Blogi
1.2.2018

ERP-päättäjän palapeli

Olin jokin aika sitten mukana tekemässä valintaa tulevaisuuden toiminnanohjausratkaisuksi. Ratkaisuksi, jonka pitää palvella niin liiketoimintaa kuin hallintoa jokapäiväisessä elämässä. Ratkaisua, jonka asiakkaat kohtaavat ostaessaan ja toimittajat myydessään tavaroita ja palveluita. Yksi iso kysymys oli, rakentaako kokonaisuus eri toimintoihin parhaiten sopivista palasista vai pyrkiäkö keskittämään kaikki yhteen kokonaisratkaisuun.

Useimmille yrityksille löytyy markkinoilta muutama sopiva toiminnanohjausratkaisu. Perustoiminnallisuudet niissä ovat kunnossa, käytettävyys hyvä, ja asennusmalliksi voi valita joko oman palvelinympäristön tai pilvipalvelun. Lisäksi löytyy valtava määrä erilaisia vain johonkin tiettyyn prosessiin kehitettyjä sovelluksia. On tuntikirjausappeja, äänikeräilysovelluksia, matkalaskusoftaa, tuotekonfiguraattoreita... Niissä jokaisessa on jotain erityisen hyvää juuri kyseiseen prosessiin, koska ne on rakennettu vain sitä varten.

Integraatiot kuntoon

Usein liittymärajapinnat ovat kokonaisuuden heikkoja lenkkejä. Siirtyykö tieto eheänä, tarpeeksi nopeasti ja usein, onko siirtyvä tieto yhdenmukaista eri järjestelmien välillä, muistetaanko huomioida mahdolliset vaikutukset liittyvissä järjestelmissä, kun yhteen osaan tehdään muutoksia? Kuinka varmistaa, että esim. ostotilaus- ja siihen liittyvä vastaanottoinformaatio on aina ajantasaista ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä, mikäli nämä prosessit ovat eri sovelluksissa? Saatavilla onneksi on erinomaisia integraatioratkaisuja, joiden avulla mm. yllä kuvattuja asioita voidaan varmistaa ja valvoa. Integraatioissa onnistuminen onkin ehdottomasti yksi menestyksekkään ERP-hankkeen kulmakivistä.

Kaikki yhden katon alle?

Laaja, kokonaisvaltainen toiminnanohjausratkaisu on harvoin markkinoiden paras missään yksittäisessä prosessissa. Sen kuitenkin täytyy olla riittävän hyvä kaikessa, ja ainakin lähes paras joissain prosesseissa. Etuna on luonnollisesti se, että kertaalleen tallennettua tietoa ei tarvitse siirtää mihinkään. Eri osa-alueilla käytettävä tieto on varmasti samaa, eheä tieto on koko ajan kaikkien saatavilla, ja käyttökokemus on läpi ratkaisun samanlainen.

Tärkeintä ERP-hankkeessa on pystyä määrittämään kriittisimmät prosessit: Mikä on se ydin, jossa on välttämättömintä olla riippumaton muiden järjestelmien tilanteesta ja saatavuudesta?

Twiittaa klikkaamalla.

Varmista ydinprosessit, jousta muualla

Tärkeintä onkin mielestäni pystyä määrittämään ja päättämään, mitkä ovat ne kriittisimmät prosessit ‒ nyt, ja varsinkin tulevaisuudessa ‒ joiden täytyy toimia saumattomasti; missä prosesseissa tiedon täytyy olla koko ajan yhtenäistä ja siirtyä reaaliaikaisesti kokonaisprosessissa eteenpäin. Mikä on se ydin, jossa on välttämättömintä olla riippumaton muiden järjestelmien tilanteesta ja saatavuudesta? Toisaalta on oleellista ymmärtää, mitkä ovat ne toiminnot tai palvelut, joita täytyisi pystyä nopeasti ja ketterästi kehittämään, muuttamaan, päivittämään, tai jopa vaihtamaan ilman, että kokonaisuudelle aiheutuu ongelmia. Usein tilaus-tuotanto-toimitus-ketju taloushallintoon yhdistettynä on se ydin, joka halutaan pitää yhdessä paikassa. Monesti taas asiakkaan kohtaama rajapinta tai myynnin ja markkinoinnin sovellukset ovat niitä, joissa halutaan pysyä joustavampana ja olla valmiita nopeisiinkin muutoksiin.

ERP-ratkaisua hankittaessa on myös pysähdyttävä miettimään oman liiketoiminnan muuttumista ja kehittymistä tulevaisuudessa. On otettava huomioon, kuinka toiminnanohjauksen eri paloilla voidaan tukea liiketoimintaa esimerkiksi ketterässä palvelukehityksessä, tai ainakin on vältettävä olemasta sille este.

Mihin suuntaan tulisi sitten mennä?

Jokaisen yrityksen tilanne on aina jossain määrin yksilöllinen, mutta useimmiten paras ratkaisu löytyy ääripäiden välistä. Alussa mainitsemassani tapauksessa päädyttiin laajaan ERP-järjestelmän muodostamaan ytimeen, jota täydennetään erinäisillä erityissovelluksilla. Joitakin osia kokonaisratkaisusta voidaan näin ollen kehittää ketterämmin – toisissa taas on otettava huomioon suurempi kokonaisuus myös pieniä muutoksia tehtäessä.

Kirjoittaja

Kai Lyytinen

Kai Lyytinen
ERP-liiketoiminnan johtaja, partner

Kai Lyytinen on Efiman ERP-liiketoiminnan vetäjä ja yksi yrityksen perustajista. Hänen ideaalimaailmassaan prosessit ja tietojärjestelmät ovat tarkoituksenmukaisia ja liiketoimintaa tukevia työkaluja.

Uusimmat

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Kati KolehmainenOnnistunut ERP-hanke on kuin urheilijan kasvutarina, jossa tilaaja esittää pääosaa. Toimittajan ja tilaajan suhde on kuin valmentajan ja valmennettavan. Valmentaja tukee valmennettavaa tämän tavoitteissa, mutta ei kilpaile samalla areenalla.

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Sanna KaarlejärviOdotukset taloustoimintojen kustannuskehitykselle ovat vuodesta toiseen alenevat. Säästöjä pitäisi löytyä. Toisaalta ulkopuoliset raportointivaatimukset kasvavat. Esimerkiksi verohallinto vaatii vuosiraportoinnin sijaan maksupäiväkohtaista raportointia tulorekisteriin liittyen. EU:ssa ollaan monessa maassa siirtymässä arvonlisäverotuksessa lähes reaaliaikaiseen raportointiin. IFRS-sääntelyn muutokset laittavat yritykset tekemään lisälaskentaa mm. vuokrasopimuksiin liittyen, ja rahoitusalaa työllistävät sitä koskevat uudet raportointivaatimukset.

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Kati KolehmainenTiedolla johtaminen on tavoitetilana liki kaikissa suurissa organisaatioissa. Tavoitteena tämä on selkeä ja helposti ymmärrettävissä. Yksi tärkeä vaatimus tavoitteen saavuttamiseksi on organisaation läpinäkyvyyden kehittäminen. Mutta läpinäkyvyyden saavuttaminen yrityksessä, jonka liiketoiminta on laajaa ja seurattavia sisäisiä ja ulkoisia mittareita on paljon, ei ole aina niin kovin helppoa. Yksi tärkeimmistä huomioitavista seikoista, kun yrityksessä halutaan kehittää läpinäkyvyyttä ja sen myötä tiedolla johtamista, on yrityksen järjestelmäarkkitehtuuri.