Kolme keinoa, joilla taloushallinnon ulkoistaminen onnistuu

Ulkoistuksen onnistuminen on nykyään enemmän sääntö kuin poikkeus, Efiman keskisuurille ja suurille yrityksille toteuttama tutkimus kertoo.

Kahvipöytäkeskusteluissa kuulee joskus tarinoita epäonnistuneista ulkoistuksista. Efiman talousjohtajille tekemän kyselyn mukaan ne ovat enemmän muistoja menneisyydestä kuin nykymaailmaa. Ylivoimainen valtaosa, 92%, taloushallinnon ulkoistuksista on onnistunut melko tai erittäin hyvin, tutkimus kertoo.

Kahdeksan prosenttia tutkimukseen vastaajista kertoi, että asiat olisivat voineet mennä paremminkin. Kahdeksan prosenttia ei ole paljon. Jokainen prosentti on silti liikaa.

Tutkimus antaa tietoa siitä, miten ulkoistaminen kannattaa toteuttaa, jotta se onnistuisi vieläkin useammin.

1. Tavoitteiden määrittely ja hyvä suunnittelu

Vastaajat (133 henkilöä) nimesivät tärkeimmäksi onnistumisen syyksi hyvän suunnittelun. Se vahvistaa vanhaa sanontaa, jossa hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Hyvä ulkoistuksen suunnittelu lähtee aina tavoitteiden määrittämisestä. Ne voivat olla monenlaisia: taloudellisia, strategisia, laadullisia tai johtamiseen, organisaatioon tai osaamiseen liittyviä tavoitteita, kuten Efiman liiketoimintajohtaja Teija Vaattovaara haastattelussa toteaa.

Olennainen osa suunnittelua on myös prosessien, vastuualueiden, roolien ja aikataulutuksen laatiminen.

2. Osaava ja kehittyvä kumppani

Toiseksi tärkeimmäksi menestystekijäksi vastaajat nimesivät kumppanin osaamisen.

Osaamisen ja ammattitaidon ylläpitäminen on tulevaisuudessa entistäkin tärkeämpää. Aikaisemmin ulkoistamisen kustannusetua on perusteltu rutiinitehtävien tekemisen tehokkuudella suuruuden ekonomian kautta. Nykyään jo ehkä olennaisempaa on kumppanin kyky ja riittävät resurssit ottaa käyttöön ja ylläpitää nopeasti muuttuvia ja kehittyviä automaatioratkaisuja kuten ohjelmistorobotteja.

Asianajotoimisto Boreniuksen kehitysjohtajan Niko Jakobssonin mukaan “hyvä kumppanuus tuo käyttöömme osaamista ja asiantuntemusta, jota meidän ei kannata ylläpitää. Emme voi maksattaa sisäistä tehottomuutta asiakkaillamme – siksi käytämme osaavia kumppaneita”.

Osaavaa kumppania kannattaa siis hyödyntää laajasti taloushallinnon kehittämiseen ja saada samalla modernit taloushallinnon prosessit ja työkalut käyttöön.

3. Yhteinen kieli

Kolmanneksi tärkein ulkoistuksen onnistumistekijä on yhteisen kielen rakentuminen. Tähän selkeä palvelu- ja johtamismalli on yksinkertainen lääke. Avoin keskustelu ja yhteinen ymmärrys teemoista ja pöydällä olevista asioista rakentavat luottamusta ja tuovat tehokkuutta.

MPY:n talouspäällikkö Sami Pulkkinen uskoo avoimuuteen ja korostaa myös luottamuksen merkitystä. ”On tärkeää, että meille työtä tekevät uskaltavat kysyä asioita ja osaavat kyseenalaistaa. Jos tulee virheitä, korjataan. Yhdessä voimme myös oppia, kehittää ja viedä toimintatapaa eteenpäin. Samaan suuntaan ollaan soutamassa.”

Vuoden efimalaiseksi valittu Matias Tukiainen kertoo, kuinka yrityksessä pyritään luomaan raja-aidat kaatavia hankkeita viestinnän keinoin.

“Asiakkaalta tulee usein konkreettisia kysymyksiä. Olen kokenut hyväksi miettiä vastauksen lisäksi, miksi asiakas teki juuri tämän kysymyksen.

Olen saattanut kysyä takaisin, “Otitko asian esiin siksi, että sinua mietityttää tämän vaikutukset johonkin toiseen asiaan”.

Tällä tavalla toimien olen pystynyt tarjoamaan asiakkaalle ratkaisuja, jotka palvelevat hänen kokonaisuuttaan paremmin.”

Entä mikä on tärkein syy taloushallinnon ulkoistuksen koetulle epäonnistumiselle? Henkilöstön vaihtuvuus, tutkimus kertoo.

Kun lähtee ulkoistukseen, niin etukäteen ei koskaan voi olla varma tiimin pysyvyydestä.

Jotain - melko vahvojakin - viitteitä voi nähdä, jos kumppani on saanut hyviä tuloksia esimerkiksi Great Place to Work -kilpailusta. Työhyvinvointiin panostavassa yrityksessä myös työntekijät viihtyvät pitkään.

Efima on osallistunut tähän tutkimukseen vuosina 2013 – 2016 ja sijoittunut aina kymmenen parhaan joukkoon. Viime vuonna Efima oli Suomen kuudenneksi paras työpaikka keskisuurten (50-499 työllistävien) yritysten sarjassa.

Tilaa Taloushallinnon ulkoistamispalvelut -Tutkimusraportti sähköpostiisi alla olevalla lomakkeella:

Taloustutkimus Oy teki Taloushallinnon ulkoistamispalvelut -tutkimuksen puhelinhaastatteluina (150 kpl) kohderyhmänään suurten ja keskisuurten yritysten taloushallinnosta vastaavat päättäjät. Kohdehenkilöinä olivat pääosin talousjohtajat ja -päälliköt sekä controllerit.