Blogi
1.2.2018

ERP-päättäjän palapeli

Olin jokin aika sitten mukana tekemässä valintaa tulevaisuuden toiminnanohjausratkaisuksi. Ratkaisuksi, jonka pitää palvella niin liiketoimintaa kuin hallintoa jokapäiväisessä elämässä. Ratkaisua, jonka asiakkaat kohtaavat ostaessaan ja toimittajat myydessään tavaroita ja palveluita. Yksi iso kysymys oli, rakentaako kokonaisuus eri toimintoihin parhaiten sopivista palasista vai pyrkiäkö keskittämään kaikki yhteen kokonaisratkaisuun.

Useimmille yrityksille löytyy markkinoilta muutama sopiva toiminnanohjausratkaisu. Perustoiminnallisuudet niissä ovat kunnossa, käytettävyys hyvä, ja asennusmalliksi voi valita joko oman palvelinympäristön tai pilvipalvelun. Lisäksi löytyy valtava määrä erilaisia vain johonkin tiettyyn prosessiin kehitettyjä sovelluksia. On tuntikirjausappeja, äänikeräilysovelluksia, matkalaskusoftaa, tuotekonfiguraattoreita... Niissä jokaisessa on jotain erityisen hyvää juuri kyseiseen prosessiin, koska ne on rakennettu vain sitä varten.

Integraatiot kuntoon

Usein liittymärajapinnat ovat kokonaisuuden heikkoja lenkkejä. Siirtyykö tieto eheänä, tarpeeksi nopeasti ja usein, onko siirtyvä tieto yhdenmukaista eri järjestelmien välillä, muistetaanko huomioida mahdolliset vaikutukset liittyvissä järjestelmissä, kun yhteen osaan tehdään muutoksia? Kuinka varmistaa, että esim. ostotilaus- ja siihen liittyvä vastaanottoinformaatio on aina ajantasaista ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä, mikäli nämä prosessit ovat eri sovelluksissa? Saatavilla onneksi on erinomaisia integraatioratkaisuja, joiden avulla mm. yllä kuvattuja asioita voidaan varmistaa ja valvoa. Integraatioissa onnistuminen onkin ehdottomasti yksi menestyksekkään ERP-hankkeen kulmakivistä.

Kaikki yhden katon alle?

Laaja, kokonaisvaltainen toiminnanohjausratkaisu on harvoin markkinoiden paras missään yksittäisessä prosessissa. Sen kuitenkin täytyy olla riittävän hyvä kaikessa, ja ainakin lähes paras joissain prosesseissa. Etuna on luonnollisesti se, että kertaalleen tallennettua tietoa ei tarvitse siirtää mihinkään. Eri osa-alueilla käytettävä tieto on varmasti samaa, eheä tieto on koko ajan kaikkien saatavilla, ja käyttökokemus on läpi ratkaisun samanlainen.

Tärkeintä ERP-hankkeessa on pystyä määrittämään kriittisimmät prosessit: Mikä on se ydin, jossa on välttämättömintä olla riippumaton muiden järjestelmien tilanteesta ja saatavuudesta?

Twiittaa klikkaamalla.

Varmista ydinprosessit, jousta muualla

Tärkeintä onkin mielestäni pystyä määrittämään ja päättämään, mitkä ovat ne kriittisimmät prosessit ‒ nyt, ja varsinkin tulevaisuudessa ‒ joiden täytyy toimia saumattomasti; missä prosesseissa tiedon täytyy olla koko ajan yhtenäistä ja siirtyä reaaliaikaisesti kokonaisprosessissa eteenpäin. Mikä on se ydin, jossa on välttämättömintä olla riippumaton muiden järjestelmien tilanteesta ja saatavuudesta? Toisaalta on oleellista ymmärtää, mitkä ovat ne toiminnot tai palvelut, joita täytyisi pystyä nopeasti ja ketterästi kehittämään, muuttamaan, päivittämään, tai jopa vaihtamaan ilman, että kokonaisuudelle aiheutuu ongelmia. Usein tilaus-tuotanto-toimitus-ketju taloushallintoon yhdistettynä on se ydin, joka halutaan pitää yhdessä paikassa. Monesti taas asiakkaan kohtaama rajapinta tai myynnin ja markkinoinnin sovellukset ovat niitä, joissa halutaan pysyä joustavampana ja olla valmiita nopeisiinkin muutoksiin.

ERP-ratkaisua hankittaessa on myös pysähdyttävä miettimään oman liiketoiminnan muuttumista ja kehittymistä tulevaisuudessa. On otettava huomioon, kuinka toiminnanohjauksen eri paloilla voidaan tukea liiketoimintaa esimerkiksi ketterässä palvelukehityksessä, tai ainakin on vältettävä olemasta sille este.

Mihin suuntaan tulisi sitten mennä?

Jokaisen yrityksen tilanne on aina jossain määrin yksilöllinen, mutta useimmiten paras ratkaisu löytyy ääripäiden välistä. Alussa mainitsemassani tapauksessa päädyttiin laajaan ERP-järjestelmän muodostamaan ytimeen, jota täydennetään erinäisillä erityissovelluksilla. Joitakin osia kokonaisratkaisusta voidaan näin ollen kehittää ketterämmin – toisissa taas on otettava huomioon suurempi kokonaisuus myös pieniä muutoksia tehtäessä.

Kirjoittaja

Kai Lyytinen

Kai Lyytinen
ERP-liiketoiminnan johtaja, partner

Kai Lyytinen on Efiman ERP-liiketoiminnan vetäjä ja yksi yrityksen perustajista. Hänen ideaalimaailmassaan prosessit ja tietojärjestelmät ovat tarkoituksenmukaisia ja liiketoimintaa tukevia työkaluja.

Uusimmat

Pieni askel yhteiskunnalle, iso askel meidän firmalle

Pieni askel yhteiskunnalle, iso askel meidän firmalle

Antti KosunenEfima täytti tänä keväänä 10 vuotta ja huomenna päätämme juhlavuotemme henkilöstön syys-kickoffissa Helsingin toimistollamme. On myös kulunut reilu vuosi siitä, kun pakkasimme perheen kanssa laukut ja nousimme koneeseen kohti Pohjois-Amerikkaa. Aika todella lentää!

Minä juon nyt kahvia – ja koneet hoitavat hommat. Vai miten se meni?

Minä juon nyt kahvia – ja koneet hoitavat hommat. Vai miten se meni?

Heini Kivelä”Minä juon nyt kahvia”, sanoi Harri Holkeri aikanaan, kun häneltä tivattiin kommenttia hieman kuumottavaan tilanteeseen. Sama ajatus käy mielessä, kun lukee mediassa esitettyjä raflaavia lukuja ja hurjia ennusteita siitä, kuinka digitalisaatio, automaatio ja ohjelmistorobotiikka mullistavat maailman ja vievät meiltä työt ennen kuin ehdimme edes keittää ne kahvit.

Liikkuvaa pilveä, dataa, tekoälyä ja appeja kaikille – miten liiketoiminta vastaa?

Liikkuvaa pilveä, dataa, tekoälyä ja appeja kaikille – miten liiketoiminta vastaa?

Kai LyytinenKehittyvä teknologia auttaa organisaatioita sopeutumaan jatkuvaan muutokseen. Liiketoiminnan kannalta merkittävimmät muutokset voidaan kiteyttää kolmen kattoteeman alle: 1) pilvi ja mobiliteetti, 2) kuluttajistuminen sekä 3) data ja tekoäly. Mutta mitä nämä muutosvoimat merkitsevät tulevaisuuden liiketoiminnalle?