Fiilis ratkaisee – Tarinoita golfista ja toiminnanohjauksesta, 5. ja viimeinen osa

Onko tuloksia ilman mittaamista?

Suomen talvi ei yleensä mahdollista golfin ympärivuotista pelaamista. Tai ainakaan se ei enää ole yhtä miellyttävää kuin kesän kauneimpina poutapäivinä. Näin pelikauden päätöksen lähestyessä on aika tehdä tilinpäätös: miten vuosi meni, täyttyivätkö tavoitteet ja mitä seuraavaksi tapahtuu?

Toimin Efimalla oman projektitoimistomme eli PMO:n vetäjänä. Keskeinen osa työnkuvaani on kehittää Efiman järjestelmäprojekteja paremmiksi projekti kerrallaan. Siksi aina, kun projekti tulee päätökseen, projektista kerätään palautteet hyödynnettäväksi seuraavien suunnitteluun. Ilman palautetta oppimista ja kehittymistä ei tapahdu.

Määrää on mukavinta mitata

Golfissa yksi tärkeä mittaamisen työkalu on tasoitus. Se on siitä helppo mittari, että kyseessä on vain yksi numero. Jos tasoitus on vuoden aikana laskenut, yleensä se tarkoittaa sitä, että peli on kulkenut paremmin kuin edellisenä vuonna. Ja tietysti päinvastoin.

Myös projekteissa on usein numeerisia tavoitteita. On alkuperäinen budjetti, päivitetty budjetti, lisä- ja muutostöiden määrä, projektista saatu kate sekä joukko muita määrällisiä mittareita. Näitä on yleensä helppo mitata, koska niissä käsitellään joko rahaa tai työmäärää.

Toinen mittari golfissa on pelattujen kierrosten määrä, johon vaikuttaa keskeisesti kauden pituus. Kun aloittaa aikaisin keväällä ja pelaa pitkään syksyyn, ehtii pelata paljon kierroksia. Tällä toki on usein suora riippuvuussuhde tasoitukseen – jos pelaa paljon, todennäköisesti tapahtuu kehitystä ja tasoituskin laskee.

Myös projekteissa onnistumista mitataan usein aikataulun avulla. Tapahtuiko järjestelmän käyttöönotto silloin kun piti ja saatiinko työt tehtyä aikataulun mukaisesti? Tälläkin on usein suora vaikutus edellä mainittuihin rahallisiin mittareihin. Jos teetetään paljon lisä- ja muutostöitä, aikataulu todennäköisesti venyy, ja kun aikataulu venyy, syntyy lisäkustannuksia.

Helpoin mittari ei ole aina paras mittari

Mutta miten mitata laadullisia tai kokemukseen perustuvia asioita? Paistoiko kierroksilla usein aurinko, näinkö kanssapelaajien upeita suorituksia, miltä kylmä olut maistui kuumana kesäpäivänä kymppikioskilla? Tai jouduinko monsuunisateen kouriin, loukkasinko nilkan bunkkerin reunalle astuessani, menikö joku kierros pilalle ärsyttävän pelikaverin vuoksi? Toki näistä upeimmista ja kauheimmista hetkistä voi jäädä muistoksi valokuva pilvipalvelun levynkulmalle. Tai ihan verkkokalvoille, kuten muistiini piirtynyt kuva joutsenen poikasista lähestymässä palloani lammen reunassa.

Koska usein vain rahan ja aikataulun mittaaminen jättää sen tärkeimmän huomioimatta – miten projekti kokonaisuudessaan onnistui ja miten ihmiset suhtautuivat muutoksiin?

Yhtä lailla tietojärjestelmäprojekteissa olisi tärkeää mitata laadullisia tavoitteita, mutta näiden määrittely on huomattavasti vaikeampaa kuin numeeristen raha- tai aikataulutavoitteiden. Vaikka laadullisia tavoitteita on vaikeampi mitata ja nakuttaa Exceliin, kannattaa niiden laatimiseen, mittaamiseen ja seurantaan laittaa paukkuja. Koska usein vain rahan ja aikataulun mittaaminen jättää sen tärkeimmän huomioimatta – miten projekti kokonaisuudessaan onnistui ja miten ihmiset suhtautuivat muutoksiin?

On täysin mahdollista, että projekti, joka ylitti budjetin ja ei pysynyt aikataulussa, onkin erittäin onnistunut – jos laadulliset tavoitteet täyttyivät tai jopa ylittyivät. Mainitsin aikaisemmassa blogissani, että muutosjohtamiseen on syytä panostaa. Tietojärjestelmäprojekteissa muutosjohtamista ei voi lopettaa järjestelmän käyttöönottoon: siitä kaikki vasta alkaa. Siirryttäessä paikallisista järjestelmistä jatkuvasti kehittyviin pilvipalveluihin, on pidettävä huoli siitä, että muutoksesta tulee pysyvä osa yrityksen liiketoimintaa. Vain tällä tavoin voidaan varmistaa, että laadullisetkin tavoitteet täyttyvät ja se tärkein asia, eli ihmiset, pysyvät mukana muutoksessa. On myös hyvä muistaa, että paras aika mitata projektin onnistumista ei aina ole juuri projektin päättyessä: muutosjohtaminen vie aikaa ja voi kantaa hedelmää vasta vuosi projektin jälkeen.

Kolme muistisääntöä mittaamiseen

Vedetään vielä lopuksi opit yhteen. Oli sitten kyse työpaikkasi tietojärjestelmäprojektista tai omasta harrasteprojektistasi, muista seuraava:

1. Ilman palautetta kehittymistä ei tapahdu. Mittaa siis edistymistäsi ja opi aiemmasta.
2. Mittaa kokonaisuutta eli muista sekä määrälliset että laadulliset mittarit. Tähän sopisi myös ”sitä saat, mitä mittaat” -hokema.
3. Mieti, milloin mittaat. Projektin määrällinen mittaaminen onnistuu usein jo projektin aikana ja heti sen päätyttyä. Laadulliset mittarit voivat värähtää vasta myöhemmin.
   

Uppoavatko opit tietojärjestelmäprojekteista paremmin golftermein kerrottuna? Tutustu Tarinoita golfista ja toiminnanohjauksesta -blogisarjan muihin kirjoituksiin:

Mitä sulla on bägissä? – Tarinoita golfista ja toiminnanohjauksesta, osa 1.
Tunteet kuuluvat niin viheriölle kuin järjestelmäprojekteihinkin – Tarinoita golfista ja toiminnanohjauksesta, osa 2.
Asiakas ei ole aina oikeassa – Tarinoita golfista ja toiminnanohjauksesta, osa 3.
Projektien pelikentillä harjoitus tekee mestarin – Tarinoita golfista ja toiminnanohjauksesta, osa 4.