Blogi
3.2.2017

Toimivimmat ideat taloushallinnon ulkoistukseen

Taloushallinnon ulkoistuksen avulla voi saada liiketoimintahyötyjä riippumatta yrityksen koosta tai siitä, tekeekö sitä ensimmäistä kertaa.

Efiman liiketoimintajohtaja Teija Vaattovaara kertoo, miten ulkoistus onnistuu parhaiten. 

Yritykset voi jakaa ulkoistushistoriansa mukaan kolmeen luokkaan: ulkoistuksen harkitsijat, ulkoistuksia käynnistäneet ja pitkälle ulkoistuksissaan edenneet. 

Teija Vaattovaaran mukaan ulkoistus pystyy tarjoamaan hyötyjä jokaisessa ryhmässä oleville yrityksille. 

1.Ulkoistuksen harkitsijat 

Tutkitusti parhaiten ulkoistamisen liiketoimintahyödyt saavutetaan ulkoistamalla volyymipohjaisia prosesseja, jotka eivät kuitenkaan ole yrityksen ydintoimintaa, esimerkiksi osto- ja matkalaskuprosessit.  

Kuitenkin ulkoistuksia pohditaan liian usein pelkästään lyhytjänteisen resurssitarpeen näkökulmasta. 

Vaattovaara neuvoo vaihtoehtoisen näkökulman. 

Ulkoistus kannattaa aloittaa pohtimalla, mitkä ovat ulkoistuksen tavoitteet. Ne voivat olla monenlaisia: taloudellisia, strategisia, laadullisia tai johtamiseen, organisaatioon tai osaamiseen liittyviä tavoitteita. 

“Viime vuonna tekemässämme tutkimuksessa tuli onnistumisen edellytyksenä vahvasti esille tavoitteiden ja vaatimusten määrittely ja etukäteissuunnittelu”, hän sanoo. 

”Toki hetkelliseen resurssiongelmaankin ulkoistamisella löytyy apuja, mutta pitkällä aikavälillä ei välttämättä saavuteta merkittäviä liiketoimintahyötyjä pelkästään siirtämällä työ paikasta toiseen.” 

Paras ulkoistettava prosessi on sellainen, minkä pystyy kuvaamaan ja määrittelemään. 

Ulkoistettavissa prosesseissa saa olla kehitettävää, mutta täytyy ensin tietää mitä ulkoistaa.” 

2. Ulkoistuksia jo toteuttaneet 

Jos yritys on jo ottanut ensimmäiset askeleensa ulkoistuksesta, Vaattovaara kehottaa hakemaan jatkohyötyjä jatkuvan kehittämisen kautta. 

Monessa tapauksessa olemme nähneet konkreettisella tavalla, että prosessien ja lopputuloksen laatu paranee ulkoistamalla”, hän sanoo. 

Erityisen hyödyllistä tämä on toimialoilla, joilla laatuvaatimukset ovat poikkeuksellisen korkeat. Tällainen on esimerkiksi vahvasti reguloitu energia-ala. 

Ulkoistaminen helpottaa yritystä omaksumaan jatkuvan kehittämisen periaatteet ja mahdollistaa pysymisen kehityksen kärjessä. 

Kumppanin avulla on helppo ottaa käyttöön uusia työkaluja taloushallinnon tehostamiseen, esimerkiksi ohjelmistorobotiikkaa. Sen avulla voi automatisoida eri järjestelmien välisiä prosesseja, jotka ovat aiemmin olleet alttiita inhimillisille virheille. 

Yritys pystyy saamaan hyödyt vain, jos se on löytänyt ulkoistuksen toteuttajaksi riittävän ammattitaitoisen ja sitoutuneen kumppanin. 

Vaattovaara täsmentää, että “kumppanin tulee sopia yrityksen omaan strategiaan ja vastata ulkoistamisen tavoitteisiin, esimerkiksi panostamalla myös omaan kehittymiseensä.” 

Taloushallintoaan ulkoistanut asianajotoimisto Borenius kertoo, että parhaimmillaan ulkoistus on yhdessä oppimista. 

Parhaat ratkaisut syntyvät yhdessä kehittämällä.

Mielestämme (ulkoistuskumppanimme) Efima on kiinnostunut asiakkaan palautteesta, sekä spontaanista että ’virallisia’ palautekanavia myöten annetusta”, Boreniuksen talousjohtaja Anne-Mari Patteri sanoo. 

3. Pitkälle ulkoistuksissa edenneet 

Mitä pidemmälle yritys on edennyt ulkoistuksissa, sitä laajemmin ja monipuolisempia hyötyjä se voi odottaa saavansa, Efiman Vaattovaara muistuttaa. 

Ulkoistus mahdollistaa taloushallinnon roolin monipuolistumisen. Taloushallinto pystyy tukemaan liiketoimintaa enemmän, siirtämään fokuksensa pois hallinnosta. 

“Erityisen hyödyllistä ulkoistaminen on yrityksille, jotka ovat voimakkaassa muutostilanteessa, kuten keskellä fuusiota tai voimakasta kasvua.”  

“Yrityksen ei tarvitse keskittää huomiotaan taloushallinnon kehittämiseen, vaan palvelut muuntautuvat ja skaalautuvat yrityksen tilanteen mukaan”, Vaattovaara sanoo. 

Ulkoistetussakin palvelussa olennaista on, että yrityksellä itsellään pysyy ohjausvastuu.  

Hyvän kumppanin kanssa prosessit ovat läpinäkyviä. Tällöin palvelun laatua on helppoa mitata ja kehittää.

Tilaa Taloushallinnon ulkoistamispalvelut -Tutkimusraportti sähköpostiisi alla olevalla lomakkeella:

Efima- Ulkoistustutkimus

Taloustutkimus Oy teki Taloushallinnon ulkoistamispalvelut -tutkimuksen puhelinhaastatteluina (150 kpl) kohderyhmänään suurten ja keskisuurten yritysten taloushallinnosta vastaavat päättäjät. Kohdehenkilöinä olivat pääosin talousjohtajat ja -päälliköt sekä controllerit.

Kirjoittaja

Efima Oy

Efima Oy

Asiakkaamme ostavat meiltä muutosta

Efima tukee ja tehostaa suurten ja keskisuurten yritysten liiketoimintaa toiminnanohjauksen, taloushallinnon ja tiedolla johtamisen ohjelmistoratkaisuilla, ulkoistuspalveluilla ja konsultoimalla. Haluamme tarjota alan parasta palvelua ja olla erinomainen työpaikka osaaville asiantuntijoillemme.

Uusimmat

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Kati KolehmainenOnnistunut ERP-hanke on kuin urheilijan kasvutarina, jossa tilaaja esittää pääosaa. Toimittajan ja tilaajan suhde on kuin valmentajan ja valmennettavan. Valmentaja tukee valmennettavaa tämän tavoitteissa, mutta ei kilpaile samalla areenalla.

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Sanna KaarlejärviOdotukset taloustoimintojen kustannuskehitykselle ovat vuodesta toiseen alenevat. Säästöjä pitäisi löytyä. Toisaalta ulkopuoliset raportointivaatimukset kasvavat. Esimerkiksi verohallinto vaatii vuosiraportoinnin sijaan maksupäiväkohtaista raportointia tulorekisteriin liittyen. EU:ssa ollaan monessa maassa siirtymässä arvonlisäverotuksessa lähes reaaliaikaiseen raportointiin. IFRS-sääntelyn muutokset laittavat yritykset tekemään lisälaskentaa mm. vuokrasopimuksiin liittyen, ja rahoitusalaa työllistävät sitä koskevat uudet raportointivaatimukset.

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Kati KolehmainenTiedolla johtaminen on tavoitetilana liki kaikissa suurissa organisaatioissa. Tavoitteena tämä on selkeä ja helposti ymmärrettävissä. Yksi tärkeä vaatimus tavoitteen saavuttamiseksi on organisaation läpinäkyvyyden kehittäminen. Mutta läpinäkyvyyden saavuttaminen yrityksessä, jonka liiketoiminta on laajaa ja seurattavia sisäisiä ja ulkoisia mittareita on paljon, ei ole aina niin kovin helppoa. Yksi tärkeimmistä huomioitavista seikoista, kun yrityksessä halutaan kehittää läpinäkyvyyttä ja sen myötä tiedolla johtamista, on yrityksen järjestelmäarkkitehtuuri.