04.06.2021 | Kevään merkittävin ERP-tapahtuma, Efiman Toiminnanohjauksen pilviaamu, kokosi yhteen pilvisiirtymän asiantuntijat ja yli satapäisen kotikatsomon. Ajankohtaisaamupäivän aikana toiminnanohjauksen pilvisiirtymää puitiin monelta kantilta – mitä mahdollisuuksia se tuo mukanaan, mikä muuttuu sekä mitä pitäisi ottaa huomioon pilviratkaisun ja sen toimittajan valinnassa.
”ERP-hankkeet saattavat aiheuttaa monessa juokse ja pakene -reaktion, mutta haluan sanoa, että hankkeessa voi myös onnistua. Se on mahdollista. Tämä aamupäivä on ollut täynnä hyviä neuvoja siihen, miten se tehdään onnistuneesti”, Midagonin Paula Aaltonen päätti viimeisen puheenvuoronsa Efiman Toiminnanohjauksen pilviaamussa.
Aaltosen sanoin Efiman toukokuinen etätapahtuma, Toiminnanohjauksen pilviaamu, oli täynnä puhetta toiminnanohjauksen pilvisiirtymästä ja edellytyksistä sen onnistumiselle. Aiheesta kuultiin asiantuntijapuheenvuorot Efiman Kai Lyytiseltä, Microsoftin Karl O’Learylta sekä Midagonin Paula Aaltoselta. Asiantuntijapuheenvuoroja täydensivät konkreettiset kokemukset Efiman asiakkailta, YIT:n Esa Nykäseltä sekä Inlook Groupin Antti Metsolalta. Pilviaamun juonsi tietokirjailija ja AI-asiantuntija Antti Merilehto.
Toiminnanohjauksen pilvisiirtymä on monelle organisaatiolle välttämätön tulevaisuuden askel
Monet ohjelmistot ovat jo siirtyneet pilveen, ja nyt myös toiminnanohjauksen pilvisiirtymä on jo täydessä käynnissä. Online-alustalle siirtyminen tuo monenlaisia mahdollisuuksia toiminnanohjaukselle aina ketterästä kehittämisestä skaalautuvuuteen ja reaaliaikaiseen datan päivittymiseen. Paikallisten, vahvasti räätälöityjen ERP-järjestelmien siirtäminen pilveen ei kuitenkaan itsessään ole ketterää tai kivutontakaan – edessä on painavia päätöksiä niin pilviratkaisun ja sen toimittajan valintaan liittyen sekä hartiavoimin tehtävää projektin ja ihmisten johtamistyötä. Palkinto on kuitenkin vaivan arvoinen – siitä Toiminnanohjauksen pilviaamun puhujat olivat yhtä mieltä.
Pilviaamussa teetetyn kyselyn mukaan jo lähes puolet kotikatsojien organisaatioista olivat siirtäneet pääasiallisen toiminnanohjaus- tai taloushallinnon ratkaisunsa pilveen, mutta samalla lähes puolella organisaatioista tämä välttämätön askel häämöttää yhä edessä. Efiman Kai Lyytisen mukaan kyselyn vastaustulos edustaa hyvin keskimääräistä tilannetta Suomessa: työtä pilvisiirtymän eteen on yhä tehtävä, ja parhaiksi todetuille käytännöille ja ratkaisuille on kova kysyntä.
Liiketoiminnan tulevaisuuden tarpeet ohjaavat pilvisiirtymää
”ERP-projekti ei ole IT-projekti: se tehdään aina liiketoiminnan vuoksi”, kiteytti Midagonin Paula Aaltonen omassa puheenvuorossaan. Vaikka toiminnanohjauksen pilvisiirtymään liittyvät keskustelut ohjautuvat usein erilaisten pilviteknologioiden puimiseen, Toiminnanohjauksen pilviaamussa teknologian sijaan pilvisiirtymän lähtökohdaksi nostettiin liiketoiminnan tavoitteiden tukeminen.
Oli kyse sitten uuden pilviratkaisun tai sen toimittajan valinnasta, tulisi puhujien mukaan pilvisiirtymän varrella tehtävät päätökset johtaa liiketoiminnan tulevaisuuden tarpeista. ”Kuten Paula totesi, prosessit ja toimintatavat ovat se isoin asia, ja teknologia tulee vasta seuraavana. Me emme itse edenneet teknologia edellä, vaan sen pohjalta, mikä teknologia täyttää meidän tarpeemme ja minkälainen kumppani on valmis ja osaava toteuttamaan asiat käytännössä”, Efiman kumppanikseen valinnut YIT:n Esa Nykänen taustoittaa ja kertoo käynnissä olevasta hankkeesta, jossa YIT:n talouden prosessit siirretään kahdesta on-premises-SAP:ista kokonaisvaltaiseen Dynamics 365 -pilviratkaisuun. YIT:n valitsema modulaarinen pilviratkaisu on laajennettavissa myös muihin liiketoimintaprosesseihin, mikä YIT:llä nähtiin tärkeänä etuna tulevaisuuden tarpeisiin vastaavaa pilviratkaisua valittaessa.
Myös Efiman Kai Lyytinen painotti pilvisiirtymän yhteyttä yrityksen strategisiin päämääriin ja korosti pilviratkaisun ja sen toimittajan valinnan peilaamista niin markkinaan, tuotteisiin, asiakkaisiin kuin toimittajiinkin.
Pilvisiirtymä tarkoittaa muutosta, ja tämän muutoksen johtaminen on onnistuneen pilvisiirtymän perusedellytys
Paikallisia toiminnanohjausjärjestelmiä on perinteisesti räätälöity vahvasti asiakkaan tarpeiden pohjalta. Siirryttäessä paikallisista on-premises-järjestelmistä pilvimaailmaan, tahtotilana on usein mahdollisimman standardoitu ratkaisu ja räätälöintien minimointi.
Tämä oli myös Efiman asiakkaan, Inlook Groupin, tahtotila, kun paikallisen ja vahvasti räätälöidyn AX 2012 -toiminnanohjausjärjestelmän tilalle alettiin etsiä korvaavaa pilviratkaisua. ”Toisin kuin paikallista järjestelmää, pilvipalvelua päivitetään useita kertoja vuodessa, ja jos joka kerta joudutaan käymään kaikki räätälöinnit läpi, niin se on kallista ja hankalaa”, perustelee Inlook Groupin Antti Metsola mukaillen tapahtuman puhujien yleistä näkökantaa.
Jotta useita kertoja vuodessa päivittyvän pilvipalvelun testaustyö ei paisuisi mahdottomaksi, suositeltiin Toiminnanohjauksen pilviaamussa laajasti pilvipalveluiden räätälöinnin minimoimista. Käytännössä muutos ajaa siihen, että siinä missä ennen ERP-järjestelmää räätälöitiin liiketoimintaprosesseihin sopivaksi, nyt liiketoimintaa, prosesseja ja toimintatapoja on räätälöitävä pilviratkaisuun sopivaksi. Tällä on merkittävä vaikutus myös ihmisten toimenkuviin, rooleihin ja tehtäviin. Paula Aaltonen kuvaakin pilvisiirtymän edellyttävän organisaatioilta aitoa muutosvalmiutta ja halukkuutta muuttua.
Myös Inlook Groupin ERP-modernisoinnissa muutos ja muutoksen johtaminen nousivat kantaviksi teemoiksi. ”Monethan haluavat, että tehdään vaan IT-projekti, kunhan mikään ei muutu käytännön tekemisessä. Mutta nyt me joudumme – ja haluamme – muuttua. Se on meidän yrityksemme tahtotila. Haluamme kehittää liiketoimintaamme, ja valitsemamme pilviratkaisun käyttöönotto luo uusia mahdollisuuksia kehittyä ja pärjätä tulevaisuudessa. Tämän mahdollistamiseksi myös käytännön asioiden on muututtava”, Metsola kuvailee tilannetta Inlook Groupilla, jossa pilvisiirtymän edellyttämä muutos nähtiin mahdollisuutena ravistella vanhoja toimintamalleja ja uusiutua.
Kootut neuvot Toiminnanohjauksen pilviaamusta
Asiapitoinen aamupäivä opetti, että toiminnanohjauksen siirtäminen pilveen ei ole vain IT-projekti, vaan laajaa ihmisjoukkoa – koko organisaatiota ja sen toimintatapoja – koskettava hanke, joka edellyttää oikean teknologian ja kumppanin valinnan lisäksi perustavanlaatuista projekti- ja muutosjohtamista.
Kokosimme yhteen toiminnanohjauksen pilviaamun puhujien neuvot tällä muutosmatkalla onnistumiseen:
- Ymmärrä ennen projektin aloittamista, missä olette nyt ja mihin olette menossa. Tee kaikki pilvisiirtymään liittyvät valinnat tulevaisuuden tarpeitanne kuunnellen – nykytilaa ja realismia unohtamatta.
- Valitse käyttöönne teknologia ja tueksenne kumppani, jotka edistävät näiden tulevaisuuden tavoitteidenne täyttymistä.
- Suunnittele ERP-projekti perusteellisesti: priorisoi tekemistä ja tee realistinen aikataulu.
- Tartu tuumasta toimeen ja varaa riittävästi oman henkilöstösi resursseja projektiin: avaimet käteen ERP-projektia ei ole olemassakaan.
- Muista, että pilvisiirtymä modernisoi tekemistänne vain ja ainoastaan, jos olette valmiita muuttamaan sitä. Ja koska onnistunut pilvisiirtymä edellyttää muutosta – johda muutosta ja puhu siitä ihmisten kielellä.
- Osallista projektiin mukaan laaja joukko ihmisiä ja valjasta organisaationne muutosinnokkaat muutoksen moottoreiksi: pilvisiirtymä vaikuttaa kaikkeen ja koskee kaikkia, eikä se ole vain johdon asia.
Haluatko kuulla lisää konkreettisia vinkkejä ja käytännön kokemuksia toiminnanohjauksen siirtämisestä pilvimaailmaan? Katso Toiminnanohjauksen pilviaamun tallenne alla olevasta videosta!
