Blogi
16.3.2016

Oletko kusetettava ERP-asiakas?

Toiminnanohjausjärjestelmän kaupat on solmittu ja asiakas on tyytyväinen puristamaansa hintaan. Projektin kuluessa ongelmat kuitenkin kasautuvat. Mikä meni pieleen?

IT-projektit ovat kuin talon rakentaminen. Jatkuvasti saamme lukea lehdistä hankkeista, joissa budjetti ja aikataulut eivät ole pitäneet sinne päinkään ja lopputulos on hutera. Tietojärjestelmän hankinta on taitolaji, jossa sekä ostajan että toimittajien ammattitaito punnitaan. Erityisesti toiminnanohjausjärjestelmän hankinta ja käyttöönotto suistavat organisaation toiminnan aina hetkeksi enemmän tai vähemmän raiteiltaan. Onnistumisen kannalta on mielestäni tärkeää, että vuoropuhelu asiakkaan ja toimittajien välillä alkaa avoimesti jo tarjousvaiheessa. Asiakkaana sinun kannattaa panostaa tuohon vuoropuheluun, ettet olisi niin sanotusti kusetettavissa.

Tässä matkan varrella kertyneistä kokemuksistani koottuna muutama vinkki siihen, miten rakennetaan hyvä perusta erityisesti ERP-järjestelmän hankinnalle.

1. Kysy oikeat kysymykset

Mitä parempi tarjouspyyntö on, sen laadukkaampia ja luotettavampia tarjouksia saadaan. Asiakas on harvoin asiantuntija ERP-järjestelmien kilpailutuksessa, joten ulkopuolinen apu on suositeltavaa. Parhaimmillaan tarjouspyyntö on keino kertoa toimittajille, miten asiakkaan liiketoimintaa harjoitetaan. Jos tarjouspyyntö on vain vaatimuslista toimittajalle, menetetään mahdollisuus kuvata kriittiset prosessit ja toimintatavat, joita tukemaan järjestelmää tarvitaan. Vaatimusmäärittelyn selkeä laajuus ja rajaus ovat perusta onnistumiselle.

Usein tarjouspyynnössä keskitytään asioihin, jotka nykyjärjestelmässä ovat huonosti. Muista siis kysyä myös asioista, jotka tällä hetkellä toimivat erinomaisesti. Ei voida olettaa, että uusi järjestelmä tukisi nykyisiä, hyvin toimivia prosesseja samalla tavalla kuin entinen.

2. Vaadi toimittajalta liiketoiminnan ymmärrystä

Parhaaseen lopputulokseen pääset etsimällä ammattitaitoisen, liiketoimintalähtöisen toimittajan. Järjestelmän tehtävä on tukea liiketoiminnan prosesseja. Jos tarjouspyyntö perustuu vain toiminnallisuuksiin, ollaan vielä kaukana tavoitteen saavuttamisesta. Unohda siis nykyjärjestelmän toiminnallisuudet ja anna toimittajan rakentaa tuleva ratkaisu. Vaadi, että järjestelmä tukee prosesseja, äläkä vaadi tiettyjä toiminnallisuuksia tietyllä tavalla. Itse asiassa kattavat prosessi- ja tavoitetilan kuvaukset osana tarjouspyyntöä ajaisivat asian paremmin kuin toiminnalliset vaatimukset.

Toimittaja on tarjoamansa järjestelmän asiantuntija. Asiakkaana sinun kannattaa arvioida kykyä kuvata, miten järjestelmä tukisi juuri sinun liiketoimintaasi. Yksittäisten vaatimusten esittäminen ajaa sinut helposti ristiriitatilanteisiin. Erottele vaatimukset ja kysymykset toisistaan. Tarjouspyynnössä asetat vaatimuksia pakollisista toiminnallisuuksista. Jos muotoilet vaatimuksen kysymykseksi, toimittaja voi vastata siihen itse valitsemallaan tavalla ja mahdollisimman ympäripyöreästi. Jos taas määrittelet itse vaatimuksia, saatat vaatia pakolliseksi asioita, jotka järjestelmässä voitaisiin toteuttaa järkevämmällä tavalla standarditoiminnallisuuksin. Vaatimuksen vuoksi  toimittajan on pakko vastata, että toiminnallisuus vaatii räätälöinnin.

3. Ymmärrä työmääräarviot

Jos vaatimusmäärittelyssä kannattaa nousta nippelien yläpuolelle, työmääräarvioissa pitää panostaa yksityiskohtiin ja arvioiden ymmärtämiseen.

Työmäärien suuruus perustuu prosessien monimuotoisuuteen, ratkaisun laajuuteen ja mahdollisten modifikaatioiden ja integraatioiden määrään. Kun siirrytään erillissovelluksista ERP-maailmaan, työmäärät saattavat helposti kasvaa. Relaatiotietokantoihin pohjautuvat järjestelmät ovat monimutkaisia rakentaa, koska kaikki vaikuttaa kaikkeen.

Asiakkaan kannattaa siksi pyytää toimittajaa kuvaamaan projekti tarjouksessa aina tehtävätasolla, jotta työmäärän jakautuminen yksityiskohtiin aukeaa paremmin. Könttäsummaa sinun on lähes mahdotonta analysoida, eivätkä eri toimittajien tarjoukset ole vertailukelpoisia. Peukalosääntönä, pieni tarjottu työmäärä tarkoittaa yleensä, että tehtäväkokonaisuuksia puuttuu toimittajan tarjouksesta. Silloin ajaudutaan muutospyyntöjen suohon, mikä tekee projektista raskaan sekä rahallisesti että henkisesti. Vaadi myös asiakkaan oman työpanoksen kuvaamista. Monesti voi tulla yllätyksenä, kuinka paljon työtä projekti vaatii omalta porukalta.

Kuva CC: joethegoatfarmer.com

Kirjoittaja

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen on Efiman projektitoiminnan vetäjä. Hän uskoo, että tietojärjestelmien käyttöönottojen laatu paranee vain, jos asiakkaat heräävät vaatimaan enemmän ja parempaa.

Uusimmat

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Kati KolehmainenOnnistunut ERP-hanke on kuin urheilijan kasvutarina, jossa tilaaja esittää pääosaa. Toimittajan ja tilaajan suhde on kuin valmentajan ja valmennettavan. Valmentaja tukee valmennettavaa tämän tavoitteissa, mutta ei kilpaile samalla areenalla.

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Sanna KaarlejärviOdotukset taloustoimintojen kustannuskehitykselle ovat vuodesta toiseen alenevat. Säästöjä pitäisi löytyä. Toisaalta ulkopuoliset raportointivaatimukset kasvavat. Esimerkiksi verohallinto vaatii vuosiraportoinnin sijaan maksupäiväkohtaista raportointia tulorekisteriin liittyen. EU:ssa ollaan monessa maassa siirtymässä arvonlisäverotuksessa lähes reaaliaikaiseen raportointiin. IFRS-sääntelyn muutokset laittavat yritykset tekemään lisälaskentaa mm. vuokrasopimuksiin liittyen, ja rahoitusalaa työllistävät sitä koskevat uudet raportointivaatimukset.

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Kati KolehmainenTiedolla johtaminen on tavoitetilana liki kaikissa suurissa organisaatioissa. Tavoitteena tämä on selkeä ja helposti ymmärrettävissä. Yksi tärkeä vaatimus tavoitteen saavuttamiseksi on organisaation läpinäkyvyyden kehittäminen. Mutta läpinäkyvyyden saavuttaminen yrityksessä, jonka liiketoiminta on laajaa ja seurattavia sisäisiä ja ulkoisia mittareita on paljon, ei ole aina niin kovin helppoa. Yksi tärkeimmistä huomioitavista seikoista, kun yrityksessä halutaan kehittää läpinäkyvyyttä ja sen myötä tiedolla johtamista, on yrityksen järjestelmäarkkitehtuuri.