä meitä kiehtoo erityisesti se, että kevyellä prosessilla saadaan helposti valmiita ratkaisuja. Vähän jopa kokeilemalla. Uskon, että tulemme jopa ensisijaisesti tarkastelemaan liiketoimintamme tarpeita sitä vasten, olisiko meillä mahdollisuus hyödyntää ensin tällaisia kevyempiä ratkaisuja – ennen kuin lähdetään tekemään isompia ja massiivisempia sovellushankkeita”, Eriksson päättää.

Efiman palvelut
Hyödyt
  • Aukioloaikojen hallinta keskitetysti yhden sovelluksen avulla
  • Läpinäkyvä ja automatisoitu viestintä aukioloaikojen muutoksista eri sidosryhmille
  • Vähemmän manuaalista työtä ja virhekirjauksia
  • Sujuva käyttäjäkokemus

Tokmanni

Tokmanni on Suomen suurin ja ainoa valtakunnallinen halpakauppa. Lähes 200 myymälänsä ja verkkokauppansa avulla Tokmanni palvelee asiakkaitaan ympäri Suomen. Halpakauppaketjun hallinto- ja logistiikkakeskus on sijain-nut vuodesta 2008 lähtien Mäntsälässä. Tokmannin tärkein tehtävä on hyödyn ja ilon tuottaminen asiakkaille hal-voilla hinnoilla ja mukavalla ja mutkattomalla asiointikokemuksella. Tästä vastaavat Tokmannin palvelualttiit työnte-kijät, joita vuoden 2020 lopussa oli yhteensä 4 056.
www.tokmanni.fi

Mehiläinen

Mehiläinen →

Hiljattain 111-vuotisjuhlaansa viettäneen Mehiläisen lähivuodet ovat olleet täynnä kasvua ja kehitystä. Yhtiö on tehnyt vuosittain kymmeniä yrityskauppoja ja laajentunut valtakunnalliseksi sosiaali- ja terveyspalvelujen suunnannäyttäjäksi ja yhdeksi Suomen suurimmista yksityisistä työnantajista. Yrityskauppojen ja fuusioiden haltuunotot ovat työllistäneet Mehiläisen taloushallintoa, ja vuonna 2018 yhtiö päätti kehittää taloushallintonsa tehtäväkenttää ulkoistamalla ostoreskontransa Efimalle.

Fleet Innovation

Fleet Innovation →

Yksilöllisiä yritysautoilun palvelukokonaisuuksia tarjoavan Fleet Innovationin liiketoiminta on kasvanut huimaa vauhtia. Kasvun tueksi yrityksessä on automatisoitu useita prosesseja ja työtehtäviä, jotta henkilöstö voisi keskittyä oleelliseen – palvelemaan yrityksen asiakaskuntaa parhaalla mahdollisella tavalla. Yksi automaation keinoista on ohjelmistorobotiikka, jonka kehittämiseen Fleet Innovation löysi Efimasta oikean kumppanin.

Caruna

Caruna →

Kun sähkönsiirtoyhtiö Caruna perustettiin vuonna 2014, joutui se aloittamaan toimintansa puhtaalta pöydältä. Niin yhtiön prosesseja ja toimintatapoja kuin liiketoiminnan pyörittämiseen käytettäviä tietojärjestelmiä pohdittiin tarkkaan ja harkiten. Tilanne nähtiin erityisesti mahdollisuutena rakentaa organisaatio, jonka toiminta on mietitty viimeistä yksityiskohtaa myöten yhtiön tarpeiden mukaisesti.

Lumon

Lumon →

Parvekelaseistaan tunnettu Lumon on yli 40-vuotisen historiansa aikana kasvanut pienestä pohjois-karjalalaisesta perheyrityksestä globaaliksi parveke- ja terassijulkisivujen johtavaksi brändiksi. Jo ensimmäisistä parvekelaseista lähtien yritys on ollut alansa edelläkävijä ja suunnannäyttäjä. Lumonin innovaatioiden ansiosta jo yli miljoona asiakasta ympäri maailman on päässyt nauttimaan paremmista kodeista.

Versowood

Versowood →

Kotimainen perheyritys ja Suomen suurin yksityinen sahatavaran tuottaja ja jalostaja, Versowood Oy, oli suuren valinnan edessä. Pitkään palvellut talousjärjestelmä oli vanhenemassa, eikä enää vastannut vahvasti kasvaneen yrityksen liiketoiminnan ja raportoinnin tarpeisiin. Uuden järjestelmän käyttöönotto nähtiin myös mahdollisuutena kehittää toimintaa, ja huolellisen kartoituksen jälkeen Versowood valitsi Efiman toimittaman Dynamics 365 -ratkaisun.

Sarastia

Sarastia →

Toukokuussa 2019 kaksi kunta-alan konkaria, KuntaPro ja Taitoa, yhdistyivät. Uusi yhtiö sai nimen Sarastia, ja tämän palvelukeskuksen tavoitteeksi asetettiin kuntien tehokkaan toiminnan ja digitalisaation mahdollistaminen. Tavoitteen keskiössä on Sarastia365, kuntien kokonaisvaltainen ja modernisti pilvestä toimitettava, Microsoftin Dynamics 365:een pohjautuva järjestelmäratkaisu. Ratkaisun kehittämisen tueksi tarvittiin apua, ja kilpailutuksen kautta Sarastia löysi Efimasta itselleen osaavan kumppanin taloushallinnon kokonaisuuteen.

Senaatti

Senaatti →

Senaatti-kiinteistöt on valtionhallinnon työympäristökumppani, jolla on hallittavanaan 9000 kiinteistöä kautta maan. Senaatin tavoitteena on tuottaa asiakkaille yhteistyössä vastuullisen kumppaniverkoston kanssa työympäristöjä, joiden avulla työn suorituskyky paranee ja valtion tilakustannukset alenevat. Visiona on, että Suomen valtio on uuden ajan työympäristöjen ja työnteon tapojen edelläkävijä. Senaatti pyrkii hyödyntämään digitalisaatiota työnteon tapojen uudistamisessa.

Kymppivoima

Kymppivoima →

Sähköntuotannon omistus- ja palveluorganisaatio Kymppivoima valitsi kilpailutuksen kautta Efiman taloushallintonsa ulkoistuskumppaniksi. Kumppanuus on tuonut mukanaan mm. tehoa taloushallinnon prosesseihin, sekä toiminnan jatkuvaa kehittämistä että kustannussäästöjä. Kymppivoimalaiset ovat tyytyväisiä siihen, miten Efima on vastannut haasteeseen.

Senaatti

Senaatti →

Senaatti-kiinteistöt on perinteikäs julkisten tilojen hallinnoija, jonka toiminta ulottuu yli 200 vuoden päähän. Senaatti-kiinteistöt hankki muuttuvan toimintansa tueksi uuden taloushallinnon ERP-järjestelmän. Efimasta saatiin projektiin osaava kumppani, joka uskalsi myös haastaa totuttua.

Cabonline

Cabonline →

Taksialan konserni Cabonline etsi ratkaisua ongelmaansa: ostettujen yritysten ja palvelusopimuksella toimivien kumppanuusyritysten eri kirjanpitojärjestelmät ja tavat toimia johtivat joka kuun vaihteessa hankalaan tilanteeseen, jossa konserniraportointi oli aivan liian hidasta. Apua on saatu yhteistyöstä Efiman kanssa. Microsoftin Power BI ja Azuren tietovarasto tuottavat nyt reaaliaikaista näkymää liiketoimintaan, ja raportoinnin kehittäminen jatkuu iteroiden.

Kotkamills

Kotkamills →

Kotkamillsin ihmiset ovat ylpeitä ketteryydestään. Yritys on viime vuosina pyöräyttänyt isoja muutosprojekteja, joissa markkinan muutos on käännetty mahdollisuudeksi. Niistä merkittävin on ollut uuden pakkauskartonkikoneen käyttöönotto. Efima on ollut matkassa mukana toimittamalla Microsoft Dynamics AX -järjestelmän materiaalinhallinnan, kunnossapidon ja taloushallinnon tarpeisiin.

Borenius

Borenius →

Arvot ohjaavat toimintaa Boreniuksella, jolla on pitkät perinteet suomalaisyritysten asianajotoimistona. Talousjohtaja Anne-Mari Patteri ja kehitysjohtaja Niko Jakobsson kertovat, kuinka he peilaavat yrityksensä arvoja yhteistyökumppaneiden tapaan toimia. Kokemus on osoittanut, että kumppanuus toimii, kun arvomaailmat ovat yhteiset. ”Efima noudattaa myös meidän arvojamme”, he kertovat.

Leijona Catering

Leijona Catering →

Leijona Cateringissä tiedetään, että hyvä raportointi on ajantasaista ja visuaalista ja kaikkien jokapäiväisessä käytössä. Tällaista raportointia lähdettiin toteuttamaan Efiman kanssa yhteisprojektissa. Työkaluna on Efiman pilvipalveluna toimittama QlikView.

Isku

Isku →

Isku etsi taloushallinnon kehittämiseen uudenlaisia, luovia tapoja toimia. Prosesseja haluttiin ulkoistaa mutta samalla kehittää niitä niin, että organisointia voidaan myöhemmin muuttaa tarkoituksenmukaisesti. Efimasta tähän saatiin osaava kumppani, jonka kanssa ajatukset kulkivat alusta lähtien samaan suuntaan.

Veolia Transport

Veolia Transport →

Veolia Transport on johtava joukkoliikennepalvelujen tuottaja Suomessa. Efiman palveluasiakkaana Veolia on ottanut käyttöön uuden taloushallinnon järjestelmän. Tavoitteena oli vähentää rajusti taloushallinnon manuaalisia rutiineja ja saada raportoinnissa tarvittava tieto ja luvut suoraan järjestelmästä ilman virheille altista käsin syöttämistä.

Peikko Group

Peikko Group →

Peikko on suomalainen betonirakentamisen kiinnitysosien tuottaja. Avainkohderyhmiä ovat rakennusyritykset ja rakennusmateriaaleja valmistavat tehtaat. Peikon käyttämä toiminnanohjausjärjestelmä on Microsoft Dynamics AX.

Fremantle Media

Fremantle Media →

Fremantle Median toimintaa leimaa vahva kausiluontoisuus ja suoraviivainen projektitoiminta. Yritys hankki osto- ja matkalaskuohjelmistot pilvipalveluna Efimalta.

Talentum

Talentum →

Pohjoismainen mediatalo Talentum halusi yhtenäistää taloushallintonsa käytäntöjä Suomessa ja Ruotsissa. Taloushallinnon järjestelmäksi valikoitui Microsoft Dynamics AX pilvipalveluna Efimalta. Saman kirjanpitojärjestelmän lisäksi Suomessa ja Ruotsissa on nyt sama tilikartta ja sisäisen laskennan rakenne. Läpinäkyvyys on parantunut, ja aikaa jää entistä enemmän laatua parantavalle työlle.

Tokmanni

Tokmanni →

Suomen suurin halpakauppaketju, Tokmanni, tunnetaan monipuolisesta tuotetarjonnastaan ja aina edullisista hinnoistaan. Tokmanni palvelee asiakkaitaan noin 200 myymälässä ympäri Suomen, ja uusia myymälöitä avataan jatkuvasti lisää. Tokmannin ketjunohjauspäällikkö, Timo Koskelin, ja tietohallintopäällikkö, Toni Eriksson, ottavat meidät vastaan Tokmannin Mäntsälän myymälän edustalla. Rakennusta koristavat isoin kirjaimin myymälän aukioloajat – joihin myös vierailumme syy liittyy.