”Olimme rohkeita ajattelemaan asioita uudelleen – ja se kannatti.”
”Kiireen keskellä ei aina osaa pysähtyä miettimään, että mehän olemme tehneet hienoja juttuja”, YIT:n taloushallinnon palvelukeskuksen johtaja Maarit Rantala hymyilee ja kiittää meitä haastattelukutsusta. Seuraavan tunnin aikana muistelemme yhdessä YIT:n taloushallinnon mittavaa muutosmatkaa, joka on tuonut uutta ryhtiä Suomen johtavan rakennusyhtiön ja hankekehittäjän taloushallinnon prosesseihin ja järjestelmäarkkitehtuuriin.
Kohti yhtenäisiä prosesseja ja järjestelmäkenttää
Kuusi vuotta sitten, vuonna 2018, YIT yhdisti voimansa Lemminkäisen kanssa. Samalla yli 100-vuotiaan rakennusyhtiön järjestelmäympäristö kasvoi kourallisella uusia sovelluksia, ja konsernin tasolla voitiin puhua jo sadoista back office -järjestelmistä. YIT näki fuusion mahdollisuutena uudistua ja rakentaa yhtenäisiä toimintatapoja uudelle YIT:lle, ja samalla tavoitteeksi asetettiin harmonisoida hajanaista ja vuosien saatossa kehitysvelkaa kerryttänyttä järjestelmäympäristöä. Yksi harmonisoinnin kohteista oli YIT:n taloushallinto, johon yrityskauppa toi mukanaan toisen paikallisen SAP-järjestelmän aiemman, jo elinkaarensa päähän tulleen järjestelmän rinnalle.
Näiden tilalle haluttiin löytää moderni pilvipohjainen taloushallintoratkaisu, joka yhtenäistäisi käytäntöjä läpi organisaation, tuottaisi jatkossakin luotettavat taloushallinnon luvut pörssiyhtiölle ja palvelisi YIT:n kasvua pitkälle tulevaisuuteen.
”Mietimme aidosti eri vaihtoehtoja – ja hyvä, että mietimme”, Rantala muistelee. Ennestään tutun SAP:n lisäksi YIT kartoitti myös muiden teknologiatoimittajien tarjoamia pilvipalveluita, ja pian kiinnostavaksi vaihtoehdoksi nousi Microsoftin taloushallintoratkaisu Dynamics 365 Finance ja kumppaniehdokkaaksi digiyhtiö Efima. ”RFP-vaiheemme oli erittäin perusteellinen. Emme tunteneet Microsoftin ratkaisua tai Efimaa entuudestaan, joten arvioimme tarkoin, voisivatko ne palvella kaltaisemme suuryrityksen tarpeita”, Rantala taustoittaa. ”Monilla meistä oli vahva mielikuva SAP:stä suurten talojen ratkaisuna, mutta lopulta Efima ja Microsoft vakuuttivat meidät.”
Mittava hanke vaati mittavia muutosjohtamistoimia
YIT:n siirtyminen SAP-järjestelmästä Dynamics 365 Finance -alustaan oli Suomessa poikkeuksellinen hanke, joka vaati merkittäviä ponnistuksia YIT:n taloushallinnolta sekä sen sidosryhmiltä ja kumppaneilta. Lopulta intensiivinen työskentely tuotti tulosta, ja uusi järjestelmä otettiin menestyksekkäästi käyttöön ensin Ruotsissa ja Norjassa tammikuussa 2021, ja seuraavana vuonna Suomessa. ”Yhteistyö Efiman kanssa sujui todella hyvin, ja käyttöönotoista on jäänyt positiiviset mielikuvat – ensimmäiset kvartaalikatkotkin saatiin tehtyä onnistuneesti”, Rantala muistelee ja kiittää myös YIT:n henkilökuntaa panostuksista projektiin: ”Kaiken muutoksen keskellä organisaatiomme toimi hienosti, ja kaikki suunniteltiin ja vietiin läpi huolellisesti.”
Muutosjohtamiseen ja hallittuun käyttöönottoon tehdyt investoinnit olivat avainasemassa onnistumisessa. Järjestelmämuutoksen lisäksi YIT ja Efima toteuttivat yhdessä laajoja taloushallintoprosessien kehitystoimia, joiden vaikutukset ulottuivat myös liiketoimintaan. ”Meillä tehtiin valtavasti muutosjohtamista käyttöönoton yhteydessä ja mielestäni hyvin onnistuneesti. Muutosta rummutettiin kaikista suunnista eri osapuolille, ja järjestimme lukuisia infotilaisuuksia liiketoiminnan edustajille ja taloushallinnolle”, Rantala avaa. ”Myös ensimmäiset kaudenkatkot toteutettiin hallitusti yhdessä. Pidimme päivittäisiä statuspalavereita aamuisin ja iltapäivisin, joissa arvioimme kaudenkatkon edistymistä, ratkoimme yhdessä eteen tulleita haasteita ja varmistimme loppukäyttäjille heidän tarvitsemansa tuen.”
Uusi järjestelmäympäristö voitti ihmiset puolelleen
Monen yllätykseksi – pitkänlinjan SAP-käyttäjien ennakkoluulot uutta järjestelmää kohtaan sulivat nopeasti. ”Kyllähän meillä oli aika vahvojakin epäilyksiä silloin, kun aloimme tutustumaan Dynamics 365:een. Organisaatiossani oli asiantuntijoita, jotka olivat käyttäneet SAP:ia pitkään ja pitivät sitä kilpailutusvaiheen alussa ainoana vaihtoehtona”, Rantala muistelee ja kertoo jännittäneensä, muuttuisivatko asenteet käyttöönoton myötä. ”Lopulta se olikin suhteellisen helppoa, kun ihmiset pääsivät käyttämään järjestelmää”, Rantala toteaa.
Tänä päivänä vallitseva näkemys on, että Dynamics 365 tarjoaa modernimman ja käyttäjäystävällisemmän kokemuksen, eikä vanhaan juuri haikailla. ”Monet asiat hoituvasti entistä helpommin ja tehokkaammin. Dynamics 365:n perustoiminnallisuuksia on kiitelty yksinkertaisiksi, navigointia helpoksi ja näkymien personointia hyödylliseksi. Käyttäjät ovat pitäneet myös siitä, että raportit saa ajettua helposti Exceliin”, Rantala luettelee kirjanpitäjiltä ja reskontra-ammattilaisilta kuulemiaan palautteita.
Myös Efiman kanssa yhteistyössä kehitetyt Microsoft Power Apps -pohjaiset sovellukset ovat tuoneet mukanaan mieleisiä muutoksia taloushallinnon arkeen. Sovellukset toimivat saumattomasti yhteen Dynamics 365 Financen kanssa ja palvelevat YIT:n taloushallinnon ja sen sidosryhmien erinäisiä täsmätarpeita. Yksi niistä on Invoicing App, jonka avulla laskutuspyyntöjen lähettäminen taloushallinnolle tapahtuu nyt entistä suoraviivaisemmin: "Aiemmin liiketoiminnot lähettivät sähköpostia tai laittoivat tiketin, jossa he pyysivät meidän taloushallintoamme tekemään myyntilaskun. Nyt, kun käytössämme on Invoicing App, he voivat syöttää oikeat tiedot suoraan sovellukseen, mikä on tehostanut toimintaamme merkittävästi", Rantala hehkuttaa.
Järjestelmä- ja prosessikehityksen ansiosta taloushallinnossa on päästy eroon monista manuaalisista työvaiheista: ”Toimintaamme on pystytty tehostamaan huomattavasti, ja nykyään pystymme keskittymään enemmän raporttien rakentamiseen, datan analysointiin ja liiketoiminnan kanssa yhdessä kehittämiseen, emmekä vain transaktioiden suorittamiseen", Rantala avaa uudistusten vaikutuksia.
Mikään ei muutu, jos mitään ei muuta
Rantalan mukaan taloushallinnon transformaatioon on ollut tärkeää löytää oikea kumppani edistämään muutosta. ”Olimme aika onnekkaita sen osalta, minkälaisen projektitiimin saimme Efimalta. Meidän globaalit prosessinomistajamme arvostivat suuresti sitä, kuinka helposti Efiman päässä ymmärrettiin meidän tarpeemme ja toiveemme. Asioita ratkottiin aidosti yhdessä ja molemmat osapuolet vaalivat hyvää yhteistyötä”, Rantala pohtii. Vaikka matkalle mahtui myös haasteita, Rantala uskoo, että niistä selviytyminen vahvisti luottamusta entisestään: ”Se, että ongelmiin reagoidaan ja varmistetaan, etteivät ne toistu, on aina hyvä merkki.”
Yhteistyössä saavutettu kehitys on jatkunut myös käyttöönottoprojektin jälkeen, ja keskustelutuokiomme lopuksi Rantala rohkaisee myös muita taloushallinnon muutosta suunnittelevia olemaan rohkeita päätöksissään: ”Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, että emme nähneet muutosta pelkkänä järjestelmän päivitysprosessina, vaan tilaisuutena miettiä prosessejamme ja toimintamallejamme aidosti uusiksi. Tästä lähtökohdasta etsimme meille sopivimman järjestelmän ja kumppanin. Olimme rohkeita ajattelemaan asioita uudelleen – ja se kannatti."
Olisiko Efima oikea kumppani myös teille?
Voit ottaa meihin yhteyttä täyttämällä alta löytyvän lomakkeen.