Johdatko digimuutosta prosessit vai data edellä? – Ja miksi vastauksena pitäisi olla data

Datalle on aika rakentaa suurempi rooli ERP-hankkeissa. Tiedolla johtaminen ja data ovat poltelleet liikkeenjohdon huulilla jo rohduksiin asti. Ylätasolla yrityksissä ymmärretään, että datalla on arvoa liiketoiminnalle ja käytäväpuheista paistaa tahtotila dataohjautuvuudesta. Siltikään datalle ei anneta riittävästi huomiota yrityksien tärkeimmissä digihankkeissa. 

Edelleen on mahdollista, että ERP-hankkeessa puhutaan lähes yksinomaan prosesseista, ja datamallien sovittelua katsotaan hyvin tekniseltä kantilta.

Valitettavan usein tietomalleihin törmätään vasta silloin, kun uusi ERP-järjestelmä on menossa tuotantoon. Edelleen on mahdollista, että ERP-hankkeessa puhutaan lähes yksinomaan prosesseista, ja datamallien sovittelua katsotaan hyvin tekniseltä kantilta, ”kun tiedot täytyy saada vanhasta tietokannasta uuteen.”

Datan sivuuttaminen digimuutoksessa on menetetty mahdollisuus: ilman dataa järjestelmillä ei lopulta ole minkäänlaista arvoa. Onkin syytä kääntää järjestystä, ja puhua datasta heti digimuutoksen alkumetreillä – sekä samassa kontekstissa prosessien kanssa. Ensin perustelen miksi ja sen jälkeen kerron miten.

Prosessit tulee ja menee, data säilyy

Niin prosessit kuin data ovat digimuutoksen tärkeitä elementtejä. Prosessien ja datan luonne eroavat kuitenkin merkittävästi toisistaan.

Prosessit muuttuvat ja niiden tuleekin muuttua liiketoiminnan mukana, mutta datalla on pysyvämpi asema. Prosessien arvo loppuu juuri silloin, kun toiminta päättyy ja prosessi pysähtyy. Ymmärryksenä tapahtuneesta toiminnasta jäljellä on data. Syntynyttä dataa voidaan käyttää ymmärtämään nykyisyyttä, vaikuttamaan tulevaisuuteen sekä suunnittelemaan uusia prosesseja tai jopa uutta liiketoimintaa. 

Data on paitsi liiketoiminnan kehittämisen ajuri myös lähde ketteryyteen. Prosessien muuttaminen koskettaa lähes poikkeuksetta koko organisaation ”systeemiä” ja muutokset vaativat – eivät ainoastaan komiteoiden päätöksiä – vaan myös merkittävää muutosjohtamista. Prosessien tuottama data on kuitenkin heti liiketoiminnan käytettävissä ja sellaisenaan heti testattavissa tuotantojärjestelmien ulkopuolella, synnyttäen parhaassa tapauksessa uusia ideoita ja uutta ymmärrystä.

Miten ”data edellä” -ajattelu viedään käytäntöön digihankkeissa?

Datan merkitystä on vaikea kiistää – mutta miten ”data edellä” -ajattelu viedään oikeasti käytäntöön? Miten järjestelmähankkeissa voitaisiin varmistaa, että data-asioita priorisoidaan digimuutoksen alusta alkaen? Onnistuminen edellyttää muutosta niin yrityksen kokonaisarkkitehtuurissa, johtamistyössä, projektitiimin työnkuvissa kuin arjen tekemisessäkin: 

1. Kokonaisarkkitehtuurin on tuotava data yhteen

Yritysten toiminta tuottaa jatkuvasti valtavan määrän dataa, mutta sen todellista potentiaalia ei voida lunastaa, mikäli data siiloutuu lukuisiin toisistaan erillisiin järjestelmiin. IT-arkkitehtuurien onkin nähty kehittyvän erillisratkaisuista kohti integraatioarkkitehtuureja, ja aikojen saatossa on käytetty merkittävät määrät aikaa, rahaa ja energiaa siihen, että toisistaan erilliset ERP-, CRM-, MES-, ynnä muut järjestelmät tuodaan yhteen integraatioiden avulla. Kehityssuunta on hyvä, mutta parempaakin on tänä päivänä tarjolla. Totuus on, että integraatioiden muuttaminen on kaikkea muuta kuin ketterää ja monissa tapauksissa data jää yhä loukkuun erillisjärjestelmien uumeniin.

Siksi ensimmäinen askel kohti ”data edellä” -ajattelua on rakentaa yrityksen kokonaisarkkitehtuuri siten, että se tuo prosessit ja datan yhteen. Tänä päivänä tarpeeseen vastaavat modernit, pilvipohjaiset data- ja liiketoiminta-alustat, jotka kattavat tarvittavat kyvykkyydet eri liiketoimintaprosessien tarpeisiin ja tuovat kaiken yrityksen tuottaman datan yhteen. Käytännössä siis yksi sama liiketoiminta-alusta voi palvella sekä taloushallinnon, toiminnanohjauksen, toimitusketjunhallinnan ja vaikkapa myynnin järjestelmätarpeita ja kerätä niistä kertyvän datan edelleen keskitetylle data-alustalle.

Liiketoiminta-alusta-ajattelulla data saadaan yhä selkeämmin irti järjestelmien rajaamista laatikoista ja entistä vaivattomammin liiketoiminnan kehityksen käyttöön. Kun kaikki data on koottu yhteen, voidaan sen päällä innovoida ketterästi mikropalveluita ja low-code-sovelluksia. 

2. Johto on yrityksen ylin arkkitehti

Vaikka listasin kokonaisarkkitehtuurin ensimmäiseksi askeleeksi kohti dataohjautuvuutta, todellisuudessa se ei ratkaise vielä mitään, mikäli dataohjautuvuus ei ylety johdon agendalle asti. 
Organisaation johdon on oltava yrityksen ylin arkkitehti. Mikäli yritys haluaa saavuttaa kilpailuetua digitaalisilla kyvykkyyksillään, vaatii se strategista ajattelua ja valintoja. Johtoryhmien voi olla helppoa jämähtää vanhoihin tapoihinsa ja ohittaa haasteet, jotka liittyvät digitaaliseen muutokseen ja jotka tulevat heidän yhteisymmärryksensä ulkopuolelta. Johtamisen ajatusmaailman on kuitenkin muututtava digitaalisen aikakauden sopivaksi ja johtoryhmien agendalle on nostettava yrityksen kokonaisarkkitehtuurin johtaminen. 

Ensitöikseen johdon on ymmärrettävä kokonaisarkkitehtuuri, jonka osana yrityksen tärkein aineeton pääoma, eli data, elää. Tässä tärkeä työkalu on yrityksen datastrategia, joka tuottaa konkreettisen listan käyttötapauksia ja business caseja, joilla kokonaisarkkitehtuuria muokataan. Datastrategian ja liiketoimintastrategian on kuljettava käsi kädessä niin, että tulevaisuuden suunnan vaikutus niin dataan kuin kokonaisarkkitehtuuriin on huomioitu. 

3. Prosessi-ihmisten on oltava myös dataihmisiä 

Kolmas askel kohti ”data edellä” -ajattelua liittyy ihmisiin ja organisoitumiseen järjestelmähankkeissa. Järjestelmäuudistuksissa liiketoimintaa kuvataan usein prosessi-ihmisten piirtämillä prosessikuvauksilla, ja prosessiarkkitehtuuri onkin tyypillisesti muutoksen tärkeimpiä kulmakiviä. Prosessien kuvaamiseen liittyy niin ikään ajatus siitä, että järjestelmissä asuvat prosessit liitetään toisiinsa integraation keinoin. Prosessit tavallaan ”leijuvat” järjestelmästä toiseen. Käytännössä integraatioissa kuitenkin liitetään toisiinsa datamallit, jotka voivat olla hyvinkin erilaisista lähtökohdista alkujaan rakennettu – ja jollei tätä osata huomioida digihankkeen alussa, huomataan se viimeistään lopussa.

Digihankkeissa toimivien ihmisten tulisi olla sekä data- että prosessi-ihmisiä. En näe kovin mielekkäänä erottaa näitä rooleja eri ihmisille – tai lähteä kuvaamaan prosesseja ilman dataa. Jako on syntynyt erilaisten osaamisien ja koulutustaustojen kautta – prosessien kuvaajat ovat tyypillisemmin liiketoimintaorientoituneita, siinä missä dataihmisillä on usein teknisempi tausta. Datan ja prosessien on kuljettava käsikädessä, ja parasta on aloittaa ymmärtämällä, millaisia datakäsitteitä prosesseissa käsitellään. Liikkeelle voi esimerkiksi lähteä mallintamalla liiketoiminnan kannalta keskeiset datakäsitteet Quote to Cash -prosessin varrelta. Aivan kaikkia datakäsitteitä ei silti tarvitse mallintaa, ja osa niistä määräytyy valitun liiketoiminta-alustan sanelemana. 

4.    Arjen tekemisen on tuettava datanhallintaa

Master datan eli perustietojen laatuhaasteet ovat lähes poikkeuksetta edelleen jokaisen järjestelmäprojektin työlistalla, vaikka aiheesta on keskusteltu jo vuosikymmeniä. Datan löytäminen on usein yhtä salapoliisityötä järjestelmäuudistuksien jälkeenkin. Yrityksillä on paitsi oltava datanhallintamalli, jossa kuvataan organisaation tapa hallita, käsitellä ja säilyttää tietoja sekä siihen liittyvät vastuut ja prosessit, sen on myös jalkauduttava käytännön toimenpiteiksi ja teoiksi.

Lopulta datanhallinta on koko organisaation yhteinen asia. Työntekijöille on tärkeää osoittaa, miten laadukas eli tarkka ja ajantasainen data hyödyttää heitä ja koko organisaatiota. Heille on myös selvennettävä, mikä on heidän roolinsa laadukkaan datan rakentamisessa. Paras tapaa varmistaa henkilöstön sitoutuminen on tehdä datan syöttämisestä ja käsittelystä heille mahdollisimman helppoa ja luonteva osa prosessia. Ideaalitilanteessa sama data täytyy syöttää vain kerran, vain yhteen paikkaan ja vain yhden ihmisen toimesta – datan laatu jo sen syntysijoilla varmistaen. Nykypäivänä datan syöttö ydinjärjestelmään voidaan hoitaa esimerkiksi tarpeeseen räätälöidyllä low-code-sovelluksella.

 
Toimiiko organisaationne jo neljän ohjenuoran mukaisesti? Mikäli toimii, niin ei muuta kuin viemään muutosta arkeen ja toteutukseen. Jos ei, on liiketoiminnan aika kantaa vastuuta digitalisaatiosta, datasta ja prosesseista.