12.8.2020

Analytiikka syö raportoinnin aamiaiseksi

TaloushallintoRaportointiTiedolla johtaminen

Automaatio nakuttaa näkymättömissä taloushallinnon tehtäviä joka päivä hieman isomman osuuden. Vapautuvalla työajalla tavoitellaan lisäarvon tuottamista liiketoiminnalle. Tämä tarkoittaa, että tulevaisuudessa entistä suurempi osa talouden asiantuntijoista työskentelee datan tuottamisen sijaan sen hyödyntäjänä.

Analytiikka onkin yksi viime aikojen kuumista trendisanoista. Se rinnastuu ja sekoittuu välillä puheessa raportointiin, mutta kannattaa huomata, että kyseessä on kaksi täysin eri asiaa. Avaan tätä esimerkin avulla.

Eräs talousjohtaja kuvaili kirjanpitäjäänsä seuraavasti: ”Meillä on hyvä kirjanpitäjä, joka saa kirjanpidon valmiiksi ajallaan ja oikeellisena. Kuitenkin, jos kysyn häneltä paljonko liikevaihdon toteuma oli, hän ei pysty vastaamaan kysymykseen.”

Tämä keskustelu konkretisoi minulle muutoksen, jota perinteisiltä lukujen muodostajilta vaaditaan. Sen lisäksi, että taloushallinnon asiantuntijat syöttävät tositteita, täsmäyttävät saldoja ja ajavat raportteja, heiltä odotetaan lukujen ymmärrystä. Kirjanpidon tekeminen oikein ja ajallaan on tärkeää, mutta se ei riitä. Voisi sanoa, että kirjanpidon valmistuminen ja raporttien muodostaminen on kohta, josta taloushallinnon arvokkain työvaihe vasta alkaa.

Kirjanpidon valmistuminen ja raporttien muodostaminen on kohta, josta taloushallinnon arvokkain työvaihe vasta alkaa.

Jos jatketaan tapahtumaketjua kuvittelemalla, että kirjanpitäjä olisi pystynyt vastaamaan talousjohtajalle, mikä edellisen kuukauden toteutunut liikevaihto oli, olisiko keskustelu päättynyt siihen? Varmastikaan ei. Lukujen luettelu eli raportointi ei vielä itsessään kerro mitään.

Keskustelu jatkuisi talousjohtajan seuraavalla kysymyksellä: ”Miten meillä meni? Oliko liikevaihto hyvä vai ei?” Tätä ei pysty arvioimaan ilman, että vertaa toteumaa johonkin ja asettaa sen kontekstiin. Oliko toteuma parempi kuin odotettu, esimerkiksi budjetoitu tai ennustettu liikevaihto? Oliko liikevaihto parempi vai huonompi kuin edellisessä kuussa? Millainen on liikevaihdon kehityksen trendi? Ollaanko edellä vai jäljessä kilpailijoista?

Jos liikevaihto oli odotettua parempi, seuraava kysymys on ”mistä se johtui?”. Tähän vastatakseen täytyy pureutua syvemmälle lukuihin. Vastaus voi löytyä liikevaihdon jakamisesta dimensioittain, esimerkiksi alueittain, asiakkaittain, tuotteittain tai liiketoiminnoittain. Tämän jälkeen voi jo vastata ”asiakas se ja se on ostanut tässä kuussa ennustettua enemmän”.

Sanotaan, että datasta ja raportoinnissa ei ole hyötyä, ellei se johda toiminnan muutokseen organisaation hyödyksi.

Jotta voisi ymmärtää, miksi näin on tapahtunut, ymmärrystä voi hakea asiakasvastuulliselta, joka tuntee asiakkaan liiketoiminnan tilanteen, tai liiketoiminnosta, jossa seurataan tarkasti markkinan kehitystä. Parhaimmillaan selvityksen perusteella havaitaan mahdollisuus lisätä liikevaihtoa tulevina kuukausina entisestään esimerkiksi käyttäen hyödyksi markkinalla tapahtunutta muutosta.

Analytiikka tarkoittaa siis yksinkertaisuudessaan datan käsittelyä, esittämistä ja visualisointia siten, että sisällön ymmärryksen ja tulkinnan kautta tavoitellaan hyötyjä liiketoiminnalle. Sanotaan, että datasta ja raportoinnissa ei ole hyötyä, ellei se johda toiminnan muutokseen organisaation hyödyksi. Työvälineenä tässä toimii analytiikka. Muista siis kysyä ”miksi?” ja ”miten tästä tiedosta hyödymme?”. Modernit järjestelmät ja automaatio tekevät jo nyt datan käsittelyn ja analysoinnin niin pitkälle, että pääsemme tutkimaan valmiita analyyseja trendeistä ja poikkeamista. Meidän tehtävä on yhdistää nämä reaalimaailmaan, havainnoida toimenpiteitä vaativat asiat ja panna toimeksi.

Tässä tavoitteita alkaneelle syyskaudelle: Ei lyödä hanskoja tiskiin, kun numerot ovat valmiina ja raportit jaeltu, vaan pyritään hyötymään niiden sanomasta. Kerätään ymmärrystä liiketoiminnasta ja nivotaan luvut sitä vasten. Havaitaan trendit ja poikkeamat sekä niiden taustalla olevia syitä. Tunnistetaan organisaatiosta henkilöt, joita analyysi voisi kiinnostaa ja viestitään ahkerasti. Tällä tavalla tuemme ja kasvatamme talouden roolia bisneksen partnerina, ja vastaamme talouden asiantuntijoille asetettuihin odotuksiin entistä paremmin.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Sanna Kaarlejärvi

Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Hän on yksi Efiman perustajista ja vastaa yrityksessä taloushallinnon tarjooman kehittämisestä. Sanna on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.