Taloushallinnon terveysaamussa käännettiin katseet taloushallinnon sisäisestä kehitystyöstä käyttäjäkokemuksen kehittämiseen

Efiman Taloushallinnon terveysaamu järjestettiin lokakuussa 2021 jo kolmannetta kertaa. Tänä vuonna taloushallinnon ajankohtaisaamupäivä piti sisällään useita näkökulmia taloushallinnon palvelutason ja taloushallintopalveluiden käyttäjäkokemuksen kehittämiseen.

Maailman parhaimmin kehittävissä yhtiöissä asiantuntijan oletetaan tietävän vähemmän”, väittää Norenin strategiakonsultti ja tutkija, Mikko Leskelä, keynote-puheenvuoronsa alussa ja vakuuttaa saman pätevän myös taloushallintopalveluiden kehittämistyöhön.

”Me gravitoidumme usein siihen, mitä me jo tiedämme”, Leskelä jatkaa. ”Kun asiantuntijoilta kysyy jotain, aika harvoin siihen vastataan, että en tiedä. Se on ihan työn substanssinkin kannalta tärkeää, mutta lopputulos voi olla, että meiltä puuttuu sellaista tietynlaista ajattelun diversiteettiä siinä, miten me ratkomme ongelmia ja miten voimme myöntää, että emme tiedäkään kaikkea ja että meillä voisi olla tapa löytää ratkaisu jollain uudella tavalla”, Leskelä perustelee väitettään. Sen sijaan tutustumalla itselleen tuntemattomiin asioihin ja asettumalla jonkun toisen saappaisiin, voi oivaltaa jotain uutta, Leskelä jatkaa argumentointiaan ja kertoo, että juuri tästä oivaltavassa palvelukehityksessä on kyse.

Leskelän puheenvuoro johdattaa lokakuussa järjestetyn Taloushallinnon terveysaamun kuulijat ja muut puhujat ajankohtaisaamupäivän pääteemaan: mitä jos taloushallinnonkin kehittämisessä myönnettäisiin, että talousosastolla ei ole vastauksia kaikkiin kysymyksiin ja että taloushallintopalveluiden kehittämisessä voisi oppia uutta ympärillä olevilta ihmisiltä – organisaation muulta henkilöstöltä eli taloushallintopalveluiden käyttäjiltä ja tarvittaessa kokeneelta kumppaniltakin?

Aiheen äärelle pysähtyivät Leskelän lisäksi Efiman palvelujohtaja ja ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn asiantuntijoiden tiimivetäjä Hannemari Ukonaho sekä Efiman älykkään automaation asiakas, Helsingin yliopiston kehittämispäällikkö Jere Reinikainen, ja Efiman taloushallinnon ulkoistusasiakas, Realia Groupin Financial Controller Taru Manner. Lisäksi aamupäivän aikana kuultiin hyvinvointiteemainen puheenvuoro Heltin työterveyspsykologilta ja organisaatiokonsultilta Mari Laarilta.

Käyttäjiltä kysymällä voi oppia uutta

Efiman Hannemari Ukonaho avaa oman puheenvuoronsa kertomalla, miten taloushallinnon kehittämisessä on perinteisesti keskitytty sisäiseen kehittämistyöhön eli taloushallinnon omien prosessien ja työvälineiden kehittämiseen. Ukonahon mukaan katseet tulisi kuitenkin suunnata enenevissä määrin myös taloushallintopalveluiden loppukäyttäjien suuntaan – onhan taloushallinto lopulta palvelu, ja palveluita on tapana kehittää asiakas edellä. ”Me kaikki tiedämme, että taloushallinnolla on suora vaikutus organisaatioissa esimerkiksi työntekijäkokemukseen”, Ukonaho toteaa ja perustelee samalla, miksi taloushallinnon on pakollisten vaateidensa lisäksi satsattava myös liiketoiminnan tukemiseen ja mahdollistettava työntekijöiden onnistuminen omassa työssään.

Ukonahon mukaan käyttäjälähtöisen kehittämisen edellytys on loppukäyttäjien tarpeiden ja toiveiden ymmärtäminen ja heidän osallistamisensa taloushallinnon kehitystyöhön. Tätä periaatetta ovat noudattaneet myös Efiman asiakasyritykset omassa taloushallinnon kehitystyössään, Realia Groupin Taru Manner ja Helsingin yliopiston Jere Reinikainen kertovat. Esimerkiksi Realia Groupilla hankinnasta maksuun -prosessin kehittämiseen osallistui taloushallinnon kumppanin, Efiman, ja talousosaston lisäksi hankinnan ammattilaisia, jotta pitkää prosessia voitiin kehittää ja optimoida kokonaisvaltaisesti, yli osastorajojen.

Loppuasiakkaiden arjen ymmärtäminen – tarpeineen, toiveineen ja haasteineen – vaatii taloushallinnolta kuulevia korvia, Taloushallinnon terveysaamussa painotetaan. ”Meidän pitäisi voida ottaa sisäinen asiakas istumaan meitä vastapäätä ja unohtaa kaikki, mitä me luulemme tietävämme hänestä, hänen työstään ja aspiraatioistaan. Ja uskaltaa laittaa itsemme sellaiseen tilanteeseen, että saatamme vaikuttaa jopa vähän hölmöltä, kun kysymme ja selvitämme, mitä se ihminen yrittää saada aikaan ja miten kaikki muu siinä ympärillä näyttäytyy”, Mikko Leskelä kuivailee ja kannustaa tapahtuman osallistujia ennakkoluulottomaan ja aidosti uteliaaseen loppuasiakkaan arkeen tutustumiseen.

Tukevatko työvälineet loppukäyttäjän työtä?

Merkittävä osa taloushallintopalveluiden käyttäjäkokemusta ovat tänä päivänä erilaiset digitaaliset työvälineet. Ukonaho haastaakin tilaisuuden osallistujia pohtimaan, ovatko oman taloushallinnon työvälineet helppokäyttöisiä ja minimoivatko ne loppukäyttäjän manuaalista työtä. Nykyteknologiat, kuten erilaiset palvelubotit, helppokäyttöiset mobiilisovellukset, analytiikkatyökalut ja älykkään automaation ratkaisut, tukevat jo monen taloushallinnon asiakkaan arkea, Ukonaho kertoo.

Niin Helsingin yliopistolla kuin Realia Groupillakin on tartuttu automaation, erityisesti ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn, mahdollisuuksiin tehostaa taloushallinnon sisäisiä prosesseja. Reinikainen ja Manner ovat puheenvuoroissaan yhtä mieltä siitä, että myös taloushallinnon omia työvälineitä ja prosesseja voidaan kehittää loppukäyttäjät mielessä pitäen.

Kun noin vuosi sitten Realia Groupin ostolaskujen kierrossa havaittiin haasteita, päädyttiin Realia Groupilla ulkoistamaan ostolaskuprosessi Efimalle ja hakemaan tukea taloushallintopalveluiden kehittämiseen kokeneelta kumppanilta. Kumppanuuden solmimisen jälkeen Realia Groupin ostolaskujen kiertoaika on lyhentynyt merkittävästi, prosessin automaatioaste on kasvanut kymmenillä prosenttiyksilöillä, ja ulkoistuskumppanuuden myötä oman taloushallinnon aikaa on vapautunut kehittämistyöhön ja liiketoiminnan palvelemiseen. ”Toivon, että tämä heijastuu kaikille realialaisille positiivisesti”, Manner kuvailee kehitystyön tuloksia. Reinikainen taas kertoo, miten Helsingin yliopistolla loppuasiakkaalle tuotettava hyöty on nostettu tärkeäksi kriteeriksi automatisoitavien kohteiden priorisoinnissa.

Kehittämistyössä kannattaa tukeutua loppukäyttäjien lisäksi myös kumppaniin

Sekä Manner että Reinikainen kertovat puheenvuoroissaan päättäneensä tukeutua kehittämistyössä taloushallinnon ja prosessiautomaation kokeneeseen kumppaniin. Efima tuottaa Helsingin yliopistolle älykkään automaation palveluita taloushallinnon prosesseihin sekä moniin muihin tukitoimintoihin. Reinikaisen mukaan Helsingin yliopistolla nähtiin, että määrittelytyö ja automatisoitavien kohteiden tunnistaminen olivat organisaation omaa vahvuusaluetta, kun taas automaatioiden toteutustyö haluttiin ulkoistaa tätä leipätyökseen tekevälle kumppanille.

Myös Manner toteaa, että mittavan kehityslistan kanssa ei tarvitse eikä kannata jäädä yksin. Osaavan kumppanin tietotaito ja parhaat käytännöt kannattaa valjastaa taloushallintopalveluiden kehittämistyöhön, Manner suosittelee. ”Kuten jo aikaisemmissakin puheenvuoroissa on sanottu, kaikkea ei tarvitse osata yksin ja sitä varten on osaavia kumppaneita. Pitää uskaltaa sanoa, että emme me tiedä ja että kysytään joltain viisaammalta. Me päädyttiin kysymään Efimalta”, Manner toteaa tilaisuuden päättävässä puheenvuorossa – ja Leskelän väite saa jälleen yhden puoltajan.

Lehdistöyhteydet

Toimitusjohtaja
Tero Salminen
+358 40 767 5311
protected email

Markkinointi ja viestintä
Päivi Holmqvist
+358 40 504 4444
protected email

Lataa logotiedosto

Lataa Tero Salmisen kuva