Blogi
11.4.2019

Järjestelmämörkö vai kepeä mahdollistaja? – Digisydän ja tiedolla johtamisen edellytykset

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän rakentaminen on iso projekti organisaatiolle. Ja usein syy, miksi siihen lähdetään, on tiedolla johtaminen ja sen edellytysten parantaminen. ERP ei järjestelmänä kuitenkaan suoraan vastaa tähän tarpeeseen, vaan tiedolla johtaminen on pikemminkin tavoitetila ja ERP toimii tuohon tavoitetilaan pääsyn mahdollistajana.

Tämän vuoksi yksi tärkeimmistä asioista ottaa huomioon projektin suunnitteluvaiheessa on, miten uusi järjestelmäratkaisu tukee liiketoiminnan raportointitarpeita: Mitkä ovat tärkeimmät dimensiot eli seurantakohteet ja miten ne määritellään? Tämä liittyy olennaisesti myös ERPien huonoon maineeseen kankeina järjestelminä ja siihen, miten se voidaan välttää.

Vaikka oltaisiinkin ottamassa käyttöön järjestelmää, joka kattaa aluksi vain tietyn osakokonaisuuden, esimerkiksi taloushallinnon, ja varsinaiset liiketoiminnan ydinprosessit jäisivät erilliseen järjestelmäratkaisuun, on raportoinnin merkitys tiedolla johtamisen näkökulmasta yhtä suuri. Taloushallinnon tehtävä on lopulta tukea koko organisaatiota, vaikka liiketoiminnan keskiössä olevia mittareita ja KPI:tä raportoitaisiinkin omasta erillisestä järjestelmästään.

Mietitään esimerkiksi yritystä, joka rakentaa mittatilauksena erilaisia koneita. Luultavasti tällaisen yrityksen liiketoiminnan tarpeet ovat niin spesifejä, että sen tuotannonohjaukseen tarvitaan oma järjestelmänsä. Tuo samainen järjestelmä ei kuitenkaan usein pysty vastaamaan muiden toimintojen ja talouslukujen raportoinnin tarpeeseen yhtä hyvin. Tällöin tarvitaan kaksi erillistä järjestelmää: liiketoiminnan tarpeisiin vastaava tuotannonohjausjärjestelmä sekä yrityksen sisimmässä sykkivä ERP – digisydän – joka varmistaa tiedonkulun ja mitattavuuden läpi organisaation.

Miten tiedolla johtaminen otetaan huomioon suunnitteluvaiheessa?

Yksi modernin liiketoiminnan tunnusmerkkejä on se, että tarpeet voivat muuttua nopealla syklillä. Syntyy uusia liiketoiminta-alueita, vanhoja lakkautetaan, niitä sulautetaan yhteen tai jopa myydään.

Siksi uutta ERP-ratkaisua ei tule suunnitella tämän suhteen liian kankeaksi, vaan on oltava liikkumavaraa muuttuvien liiketoimintatarpeiden varalta. Varautuminen näihin mahdollisiin muutoksiin tulee olla myös raportointitarpeiden ja sitä kautta dimensioiden eli seurantakohteiden suunnittelussa pääperiaatteena.

Älä katkaise jalkaasi sudenkuoppiin

Yksi tyypillinen virhe on, että dimensiot suunnitellaan liian ylätasolle, jolloin järjestelmän näkökulmasta liiketoiminnan muutoksista tulee vaikeita tai jopa mahdottomia. Ylätaso voi pitää sisällään useita eri liiketoiminnan osa-alueita, jolloin muutostilanteissa ko. ylätasolla olevaa rakennetta on mahdotonta purkaa.

Jatketaan aiemmalla esimerkkiyrityksellä – yrityksen yksi divisioona muodostuu konerakentamisesta, mutta kyseinen liiketoiminta-alue pitää sisällään tuotealueet: suurkoneet, pienkoneet ja varaosat. Mikäli dimensioksi on määritelty koko divisioona ja yritys päättää myöhemmin tehdä pienkonerakentamisesta oman liiketoimintayksikkönsä tai myydä koko liiketoiminnan toiselle yritykselle, ei tuota aiempaa rakennetta pystytä purkamaan muuten kuin perustamalla kokonaan uusia liiketoiminta-alueen dimensioarvoja siitä päivästä lähtien, kun muutos astuu voimaan.

Tämä luonnollisesti muodostaa suuren ongelman tiedolla johtamiselle ja on myös yksi tärkeimpiä syitä, miksi ERPiä saatetaan pitää kankeana. Todellisuudessa tämä on kuitenkin vältettävissä suunnittelemalla dimensiot oikein.

Askelmerkit onnistumiseen

Ylätason raportointitarve rakennettaisiin ideaalitilanteessa summatasoksi vain raporteille tai muita hierarkioita järjestelmissä ylläpitämällä. Näin liiketoiminnan muuttuessa myös historiatiedot voidaan muuttaa vastaamaan uutta tilannetta.

Kirjaustason tulisi olla niin yksityiskohtainen kuin on järkevää. Esimerkiksi yksittäistä tuoterekisteriä ei kannata tuoda dimensioksi, koska sen seuranta ja raportointi on järkevämpi tehdä suoraan tuoterekisterin kautta. Sen sijaan tuotealue voi olla järkevä dimensiotaso, jos raportointitarve on muodostaa niistä liiketoiminta-alueita. Summatasoja voi aina muodostaa raporteille niin paljon kuin on tarpeen ja niitä on myös joustava muokata jälkikäteen.

Hyödyntäen taas samaa esimerkkiyritystä tämä tarkoittaisi seuraavaa: Dimensioiksi kannattaa määrittää tuotealuetasot, eli suurkoneet, pienkoneet ja varaosat. Ylätason raportointi saataisiin näitä summaamalla ja raportointi voidaan muodostaa koko konerakentamisen liiketoiminta-alueesta. Näin myös säilytetään joustavuus liiketoiminnan muutoksissa.

Digisydän tiedolla johtamisen mahdollistajana

Kuten vanha sananlasku sanoo: ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Kulunut klisee, mutta pätee erityisen hyvin sellaiseen ERP-projektiin, jonka yhtenä tavoitteena on kehittää yrityksen tiedolla johtamisen edellytyksiä.

Ottamalla suunnitteluvaiheessa huomioon raportointitarpeet ja määrittämällä dimensiot oikein pystyy yritys varmistamaan, että tiedolla johtamisen edellytykset säilyvät vaikka liiketoiminnassa tapahtuisi muutoksia. Samalla ERP:stä saadaan ketterä ja rakenteeltaan joustava liiketoimintaa ja datavirtoja taustalla ohjaileva mahdollistaja sen sijaan, että se olisi menneiltä vuosilta tuttu kankea yleisjärjestelmä, joka pyrkii hoitamaan kaiken – onnistuen siinä huonosti.

Tätä me tarkoitamme, kun puhumme digisydämestä.

Kirjoittaja

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen on Efiman projektitoiminnan vetäjä. Hän uskoo, että tietojärjestelmien käyttöönottojen laatu paranee vain, jos asiakkaat heräävät vaatimaan enemmän ja parempaa.

Uusimmat

Porissa olin oma itseni

Porissa olin oma itseni

Sari AapolaVietin lomallani kaksi musiikintäyteistä päivää Pori Jazz -festivaaleilla. Niin olen tehnyt lähes vuosittain jo 80-luvulta lähtien, mutta tällä kertaa kokemuksessa oli jotain uutta. Tajusin jälkeenpäin, että se liittyi vahvasti yhteen työpaikkani Efiman arvoista – lupaan olla oma itsensä

Tyytyväisestä asiakkaasta tyytyväiseksi työntekijäksi

Tyytyväisestä asiakkaasta tyytyväiseksi työntekijäksi

Efima OySuvi Antila kiinnitti jo Efiman asiakkaana huomiota yrityksen kehittämisorientoituneeseen otteeseen ja työntekijöistä huokuvaan ilmapiiriin. Lopulta Suvi päätti ilmoittaa kiinnostuksestaan työpaikan vaihtoon ja lähetti avoimen hakemuksen Efimalle.

Uhka, turhake vai mahdollisuus – Mitä talouden ammattilaisen tulee tietää ohjelmistorobotiikasta?

Uhka, turhake vai mahdollisuus – Mitä talouden ammattilaisen tulee tietää ohjelmistorobotiikasta?

Kaisa NieminenBBC julkaisi syksyllä 2015 nettisivun, jossa pystyi testaamaan oman työtehtävänsä kohtalon. Sen mukaan esimerkiksi kirjanpitäjän työ oli tuomittu katoamaan, sen sijaan talouspäälliköillä ja -johtajilla oli enemmän toivoa. Viekö siis ohjelmistorobotiikka työmme?