Blogi
10.1.2018

Kaksi samanlaista projektia ‒ toinen onnistui paremmin

Olen työurani aikana osallistunut yli 50:een toiminnan- tai taloudenohjausratkaisun käyttöönottoon eri rooleissa – niin toimittajana kuin asiakkaana. Kaikista niistä olen jotain oppinut. Äskettäin olin mukana kahdessa ERP-projektissa, joiden sisältö, tavoitteet ja tuotokset olivat kutakuinkin samat. Myös toimittavan organisaation, eli meidän, tekijätiimi oli lähestulkoon sama. Silti toinen projekti onnistui toista huomattavasti paremmin. Pysähdyinkin miettimään, miten tähän oli tultu; mitkä olivat syyt onnistumisen eroihin.

Päädyin konkretisoimaan paremmin onnistumisen kolmeen keskeisimpään asiaan:

1) Yhdessä tekeminen, sekä fyysisesti että etenkin henkisesti

Tämän päivän työkaluilla asioita on mahdollista tehdä nopeasti ja tehokkaasti olematta saman pöydän ääressä. Silti on tilanteita, joissa tulemme merkittävästi paremmin ymmärretyiksi, kun näemme toistemme ilmeet ja elekielen. Tämä korostuu varsinkin silloin, kun yhteistyö on vasta alkumetreillä. Onnistuneemmassa projektissa työskentelimme enemmän asiakkaan tiloissa, vaikka siihen ei olisi ollut välttämätöntä tarvettakaan. Eikä pidä väheksyä yhdessä vietettyä vapaamuotoista aikaa esim. projektin kick-offissa. Olennaista on päästä yhdessä tekemisen tunteeseen. Luottamus, avoimuus ja läpinäkyvyys ovat kliseitä, jotka muuttuvat onnistumisiksi, kun niihin panostetaan.

2) Se että asiakas johti aktiivisesti projektiin ulkoa vaikuttavia tekijöitä

Mikään pientä isompi hanke ei ole vain kahden kauppa, vaan vaikuttavia sivuprojekteja on aina mukana. Näiden yhteistyön johtaminen on luonnostaan asiakkaan vastuulla, tai siitä pitää vähintään erikseen muuta sopia. Kommunikoinnin täytyy silti toimia esteettömästi kaikkien osallisten kesken. Informaation vastaanottajan pitää saada päättää, onko tieto hänelle tarpeellista vai epäoleellista. Aktiivisella johtamisella ja viestinnällä voidaan välttää monet sudenkuopat, joihin on muuten niin helppo kompastua. Paremmin sujuneessa projektissa asiakkaan projektipäällikkö kertoi hyvin avoimesti kaikista hankkeeseen mahdollisesti vaikuttavista tekijöistä, ja pidimme paljon usean toimittajan yhteisiä työpajoja. Kaikilla toimittajilla oli myös mandaatti keskustella asioista suoraan toisten toimittajien kanssa, ja näin nopeasti ratkaista eteen nousseita kysymyksiä suoraan syväosaajien kesken.

Pitkässä hankkeessa tekemisen meiningin ja eteenpäin vievän tunnelman ylläpitäminen ei ole helppo työ. Se vaatii aktiivista ja tietoista panostamista kaikilta osapuolilta.

Twiittaa klikkaamalla.

3) Tiimin pysyvyys ja resurssien panostus

Henkilövaihdoksia tapahtuu lähes aina, joten niihin tulee olla valmistautunut ja niiden riskit on tiedostettava. Projekteissa tulee olla kaikille selvät prosessit, kuinka toimitaan, jos joku projektiryhmästä vaihtuu tai roolit muuttuvat. Ei-niin-onnistuneessa hankkeessa projektitiimissä oli vaihdoksia, ja tiedonsiirrossa ei täysin onnistuttu. Onnistuneemmassa projektissa tiimimme pysyi koko ajan samana, jolloin mitään ylimääräistä tiedonsiirtoa ei tarvinnut tehdä.

Yleensä tietojärjestelmäprojektit vaativat enemmän aikaa asiakkaalta kuin toimittajalta. Tämä on tiedostettava ennen kuin projektiin lähdetään. Toimittajalla pitää olla rohkeutta ja osaamista kertoa tämä asiakkaalle. Resursointi on järjestettävä siten, että projektin jäsenillä on mahdollisuus hoitaa tehtävänsä kunnialla. Menestyksekkäämmässä hankkeessamme asiakas oli tehnyt merkittävän määrän valmistelutyötä jo ennen projektin alkua. Projektin aikanakin panostus oli noin kolminkertainen verrattuna vähemmän onnistuneeseen projektiin.

Pitkässä hankkeessa tekemisen meiningin ja eteenpäin vievän tunnelman ylläpitäminen ei ole helppo työ. Se vaatii aktiivista ja tietoista panostamista kaikilta osapuolilta. Parhaimmillaan kukaan ei välitä, missä organisaatiossa kukin on töissä, vaan töitä tehdään yhdessä kohti yhteistä maalia. Lähes aina projekteissa kohtaavat erilaiset yritys- ja toimintakulttuurit. Yhteisen tien löytäminen niiden avulla ja välistä on tärkeää, jotta projekti etenee vakaasti ja turvallisesti. Haasteita tulee aina, ja niiden syy voi olla muualla kuin itsessä. Riippumatta siitä, missä ongelma todellisuudessa on, siitä yli pääseminen vaatii yhdessä tekemistä ja oppimista. Märehtimistä voi halutessaan jatkaa loputtomasti, mutta se ei ikinä johda parempaan tulevaisuuteen.

Kehotankin jokaista projektityötä tekevää pysähtymään säännöllisesti ‒ ja varsinkin projektien alkaessa ja päättyessä ‒ miettimään ja dokumentoimaan aiemmin opittua ja sitä, kuinka asiat voisi jatkossa tehdä entistä paremmin. Projektin onnistuminen on monen tekijän summa, mutta edellä mainitsemani asiat huomioimalla päästään jo huomattavasti lähemmäksi haluttua maalia.

Kirjoittaja

Kai Lyytinen

Kai Lyytinen
ERP-liiketoiminnan johtaja, partner

Kai Lyytinen on Efiman ERP-liiketoiminnan vetäjä ja yksi yrityksen perustajista. Hänen ideaalimaailmassaan prosessit ja tietojärjestelmät ovat tarkoituksenmukaisia ja liiketoimintaa tukevia työkaluja.

Uusimmat

Palautetta pukinkonttiin – kollegasi kiittää

Palautetta pukinkonttiin – kollegasi kiittää

Riku HuikuriKaikkein vaikuttavin palaute on se, jonka saa suoraan työkaverilta tai asiakkaalta. Myös esimiehen palautteelle on sijansa, mutta työkavereiden havainnot ja vinkit ovat usein kiinnostavampia ja mieleenpainuvampia. Palautteenannon kulttuuria tulisikin edistää, sillä siitä hyödymme me kaikki.

Neljäsosa suomalaisista yrityksistä ei ole valmis digiin – IT ja talous eri linjoilla digitalisaatiosta

Neljäsosa suomalaisista yrityksistä ei ole valmis digiin – IT ja talous eri linjoilla digitalisaatiosta

Tero SalminenVäitän, ettei yksikään meistä ole välttynyt digitalisaatiohypeltä viime vuosien aikana. Digitalisaation tuomia muutoksia ja mahdollisuuksia hehkutetaan kilpaa mediassa. Se mikä yllättää, on tämän muutoksen todellinen vauhti – tai pikemminkin sen hitaus – suomalaisissa yrityksissä.

Tekoälyn aikana strategia on vääriä valintoja

Tekoälyn aikana strategia on vääriä valintoja

Markus TurunenKun maailma toimialan ympärillä muuttuu, perinteisten toimijoiden on vaikea tunnistaa tarvittavia strategisia muutoksia ajoissa. Tästä löytyy esimerkkejä media-alan digitalisoitumisesta, matkapuhelimien muutoksesta ja vähittäiskaupan murroksesta. Markkinamuutokset toistuvat tulevaisuudessa, joten mitä valintoja strategisessa työskentelyssä kannattaa huomioida?