Blogi
23.11.2017

Halvin tapa tehostaa taloushallintoa on lopettaa tekeminen

Taloushallinnon kehittämisessä keskitytään nykyään paljolti automaation lisäämiseen. Pohditaan, miten järjestelmä tai robotti voi tehdä rutiinitehtäviä valmiiksi puolestamme. Ensin pitäisi kuitenkin muistaa pysähtyä ajattelemaan, miksi tehtävää ylipäänsä tehdään. Jos tekeminen on turhaa, sitä on turha automatisoida. Automaation kehittäminen maksaa – tekemisen lopettaminen on ilmaista.

Kaikesta tekemisestä pitää olla hyötyä, myös taloushallinnossa. Jos et keksi yhtään hyvää lopputulosta, joka tehtävän tekemisestä aiheutuu (eikä se ole pakollinen toiminto viranomaistenkaan sanelemana), ei tehtävän tekemistä kannata jatkaa. Luopuminen voi olla tuskallista. Kun esimerkiksi tarkistusta on tehnyt kuukaudesta toiseen, ei mielellään myönnä itselleen, että on heittänyt hukkaan koko sen ajan. Kun keskustelen taloushallinnon asiantuntijoiden kanssa heidän työtehtävistään ja niiden kehitysmahdollisuuksista, liian usein käy niin, ettei osata vastata, miksi tiettyä toimenpidettä tehdään. Tekeminen on saatu perintönä edelliseltä tehtävää hoitaneelta henkilöltä, ja sen hyödyllisyys on pohdituttanut, mutta ei ole uskallettu kyseenalaistaa tekemisen järkevyyttä.

Turhaa tekemistä löytyy usein mm. hyväksymisprosesseista. Useammankin kerran eteeni on tullut matkalaskujen hyväksymisprosessi, jossa matkasuunnitelman hyväksyy 3-5 henkilöä ja suunnitelmasta syntyneen matkalaskun myös 3-5 henkilöä. Hyväksynnöillä pyritään vahtimaan matkakustannuksia, mutta paljonko matkan hinnaksi tulee, kun matkakustannusten päälle lisätään kaikki hyväksymiseen käytetty työaika? Entä perehtyykö kukaan hyväksyjistä oikeasti matkan aiheellisuuteen, kun tietää, että häntä ennen tai jälkeen laskun katsovat vielä muut hyväksymisketjussa olevat henkilöt? Saadaanko hyväksynnöistä hyötyä? Jos ei, poista hyväksymisportaista kaikki muut paitsi se henkilö, joka oikeasti ottaa kantaa matkan aiheellisuuteen.

Jos pohdit, käytätkö kuukaudesta toiseen aikaa raporttiin, jota kukaan ei ilmeisesti lue, tee testi: jätä raportti muodostamatta ja odota, ilmoittaako joku kaipaavansa raporttia.

Jos käytät toistuvasti aikaa tarkistukseen, jonka tuloksena ei löydy olennaisesti raportointiin vaikuttavia virheitä, lopeta tarkistuksen tekeminen. Käytetään taas esimerkkinä matkalaskuprosessia: Euromäärältään pienien matka- ja kululaskujen käsittelyyn käytetään yhtä paljon tai enemmän aikaa per lasku kuin suurten ostolaskujen käsittelyyn. Matka- ja kululaskuissa havaittavat virheet ovat kuitenkin sekä kappale- että euromäärältään vähäisiä, eikä näiden korjaamatta jättämisellä aiheudu olennaista virhettä raportoinnin tai verotuksen lopputulokseen. Kannattaakin pohtia, paljonko aikaa ja rahaa käytetään näiden pienten kulujen tarkastamiseen ja saadaanko siitä tarpeeksi hyötyä. Jokaista laskua ei ole pakko tarkastaa. Tarkastuksen voi esimerkiksi kohdistaa niihin 10 %:in laskuista, joissa on suurin virheriski. Näin säästyy 90 % ajasta, vaikka valtaosa virheistä saadaan kiinni.

Kannattaa myös pohtia kriittisesti, miten usein taloushallinnon toimenpiteitä täytyy tehdä. Työhön ryhtyminen vie aikaa. Mikäli maksat tällä hetkellä ostolaskuja viisi kertaa viikossa, käytät viisi kertaa viikossa aikaa ohjelman avaamiseen, maksuerien muodostukseen, tarkastukseen, hyväksyntään ja lähetykseen. Mikäli teet ostolaskujen maksatuksen vain kaksi kertaa viikossa, työmäärä vähenee heti 60 %, mutta lopputulos on sama. Miksi et vähentäisi heti maksukertoja?

Suuren transaktiomäärän käsittely kerralla vie vähemmän aikaa per transaktio kuin jokaisen transaktion käsittely erikseen. Käytetään tässäkin esimerkkinä matkalaskuprosessia: Jos taloushallinnossa tarkastetaan joka päivä pieni määrä matkalaskuja, tarkastukseen kuluu todennäköisesti yhteensä enemmän aikaa kuin kerran viikossa suuremman matkalaskumäärän tarkastamiseen. Työtään on myös helpompi suunnitella, kun tarkastukseen on varattu kerran viikossa aika, ja muina päivinä voi keskittyä muihin töihin.

Muista siis käyttää hetki kriittiseen pohdiskeluun ennen kuin lähdet automatisoimaan tai robotisoimaan rutiinejasi. Jos et keksi tarpeeksi hyvää syytä, miksi rutiini on olemassa, lopeta sen tekeminen. Tämä kehitysvinkki on ilmainen.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Sanna Kaarlejärvi

Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä ja Efiman CFO sekä palkittu kouluttaja. Hän on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.

Uusimmat

AI-hypetermia – Mitä teknologiahypen taakse vuonna 2019 kätkeytyy?

AI-hypetermia – Mitä teknologiahypen taakse vuonna 2019 kätkeytyy?

Sanna KaarlejärviTaloushallinnon ja yleisesti tietotyön automaation kehitys on tällä hetkellä erittäin nopeaa. AI-hypen takana on todellisia kehitysaskelia, etenkin työvälineissä ja teknologioissa. Nykyisin käytössä olevilla välineillä pystymme automatisoimaan tehtäviä, joiden automaatiota ei edes osattu tavoitella kymmenen vuotta sitten.

Eliminoi automaation pullonkaulat taloushallinnossa

Eliminoi automaation pullonkaulat taloushallinnossa

Sanna KaarlejärviUusi vuosi tarkoittaa monille talousammattilaisille kiireistä aikaa tilinpäätöksen parissa. Samalla se tarjoaa myös uuden mahdollisuuden taloushallinnon kehittämiselle. Automaatio on yksi tärkeimmistä keinoista tehostaa toimintaa – sen edellä on kuitenkin yksi este: automaation pullonkaulat.

Yritysjohtaja, keskity tunteeseen – näin panostat tulevaisuuteen!

Yritysjohtaja, keskity tunteeseen – näin panostat tulevaisuuteen!

Tero SalminenTietotyö automatisoituu. Tämä asettaa uudenlaisia vaatimuksia työympäristölle ja osaamiselle sekä sille, miten me työntekijät yrityksen sisäiset prosessit koemme. Millä keinoin voimme parantaa tulevaisuuden työelämää? Miltä työnteon tulisi tuntua, kun työskentelemme omien sisäisten prosessiemme parissa?