Blogi
10.1.2018

Kaksi samanlaista projektia ‒ toinen onnistui paremmin

Olen työurani aikana osallistunut yli 50:een toiminnan- tai taloudenohjausratkaisun käyttöönottoon eri rooleissa – niin toimittajana kuin asiakkaana. Kaikista niistä olen jotain oppinut. Äskettäin olin mukana kahdessa ERP-projektissa, joiden sisältö, tavoitteet ja tuotokset olivat kutakuinkin samat. Myös toimittavan organisaation, eli meidän, tekijätiimi oli lähestulkoon sama. Silti toinen projekti onnistui toista huomattavasti paremmin. Pysähdyinkin miettimään, miten tähän oli tultu; mitkä olivat syyt onnistumisen eroihin.

Päädyin konkretisoimaan paremmin onnistumisen kolmeen keskeisimpään asiaan:

1) Yhdessä tekeminen, sekä fyysisesti että etenkin henkisesti

Tämän päivän työkaluilla asioita on mahdollista tehdä nopeasti ja tehokkaasti olematta saman pöydän ääressä. Silti on tilanteita, joissa tulemme merkittävästi paremmin ymmärretyiksi, kun näemme toistemme ilmeet ja elekielen. Tämä korostuu varsinkin silloin, kun yhteistyö on vasta alkumetreillä. Onnistuneemmassa projektissa työskentelimme enemmän asiakkaan tiloissa, vaikka siihen ei olisi ollut välttämätöntä tarvettakaan. Eikä pidä väheksyä yhdessä vietettyä vapaamuotoista aikaa esim. projektin kick-offissa. Olennaista on päästä yhdessä tekemisen tunteeseen. Luottamus, avoimuus ja läpinäkyvyys ovat kliseitä, jotka muuttuvat onnistumisiksi, kun niihin panostetaan.

2) Se että asiakas johti aktiivisesti projektiin ulkoa vaikuttavia tekijöitä

Mikään pientä isompi hanke ei ole vain kahden kauppa, vaan vaikuttavia sivuprojekteja on aina mukana. Näiden yhteistyön johtaminen on luonnostaan asiakkaan vastuulla, tai siitä pitää vähintään erikseen muuta sopia. Kommunikoinnin täytyy silti toimia esteettömästi kaikkien osallisten kesken. Informaation vastaanottajan pitää saada päättää, onko tieto hänelle tarpeellista vai epäoleellista. Aktiivisella johtamisella ja viestinnällä voidaan välttää monet sudenkuopat, joihin on muuten niin helppo kompastua. Paremmin sujuneessa projektissa asiakkaan projektipäällikkö kertoi hyvin avoimesti kaikista hankkeeseen mahdollisesti vaikuttavista tekijöistä, ja pidimme paljon usean toimittajan yhteisiä työpajoja. Kaikilla toimittajilla oli myös mandaatti keskustella asioista suoraan toisten toimittajien kanssa, ja näin nopeasti ratkaista eteen nousseita kysymyksiä suoraan syväosaajien kesken.

Pitkässä hankkeessa tekemisen meiningin ja eteenpäin vievän tunnelman ylläpitäminen ei ole helppo työ. Se vaatii aktiivista ja tietoista panostamista kaikilta osapuolilta.

Twiittaa klikkaamalla.

3) Tiimin pysyvyys ja resurssien panostus

Henkilövaihdoksia tapahtuu lähes aina, joten niihin tulee olla valmistautunut ja niiden riskit on tiedostettava. Projekteissa tulee olla kaikille selvät prosessit, kuinka toimitaan, jos joku projektiryhmästä vaihtuu tai roolit muuttuvat. Ei-niin-onnistuneessa hankkeessa projektitiimissä oli vaihdoksia, ja tiedonsiirrossa ei täysin onnistuttu. Onnistuneemmassa projektissa tiimimme pysyi koko ajan samana, jolloin mitään ylimääräistä tiedonsiirtoa ei tarvinnut tehdä.

Yleensä tietojärjestelmäprojektit vaativat enemmän aikaa asiakkaalta kuin toimittajalta. Tämä on tiedostettava ennen kuin projektiin lähdetään. Toimittajalla pitää olla rohkeutta ja osaamista kertoa tämä asiakkaalle. Resursointi on järjestettävä siten, että projektin jäsenillä on mahdollisuus hoitaa tehtävänsä kunnialla. Menestyksekkäämmässä hankkeessamme asiakas oli tehnyt merkittävän määrän valmistelutyötä jo ennen projektin alkua. Projektin aikanakin panostus oli noin kolminkertainen verrattuna vähemmän onnistuneeseen projektiin.

Pitkässä hankkeessa tekemisen meiningin ja eteenpäin vievän tunnelman ylläpitäminen ei ole helppo työ. Se vaatii aktiivista ja tietoista panostamista kaikilta osapuolilta. Parhaimmillaan kukaan ei välitä, missä organisaatiossa kukin on töissä, vaan töitä tehdään yhdessä kohti yhteistä maalia. Lähes aina projekteissa kohtaavat erilaiset yritys- ja toimintakulttuurit. Yhteisen tien löytäminen niiden avulla ja välistä on tärkeää, jotta projekti etenee vakaasti ja turvallisesti. Haasteita tulee aina, ja niiden syy voi olla muualla kuin itsessä. Riippumatta siitä, missä ongelma todellisuudessa on, siitä yli pääseminen vaatii yhdessä tekemistä ja oppimista. Märehtimistä voi halutessaan jatkaa loputtomasti, mutta se ei ikinä johda parempaan tulevaisuuteen.

Kehotankin jokaista projektityötä tekevää pysähtymään säännöllisesti ‒ ja varsinkin projektien alkaessa ja päättyessä ‒ miettimään ja dokumentoimaan aiemmin opittua ja sitä, kuinka asiat voisi jatkossa tehdä entistä paremmin. Projektin onnistuminen on monen tekijän summa, mutta edellä mainitsemani asiat huomioimalla päästään jo huomattavasti lähemmäksi haluttua maalia.

Kirjoittaja

Kai Lyytinen

Kai Lyytinen
ERP-liiketoiminnan johtaja, partner

Kai Lyytinen on Efiman ERP-liiketoiminnan vetäjä ja yksi yrityksen perustajista. Hänen ideaalimaailmassaan prosessit ja tietojärjestelmät ovat tarkoituksenmukaisia ja liiketoimintaa tukevia työkaluja.

Uusimmat

Älykäs taloushallinto – Tiedätkö mitä se on?

Älykäs taloushallinto – Tiedätkö mitä se on?

Sanna KaarlejärviLiiketoiminnan odotuksissa taloushallinnolle nousee toistuvasti esille toive taloushallinnosta, joka tukee liiketoimintaa ennakoiden, asiantuntevasti ja ketterästi sekä hoitaa rutiinit tehokkaasti ja huomaamattomasti. Ja juuri tätä tulevaisuuden älykäs taloushallinto on.

Digisydän tuo rikkonaisen perheen yhteen

Digisydän tuo rikkonaisen perheen yhteen

Kai LyytinenLiiketoiminnan ja taloushallinnon liitto on monessa valmistavan teollisuuden tai palveluita tuottavassa yrityksessä ollut perinteisesti kuin toisistaan vieraantunut perhe, jossa vanhempia edustavat liiketoiminta- ja talousjohto ja jossa lapsia edustavat erilaiset valmistus- tai palveluprosessit, talouslukujen mittaamisen käytännöt sekä resurssienhallinta.

Minkä arvoinen olet?

Minkä arvoinen olet?

Pekka NöyränenMietiskellessäni koulussa aineettoman pääoman tasearvojen subjektiivista luonnetta, törmäsin jonkun alaviitteen alaviitteen kautta herraan nimeltä Immanuel Kant ja ajatusrakennelmaan, jota kutsutaan kategoriseksi imperatiiviksi. Myönnettäköön, että tuo oli lähestulkoon ainoa ajatus, joka sillä hetkellä jäi herrasta mieleen – muu näyttäytyi yksinkertaiselle laskentatoimen opiskelijalle sinä tieteenä, jossa puuhaillaan rakettien parissa.