Talousorganisaatioilla on niskassaan kovia kehityspaineita. Ulkoa annettu työkuorma kasvaa regulaation ja ulkoisten raportointivaatimusten kasvaessa. Sisäisesti talousorganisaatioiden odotetaan muuntuvan lisäarvoa tuottavaksi neuvonantajaksi, joka ketterästi tukee organisaatiota liiketoiminnan ja markkinan muutoksissa. Samalla kustannuksia pitäisi alentaa ja automaatiota lisätä.
Moni yritys kokee tänä päivänä tuskaa yrittäessään rekrytoida ulkoa osaajia tuomaan lisäosaamista ja -käsiä halutun kehityksen edistämiseen. Korkeasuhdanteessa valmiista osaajista käydään kovaa kisaa. Avoimet positiot jäävät yhä useammin täyttämättä, koska hakijoita ei ole.
Talousorganisaatioiden onkin entistä tärkeämpää panostaa nykyhenkilöstön osaamisen kehittämiseen. Sitä tulee johtaa suunnitelmallisesti, varata osaamisen kehittämiselle aikaa ja nostaa prioriteettia tavoiteasetannan kautta. Lisäksi kannattaa pohtia mahdollisuuksia hyödyntää yhteistyömalleja ja kumppanuuksia, joilla voidaan nopeuttaa oman osaamisen kehittymistä.
Mitkä ovat ne osaamiset, joiden lisäämisen kannattaa laittaa paukkuja?
Perusprosessien automaation ja tehokkuuden lisääminen on monessa organisaatiossa ensisijalla tavoitteissa. Näiden kehittäminen edellyttää ensinnäkin prosessien parantamista mm. yhtenäistämällä, standardoimalla ja dokumentoimalla prosesseja.
Prosessikehitystaitojen lisäksi tämä vaatii organisaation pitkien prosessien ymmärrystä ja niiden kehitystä yhdessä muiden organisaatioyksiköiden kanssa. Viilattujen prosessien automaatioasteen nostaminen tarkoittaa esimerkiksi talouden perusjärjestelmien modernisointia ja integraatioiden lisäämista.
Tätä varten tulee pystyä analysoimaan kokonaisarkkitehtuuria, sen kehitysmahdollisuuksia ja järjestelmien elinkaarta. Lisäautomaatiota perusjärjestelmien päälle voidaan kehittää mm. ohjelmistorobotiikalla ja tekoälyllä.
Tehokkuutta haetaan myös kehittämällä käyttöliittymiä helppokäyttöisemmiksi esimerkiksi mobiilitoiminnoilla tai puheohjauksella. Nämä tarkoittavat, että täytyy pitää itsensä kartalla teknologioiden kehityksestä ja pystyä tunnistamaan uusien teknologioiden soveltamismahdollisuuksia omassa organisaatiossa.
Palvelumuotoilun periaatteiden sisäistäminenkin voisi olla paikallaan, kun helpotetaan taloushallinnon kanssa asioimista muun organisaation näkökulmasta.
Kehityksen nopeuttamiseksi kannattaa talouden ammattilaisten muuttaa ajatusmaailmaansa turvallisesta suunnitelmallisesta tekemisestä ainakin ajoittain kokeilevaan kehitykseen, jossa nopealla syklillä kokeillaan, saadaan tuloksia ja opitaan. Aina kokeilut eivät onnistu, mutta siinä tapauksessa voidaan nopeasti palata vanhaan tai kokeilla muuta. Lean-ajatusmaailmaan tutustuminen voisi myös tuoda ajatuksia perusprosessien parantamiseen.
Puhutaan samaa kieltä
Kun aikaa vapautuu tehostamisen ja automaation kautta perustehtävistä, sitä päästään hyödyntämään entistä enemmän organisaation tukemiseen ja neuvonantamiseen. Jotta voidaan toimia neuvonantajana, pitää ymmärtää liiketoiminnan lainalaisuudet, kuten kannattavuuden ajurit, markkinatilanne ja tavoitteet. Tarvitaan vuorovaikutusta ja yhteistyötä talouden ja muun organisaation välillä, jotta tästä tiedosta tulee yhteistä. Yhteisellä tekemisellä saadaan aikaiseksi yhteinen kieli ja ymmärrys.
Jos ei puhuta samaa kieltä, eivät viestit mene perille eikä hyötyjä saada. Taloushallinnon ei kannata itse arvata, mitä dataa tai analyyseja liiketoiminta kaipaa johtamisen tueksi, vaan tätä pitää selvittää liiketoiminnalta. Jatkuvasti. Mitä enemmän saadaan raportointia, sitä enemmän tiedonjano kasvaa.
Ja liiketoiminnan muuttuessa tarpeet muuttuvat. Jotta koko ajan lisääntyvästä tietomäärästä saadaan hyötyä irti, se pitää pystyä kiteyttämään ja visualisoimaan ymmärrettävään, nopeasti sisäistettävään muotoon. Työ siirtyy entistä enemmän ohjelmiston kanssa työskentelystä ihmisten kanssa työskentelyksi. Liiketoimintaosaaminen ja vuorovaikutustaidot siis korostuvat. Samalla kun työn painopiste siirtyy rutiineistä kehittämiseen ja konsultinomaiseen työhön, oman työn hallinta ja suunnittelu korostuvat. Tätäkin voi opetella.
Keskitetty organisointi ja osaamiskeskukset (Center of Excellence) ovat hyviä lähtökohtia tehokkuudelle, ja ne nopeuttavat erityisosaamisen kehittymistä. Liiketoimintaosaamisen ja pitkien prosessien ymmärryksen voi kuitenkin saavuttaa vain tiiviissä yhteistyössä muun organisaation kautta. Modernit kommunikoinnin välineet mahdollistavat tämän, vaikka oltaisiin organisaatiorakenteessa tai maantieteellisesti kaukana.
Entä ne aluksi mainitut regulaatio ja ulkoiset raportointivaatimukset?
Talouden ammattilaisen peruskalliona toimivat jatkossakin kirjanpidon ja laskennan perusteet. Lainsäädännön muutosten seuraaminen ja toteutus omiin prosesseihin voi jäädä taka-alalle kaiken uuden kehittämisen keskellä, mutta ei pitäisi. Ulkoisten vaatimusten täyttäminen on erittäin tärkeää jo yrityksen olemassaolon ja maineen kannalta, ja vaatii tulla huomioiduksi osaamisen kehittämisen suunnitelmissa.
Kesällä meillä useimmilla on suunnitelmana lomailun ohella myös lukea ja oppia, kun kiire hellittää hetkeksi. Pidä mielessä nämä ajatukset, kun valitset tekemistä rantatuoliin tai riippukeinuun. Mitä oppimalla valmistat itseäsi tulevaan?
Sanna Kaarlejärvi
Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Hän on myös yksi Efiman perustajista. Sanna on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.