Blogi
5.11.2019

Ehditkö ajatella? – Joutenolo on arvokasta

Kesäloman jälkeen mieli pulppuaa uusia ideoita, ja syksy onkin kehitysprojektien kulta-aikaa. On helppo havaita, että joutenolo tuo meissä esiin innovatiivisia ja luovia puolia, jotka talven kiireen keskellä ovat olleet hukassa.

Innovatiivisuus ja kehittäminen suorastaan vaativat joutoaikaa. Nykyään se on monilla kortilla. Talven aikana luovuutemme katoaa, kun kalenteri on täynnä palavereita, deadlineja ja säännönmukaisia rutiineja. Päivät täyttyvät näillä, ja mielen täyttää huoli unohtuneista asioista sekä huono omatunto myöhässä olevista tehtävistä. Töitä ei ehdi hoitaa niin hyvin kuin haluaisi.

Jotta aikaa ja ajattelua voisi vapauttaa innovoinnille, osasta nykyisestä tekemisestä pitää päästä eroon.

Tämän päälle tuntuu mahdottomalta innovoida uutta. Jos kehittämiselle jää aikaa, se on useimmiten nykyisen tekemisen pieniä parannuksia ja vain harvoin uusien toimintatapojen kehittämistä. On syntynyt oravanpyörä, jossa kiireen vuoksi kehitystä ei ehditä tehdä ja samalla kiire vain lisääntyy.

Jotta aikaa ja ajattelua voisi vapauttaa innovoinnille, osasta nykyisestä tekemisestä pitää päästä eroon. Uusia tehtäviä tulee jatkuvasti, joten vanhoista tehtävistä on luovuttava reilusti enemmän kuin uusia tulee, jotta aikaa vapautuisi. Koska kiire rajoittaa kehittämiseen käytettävissä olevaa aikaa, on kannattavaa tehdä kehitystä ketterästi. Valitaan siis toteutukseen nopeasti toteutettavissa oleva kehityskohde ja saadaan siitä hyödyt nopeasti. Vapautuneella ajalla voidaan kehittää enemmän. Oravanpyörästä päästään hallittuun aikatauluun.

Karsi turhat tehtävät

Helpointa on vapauttaa aikaa tehtävistä, joista aika on ajanut ohi. Turhia töitä ovat esimerkiksi raportit, joiden tietoa kukaan ei enää tarvitse tai ihmisen tekemät tarkistelut tiedolle, jonka automaatio on jo tarkastanut. Turhia töitä liittyy monessa organisaatiossa paperien käsittelyyn ja arkistointiin. Turhien töiden tunnistaminen vaatii avointa mieltä, joka kyseenalaistaa toteamuksen ”näin on aina tehty”. Aika vapautuu muuhun käyttöön, kun tällainen turha tekeminen lopetetaan.

Automatisoi arkesi

Automaatio auttaa monissa tehtävissä vapauttamaan työaikaa. Taloushallinnon tietojärjestelmien kyvykkyys kasvaa nopeaa vauhtia ja ne osaavat käsitellä sekä talouden rutiineja, kuten säännönmukaista tiedon tallennusta ja täsmäytystä, myös tulkintaa vaativia tehtäviä, kuten ostolaskujen tiliöintiä. Automaatiosta kannattaa ottaa kaikki irti etenkin siltä osin, kun sitä on käytettävissä jo käytössä olevissa järjestelmissä. Lisäautomaatiota voidaan hyödyntää nopeasti ja kustannustehokkaasti muun muassa robotiikan ja mobiilisovellusten kautta.

Priorisoi

Jäljelle jäävissä työaikaa kuluttavissa tehtävissä pitää arvottaa tekemisten hyötyä ja arvoa. Jos tekeminen ei ole pakollista eikä siitä saatava hyöty ole suurempi kuin käytetty panos, tekemisen ei pitäisi priorisoitua kovin korkealle. Töiden priorisoinnissa auttaa johtaminen. Kun yhdessä sovitaan tavoitteet, on helpompi arvioida, mitkä työt auttavat pääsemään tavoitteita kohti ja panostaa ajankäyttöä näihin. Kun talous- ja liiketoimintajohto tekee päätöksen, mitkä luvut ovat olennaisia päätöksenteon kannalta, voidaan käyttää aika näiden varmistamiseen ja minimoida ajankäyttö ei-olennaisiin lukuihin.

Kehittämisellä vapautuvaa aikaa ei siis kannata aina täyttää uudella tekemisellä, vaan joutenolo on itsessään arvokasta. Mitä kaikkea uutta ja hienoa voisit keksiä, kunhan olisi aikaa ajatella?

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Tilisanomissa.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Sanna Kaarlejärvi

Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Sanna on yksi Efiman perustajista ja toimii yrityksessä taloushallinnon liiketoimintajohtajana. Hän on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.

Uusimmat

PowerApps-portaalien avulla lisää läpinäkyvyyttä sekä tehokkaampaa viestintää organisaatiosi sidosryhmien välille?

PowerApps-portaalien avulla lisää läpinäkyvyyttä sekä tehokkaampaa viestintää organisaatiosi sidosryhmien välille?

Aino JokelaPower Platformin uusia toiminnallisuuksia esittelevän blogisarjamme kolmannessa osassa käsittelemme huhtikuussa testikäyttöön julkaistut Power Apps Portaalit, jotka ovat nyt julkisesti kaikkien Power Platform -käyttäjien saatavilla.

Ehditkö ajatella? – Joutenolo on arvokasta

Ehditkö ajatella? – Joutenolo on arvokasta

Sanna KaarlejärviKesäloman jälkeen mieli pulppuaa uusia ideoita, ja syksy onkin kehitysprojektien kulta-aikaa. On helppo havaita, että joutenolo tuo meissä esiin innovatiivisia ja luovia puolia, jotka talven kiireen keskellä ovat olleet hukassa.

Tekoälytoiminnallisuuksista lisäpotkua Power Platformiin? Testasimme alustan uusia ominaisuuksia

Tekoälytoiminnallisuuksista lisäpotkua Power Platformiin? Testasimme alustan uusia ominaisuuksia

Aino JokelaPower Platformin uusia toiminnallisuuksia esittelevän blogisarjamme toisessa osassa otamme käsittelyyn kesäkuussa Microsoftin Business Application Summit -tapahtumassa esittelemän AI Builderin, joka on jo osittain kaikkien Power Platform käyttäjien saatavilla myös tuotantokäyttöön.