Toiminnanohjausjärjestelmän kaupat on solmittu ja asiakas on tyytyväinen puristamaansa hintaan. Projektin kuluessa ongelmat kuitenkin kasautuvat. Mikä meni pieleen?
IT-projektit ovat kuin talon rakentaminen. Jatkuvasti saamme lukea lehdistä hankkeista, joissa budjetti ja aikataulut eivät ole pitäneet sinne päinkään ja lopputulos on hutera. Tietojärjestelmän hankinta on taitolaji, jossa sekä ostajan että toimittajien ammattitaito punnitaan. Erityisesti toiminnanohjausjärjestelmän hankinta ja käyttöönotto suistavat organisaation toiminnan aina hetkeksi enemmän tai vähemmän raiteiltaan. Onnistumisen kannalta on mielestäni tärkeää, että vuoropuhelu asiakkaan ja toimittajien välillä alkaa avoimesti jo tarjousvaiheessa. Asiakkaana sinun kannattaa panostaa tuohon vuoropuheluun, ettet olisi niin sanotusti kusetettavissa.
Tässä matkan varrella kertyneistä kokemuksistani koottuna muutama vinkki siihen, miten rakennetaan hyvä perusta erityisesti ERP-järjestelmän hankinnalle.
1. Kysy oikeat kysymykset
Mitä parempi tarjouspyyntö on, sen laadukkaampia ja luotettavampia tarjouksia saadaan. Asiakas on harvoin asiantuntija ERP-järjestelmien kilpailutuksessa, joten ulkopuolinen apu on suositeltavaa. Parhaimmillaan tarjouspyyntö on keino kertoa toimittajille, miten asiakkaan liiketoimintaa harjoitetaan. Jos tarjouspyyntö on vain vaatimuslista toimittajalle, menetetään mahdollisuus kuvata kriittiset prosessit ja toimintatavat, joita tukemaan järjestelmää tarvitaan. Vaatimusmäärittelyn selkeä laajuus ja rajaus ovat perusta onnistumiselle.
Usein tarjouspyynnössä keskitytään asioihin, jotka nykyjärjestelmässä ovat huonosti. Muista siis kysyä myös asioista, jotka tällä hetkellä toimivat erinomaisesti. Ei voida olettaa, että uusi järjestelmä tukisi nykyisiä, hyvin toimivia prosesseja samalla tavalla kuin entinen.
2. Vaadi toimittajalta liiketoiminnan ymmärrystä
Parhaaseen lopputulokseen pääset etsimällä ammattitaitoisen, liiketoimintalähtöisen toimittajan. Järjestelmän tehtävä on tukea liiketoiminnan prosesseja. Jos tarjouspyyntö perustuu vain toiminnallisuuksiin, ollaan vielä kaukana tavoitteen saavuttamisesta. Unohda siis nykyjärjestelmän toiminnallisuudet ja anna toimittajan rakentaa tuleva ratkaisu. Vaadi, että järjestelmä tukee prosesseja, äläkä vaadi tiettyjä toiminnallisuuksia tietyllä tavalla. Itse asiassa kattavat prosessi- ja tavoitetilan kuvaukset osana tarjouspyyntöä ajaisivat asian paremmin kuin toiminnalliset vaatimukset.
Toimittaja on tarjoamansa järjestelmän asiantuntija. Asiakkaana sinun kannattaa arvioida kykyä kuvata, miten järjestelmä tukisi juuri sinun liiketoimintaasi. Yksittäisten vaatimusten esittäminen ajaa sinut helposti ristiriitatilanteisiin. Erottele vaatimukset ja kysymykset toisistaan. Tarjouspyynnössä asetat vaatimuksia pakollisista toiminnallisuuksista. Jos muotoilet vaatimuksen kysymykseksi, toimittaja voi vastata siihen itse valitsemallaan tavalla ja mahdollisimman ympäripyöreästi. Jos taas määrittelet itse vaatimuksia, saatat vaatia pakolliseksi asioita, jotka järjestelmässä voitaisiin toteuttaa järkevämmällä tavalla standarditoiminnallisuuksin. Vaatimuksen vuoksi toimittajan on pakko vastata, että toiminnallisuus vaatii räätälöinnin.
3. Ymmärrä työmääräarviot
Jos vaatimusmäärittelyssä kannattaa nousta nippelien yläpuolelle, työmääräarvioissa pitää panostaa yksityiskohtiin ja arvioiden ymmärtämiseen.
Työmäärien suuruus perustuu prosessien monimuotoisuuteen, ratkaisun laajuuteen ja mahdollisten modifikaatioiden ja integraatioiden määrään. Kun siirrytään erillissovelluksista ERP-maailmaan, työmäärät saattavat helposti kasvaa. Relaatiotietokantoihin pohjautuvat järjestelmät ovat monimutkaisia rakentaa, koska kaikki vaikuttaa kaikkeen.
Asiakkaan kannattaa siksi pyytää toimittajaa kuvaamaan projekti tarjouksessa aina tehtävätasolla, jotta työmäärän jakautuminen yksityiskohtiin aukeaa paremmin. Könttäsummaa sinun on lähes mahdotonta analysoida, eivätkä eri toimittajien tarjoukset ole vertailukelpoisia. Peukalosääntönä, pieni tarjottu työmäärä tarkoittaa yleensä, että tehtäväkokonaisuuksia puuttuu toimittajan tarjouksesta. Silloin ajaudutaan muutospyyntöjen suohon, mikä tekee projektista raskaan sekä rahallisesti että henkisesti. Vaadi myös asiakkaan oman työpanoksen kuvaamista. Monesti voi tulla yllätyksenä, kuinka paljon työtä projekti vaatii omalta porukalta.
Kuva CC: joethegoatfarmer.com
Kati Kolehmainen
Kati Kolehmainen on Efiman projektitoiminnan vetäjä. Hän uskoo, että tietojärjestelmien käyttöönottojen laatu paranee vain, jos asiakkaat heräävät vaatimaan enemmän ja parempaa.