Vastaus on 42 – Oikeita kysymyksiä etsimässä

Tietokone antaa vastauksia melkoisella nopeudella ja tarkkuudella sille esitettyihin kysymyksiin. Vastausten etsimisen sijaan meidän onkin hyvä keskittyä hyvien kysymysten etsimiseen. Yritysten tietojärjestelmät tuottavat päivittäin valtavat määrät raakaa tietoa yrityksen toiminnan lähes kaikista näkökulmista. Tiedosta on kuitenkin hyötyä vasta kun se jalostetaan ymmärrykseksi. Useissa yrityksissä matka raakadatasta ymmärrykseksi on kuitenkin liian pitkä ja mutkikas.

Kirjassa ”Linnunradan käsikirja liftareille” kerrotaan tietokoneesta, joka luotiin vastaamaan ”perimmäiseen kysymykseen elämästä, maailmankaikkeudesta ja kaikesta muusta sellaisesta”. Tietokoneen antama vastaushan oli 7 ja puolen miljoonan vuoden päättelyn jälkeen 42. Douglas Adams oli jälleen kiteyttänyt nerokkaasti tärkeän huomion maailmasta: Oikeat kysymykset ovat vastauksia tärkeämpiä.

Kun tietoa on saatavilla lähes rajattomasti, päätöksentekijän tärkeimmäksi rooliksi nousee olennaisen tiedon etsiminen ja hyödyntäminen. Hyvän raportointi- ja analytiikkatyökalun tulisikin toimia päätöksentekijän rinnalla tässä haastavassa tehtävässä. Kokonaiskuvan tarjoava raportti on ensiaskel tietoon perehtymisessä, mutta päätöksentekijälle relevantin kysymyksen löytäminen vaatii tietoon pureutumista vapaasti.

Jäykät it-organisaation luomat raporttimallit eivät mahdollista uusien näkökulmien tai lähestymisten löytämistä. Pahimmillaan organisaatioiden vaivalla rakentamien tietovarastojen sijaan data valuu takaisin yksittäisten päätöksentekijöiden omiin Excel-taulukoihin. Tällöin relevanttien kysymysten sijaan keskustelu ohjautuu helpolla tiedon laatuun ja kattavuuteen liittyviin epävarmuuksiin. Lisäsitkö dataan uusimmat myyntiluvut? Onko tässä analyysissä mukana myös tekemäni korjaukset kustannuksiin? Ironista kyllä hajautettuun tietoon liittyvät epävarmuudet olivat juuri yksi tärkeimmistä syistä, jonka takia aikanaan lähdettiin rakentamaan keskitettyjä ratkaisuja.

Miten löydämme relevantit kysymykset?

1. Päätöksentekijän täytyy päästä pureutumaan tietoon vapaasti. Relevantit kysymykset ovat lähes aina tilannesidonnaisia. Tietoon liittyviä suhteita ja lainalaisuuksia pitää päästä reaaliajassa tarkastelemaan ja testaamaan.
   
   
2. Kaikilla päätöksiä tekevillä on oltava mahdollisuus hyödyntää tietoa päätöksen tekemisen tukena. Kysymysten etsiminen sokkona ei johda oivalluksiin.
   
   
3. Tiedon on oltava keskitetysti hallittavaa ja laadukkaasti ylläpidettyä. Käyttäjien tekemiä oivalluksia ja parannuksia tulee voida nostaa kaikkien käytettäväksi. Joukolla on suurempi mahdollisuus löytää olennainen.

Hyvin esitetty analyysi herättää aina joukon syventäviä kysymyksiä. Tilanteen aidon ymmärtämisen kannalta on välttämätöntä, että näihin kysymyksiin päästään pureutumaan heti. Erilaisten kehittyneiden tilastollisten mallien käyttö osana raportteja on yhä yleisempää ja niiden hyödyntäminen helpompaa. Kehittyneisiin malleihin sisältyy kuitenkin aina riski väärinymmärryksestä, sillä osallistujien saattaa olla vaikeaa tai mahdotonta ymmärtää kuinka lopputulokset ovat syntyneet. Hyvä järjestelmä auttaa päätöksentekijöitä hahmottamaan, kuinka mallit toimivat ja mahdollistaa ymmärryksen erilaisten skenaarioiden kautta. Käyttäjän on helppo testailla mallin toimintaa muuttamalla analyysin takana olevia oletuksia ja nähdä välittömästi vaikutukset analyysin lopputuloksiin.

Kuka kysyy yrityksemme kannalta relevantteja kysymyksiä?

Tietopohjainen johtaminen on jo laajasti ymmärretty ylimmän johdon tasolla. Johto vaatii ja saa nähtäväkseen erittäin hienostuneita raportteja päätöstensä tueksi. Historiaan katsovan tiedon rinnalle on jo tuotu proaktiivisempia tietolähteitä ja yrityksen kokonaiskuva kehittyy parhaimmillaan lähes reaaliajassa. Valtava määrä yrityksessä tehtävistä päätöksistä on kuitenkin hajautettuna ympäri organisaatiota.

Modernissa maailmassa yritysten on pystyttävä reagoimaan ympäristönsä muutoksiin nopeasti. Mitä laajempi osa yrityksen päätöksistä on ajankohtaiseen ja laadukkaaseen tietoon pohjaavaa, sen paremmin yritys pystyy reagoimaan markkinoiden muutoksiin. Mitä lähempänä muutoksen aiheuttajaa tilanne havaitaan, sen nopeammin siihen ehditään reagoida. Lisäksi monet muutoksen kannalta tärkeät asiat eivät välity kauemmas itse tilanteesta. Näitä usein laadullisempia, mutta yhtä tärkeitä tiedonjyväsiä ei saada mukaan keskitettyihin raportteihin, jolloin ne ovat suuressa vaarassa kadota.

Ei riitä, että järjestelmät annetaan laajemmalle joukolle käytettäväksi. Erilaiset osaamisprofiilit ja käyttötilanteet asettavat BI-järjestelmille aivan uusia vaatimuksia. Käytettävyyden ja intuitiivisuuden täytyy luonnollisesti olla erittäin korkealla tasolla. Nouseva trendi on mahdollistaa etukäteen valmisteltujen raporttien sisällyttäminen muihin järjestelmiin. Näin esimerkiksi työvuorojen suunnittelujärjestelmässä saattaa olla sisällytettynä interaktiivinen raportti ennustetuista asiakasvirroista. Staattisen raportin sijaan tämänkin näkymän kautta tulee olla mahdollista pureutua esiin nouseviin yksityiskohtiin.

Douglas Adams -fanit ovat muuten vuosien varrella keksineet valtavan määrän nerokkaita teorioita tämän kaikkein tärkeimmän vastauksen takaa. Tiesitkö esimerkiksi, että valo heijastuu vedestä 42 asteen kulmassa muodostaessaan sateenkaaria?-. Adams suostui lopulta antamaan faneilleen tyhjentävän vastauksen: ”Vastaus tähän on hyvin yksinkertainen. Se oli vitsi. Sen piti olla numero, tavallinen, pienehkö numero, ja valitsin tuon… Istuin työpöytäni ääressä, katselin puutarhaan ja ajattelin '42 sopii' Kirjoitin sen paperille. Tarinan loppu.”