14.9.2021

Pilvi-ERP elää ja kehittyy jatkuvasti – mutta mitä jatkuva muutos edellyttää käyttäjäorganisaatiolta?

Dynamics 365ERPDigisydän
Hannemari Ukonaho
Hannemari Ukonaho
Service Director

Modernit, pilvipohjaiset ERP-ratkaisut päivittyvät jatkuvasti, ja asiakkaat saavat nauttia uusista, mittavan kehitystyön tuloksena julkaistuista ominaisuuksista lähes kuukausittain. Kuulostaa hyvältä, eikö? Efiman palvelujohtaja Hannemari Ukonaho muistuttaa, että kehitystyön hyödyt eivät realisoidu itsestään. Edessä on uusien ominaisuuksien seulontaa, testausta ja omaksumista – yhtä usein kuin päivityksiäkin. Kaikkea ei onneksi tarvitse tehdä itse, eikä ihmisvoiminkaan.

Viimeiset pari vuotta ovat olleet odotetusti läpimurtoaikaa pilvipohjaisille järjestelmille – myös jykevien toiminnanohjausjärjestelmien maailmassa. Pilvisiirtymän todellisuudesta kertoo esimerkiksi se, että Efiman Toiminnanohjauksen pilviaamussa lähes puolet yleisöstä kertoi oman organisaationsa siirtäneen toiminnanohjauksensa pilveen, eikä prosenttiosuuden odoteta ainakaan laskevan. Samassa tapahtumassa saimme kuulla Microsoftin Karl O’Learyltä pilvipohjaisten Microsoft Dynamics 365 -toiminnanohjausratkaisun ja Microsoft Power Platform -teknologioiden kuukausittaisen käyttäjämäärän kasvaneen jo yli 500 000 käyttäjäorganisaatioon.

Aidot pilviratkaisut eroavat monella tavalla vanhan maailman järjestelmistä. Yksi merkittävimmistä muutoksista, etenkin toiminnanohjauksen maailmassa, on sovellusten jatkuva kehittyminen. Ja kehittyminen onkin ehdottomasti yksi pilviratkaisujen myyntivalteista. Sovelluskehitystä tehdään koko ajan, ja uusia ominaisuuksia saadaan tuotantokäyttöön lähes jatkuvana virtana. Kontrasti vanhaan on hurja: aiemmin toiminnanohjausjärjestelmän versionostoja saatettiin lykätä vuosia, ja Suomessakin on yhä käytössä useita jo teinivuotensa ohittaneita järjestelmiä.

Järjestelmien jatkuva, ketterä päivittyminen poistaa IT:n harteilta raskaan ja mittavan, vaikkakin harvoin tehtävän päivityssavotan. Toisaalta uusien ominaisuuksien tasainen virta asettaa samalla aivan uudenlaisia vaatimuksia järjestelmän toiminnan suunnittelulle, muokkaamiselle ja uusien ominaisuuksien testaamiselle.

Käyttäjäkohtaisesti räätälöity ERP vai nopeasti kehittyvä, pilvipohjainen vakioratkaisu? Molempia et saa, vai saatko?

Pilvipalvelut moninaisissa käyttötarkoituksissaan ovat perinteisesti olleet lähes poikkeuksetta skaalautuvia, kaikille käyttäjille identtisiä valmisratkaisuja. Koska kaikki käyttäjät ovat jatkuvasti olleet samalla ohjelmistoversiolla, eikä käyttäjäkohtaisille muutoksille ole annettu tilaa, uusien ominaisuuksien julkaiseminen pilvipalveluun on ollut helppoa. Varsinaisten versionostojen sijaan uusia ominaisuuksia on voitu kehittää ja julkaista palveluun saumattomasti ja jatkuvasti.

Samaan aikaan perinteisiä, paikallisia toiminnanohjausjärjestelmiä on ollut tapana räätälöidä hyvinkin paljon ja käyttäjäkohtaisia muutoksia on tehty surutta syvälle ratkaisujen ydintoiminnallisuuksiin. Lisäksi ERP-järjestelmät ovat laajasti integroituneita, eli muutokset vaikuttavat myös itse järjestelmän ulkopuolella. Ja kuten kuvitella saattaa, syvälle räätälöityjen ja integroitujen järjestelmien päivitykset ovat kaukana ketterästä.

Nyt, kun pilvisiirtymä on saavuttanut toiminnanohjausmaailmankin, miten saatiin toimimaan yhtälö, jossa vakioratkaisuihin ja ketterään päivittymiseen perustuvat pilvipalvelut ja vahvaan räätälöintiin pohjautuvat ERP-järjestelmät saatiin yhdistettyä? Oli tehtävä kehitystyötä ja kompromisseja molempiin suuntiin.

Oli hallittava paljon valmisratkaisuja monimutkaisempien ja asiakaskohtaisesti toisistaan eroavien ERP-ratkaisujen ylläpitäminen ja kehittäminen osana isoa, vakioitua pilvipalvelua. Lisäksi oli keksittävä kokonaan uusi tapa muokata ja räätälöidä ERP-ratkaisuja hallitusti niin, että muokkaukset ja itse vakioitu ydinratkaisu pysyvät irti toisistaan. Näin ydinratkaisu säilyy helposti päivitettävänä, mutta käyttäjäkohtaisille räätälöinneille jää silti tilaa.

Uusien ominaisuuksien jatkuva virta on pilvipohjaisen ERP-ratkaisun valttikortti – mutta muutoksiin on myös osattava varautua aiempaa useammin

Kun puhutaan pilvipohjaisten ERP-ratkaisujen ketterästä kehittymisestä, moni saattaa unohtaa, että jatkuva uusien ominaisuuksien virta tarkoittaa samalla myös jatkuvaa ominaisuuksien testaamista ja omaksumista. Microsoft kokoaa Dynamics 365 -pilviratkaisunsa uudet ominaisuudet vuosittain kahdeksaksi päivitykseksi.

Vanhaan verrattuna kehitysvauhti on yhä hurja, mutta kun tehty kehitystyö kootaan kerralla julkaistaviksi päivityksiksi, joista tiedotetaan hyvissä ajoin etukäteen, jää yksittäisille asiakkaille aikaa testata versio ennen päivityksen asentamista. Jokaista versiota ei tarvitse asentaa ja ottaa käyttöön välittömästi, vaan asiakas voi sopia itselleen sopivasta päivitysvauhdista. Vuodessa on kuitenkin kaksi pakollista päivitystä, jotta versioissa ei jäätäisi liikaa jälkeen.

Toiminnanohjausjärjestelmien kehittämistä, niin kuin liiketoimintaakaan, ei nykyään kannata ajatella projektiluontoiseksi tekemiseksi, vaan jatkuvaksi eläväksi prosessiksi.

Itse päivitystyö on IT-osaston näkökulmasta vanhaan nähden pilvipohjaisessa ERP-järjestelmässä valtavasti yksinkertaisempi ja parhaimmillaan täysin huomaamaton projekti. Omien yksilöllisten toimintatapojen ja räätälöintien toiminta täytyy kuitenkin yhä testata päivitysten yhteydessä. Tämä testausurakka, joka tarvitsi ennen tehdä ehkä muutaman vuoden välein, on nyt osattava vetää sujuvasti läpi ainakin pari kertaa vuodessa.

Testaamistyön lisäksi uusien ominaisuuksien tiheä virta tuo mukanaan tarpeen käydä järjestelmien uusia ominaisuuksia läpi säännöllisesti ja seuloa niistä omalle liiketoiminnalle sopivimmat käyttöön. Tätä työtä ei kannata nähdä pilvipalvelun pakollisena pahana, vaan mahdollisuutena tuoda jatkuvan kehittämisen malli myös sisäisten prosessien puolelle.

Uusien hyödyllisten ominaisuuksien arvioinnin rinnalla kannattaakin muistaa, että organisaatioiden tarpeet ja toimintatavat muuttuvat jatkuvasti – ja uusien ominaisuuksien arviointi on hyvä mahdollisuus pysähtyä miettimään ja reflektoimaan näitä liiketoiminnan muuttuvia tarpeita. Toiminnanohjausjärjestelmien kehittämistä, niin kuin liiketoimintaakaan, ei nykyään kannata ajatella projektiluontoiseksi tekemiseksi, vaan jatkuvaksi eläväksi prosessiksi.

Uusien ominaisuuksien jatkuva testaustyö vaatii uudenlaista osaamista ja toimintatapoja

Siinä, missä ERP-ratkaisujen pilvisiirtymä on mahdollistanut järjestelmien ketterän kehittymisen, ovat järjestelmävalmistajat, kuten Microsoft, joutuneet kaventamaan tilaa, jonka puitteissa asiakaskohtaisia räätälöintejä on mahdollista toteuttaa. Hätä ei kuitenkaan ole tämän näköinen. Usein mittavan tutkimustyön ja laajan käyttäjäpalautteen pohjalta suunniteltujen satojen uusien vakio-ominaisuuksien joukosta saattaa löytyä toiminnallisuuksia, jotka tekevät vanhat, käyttäjäkohtaiset räätälöinnit tarpeettomiksi.

Käytännössä räätälöintejä pilvipohjaisiin ERP-järjestelmiin yhä tehdään, mutta ne edellyttävät vain uudenlaista osaamista ja ajattelua.

Mitä monimutkaisempi ja räätälöidympi ERP-ratkaisu on, sitä enemmän aikaa ja vaivaa päivitysten testaamiseen täytyy kuluttaa. Käytännössä prosessit on testattava ”päästä päähän”, eli mahdollisten muutosten vaikutukset täytyy ymmärtää koko liiketoimintaprosessin matkalta. Usein modernit prosessit leikkaavat läpi useampien integroitujen järjestelmien, jolloin testaamiseen tarvitaan aikaa ja osaamista. Vain muutaman kuukauden välein tehtävä testaamisurakka saattaa kuulostaa hurjalta, mutta on luonnollinen osa jatkuvaa kehittämistä.

Toiminnanohjauksen siirtäminen pilveen tarkoittaa teknologiamuutoksen lisäksi muutosta myös ihmisten työnkuvissa ja fokusalueissa. Tämän allekirjoitti myös Dynamics 365 -asiakkaamme, YIT:n CIO Esa Nykänen, Toiminnanohjauksen pilviaamussa: ”Siinä missä ennen pystyi jättämään yhden tai useamman päivityksen välistä, tämän päivän pilvimaailmassa päivitykset tulevat pakollisena kaksi kertaa vuodessa. Ja se muuttaa meidän omaa tekemistämme ja työnkuviamme. Kun toimitaan pilvessä, joku muu hoitaa IT-infrastruktuuria, ja IT-osaston työpanos siirtyy päivitysten omaksumiseen ja testaamiseen liiketoimintaympäristössä.” Jatkuva uusien ominaisuuksien testausvaade tiivistää IT:n ja liiketoiminnan yhteistyötä ja hälventää osastojen rajapintoja entisestään.

IT-osaston onneksi nykyteknologiat ovat tässä testausurakassa tukena. Osa testaamisesta kannattaa tänä päivänä siirtää robotille tai hyödyntää testiautomaatiotyökaluja. Automatiikka osaa navigoida prosessit käyttäjän lailla ja validoida lopputulokset oikeiksi. Testiautomaation käyttöönotto vaatii kuitenkin omanlaistaan osaamista ja aikaa, mutta nopeuttaa ja tehostaa testaamista merkittävästi. Ja tässä osaava kumppani voi olla korvaamaton apu.

Vaihtoehtoinen lähestymistapa räätälöinteihin on hankkia ydinratkaisua tukevia laajennuskokonaisuuksia. Monissa laajan mittakaavan räätälöintitarpeissa tulee entistä kannattavammaksi hankkia yrityksen erityistarpeisiin valmiiksi paketoituja ja kumppanin ylläpitämiä valmisratkaisuja. Tällaisista hyvä esimerkki on Efiman Dynamics 365 -ratkaisuun toimittama Efima Layer -laajennusosa, joka tehostaa toiminnanohjausjärjestelmän prosesseja ja muokkaa sen vastaamaan suomalaisia ja eurooppalaisia erityisvaatimuksia. Kumppanin tarkkaan testaamat laajennusosan standarditoiminnallisuudet vähentävät merkittävästi päivityksiin liittyviä riskejä, ja niiden päivitystyökin jää kumppanille.

Pienemmän mittakaavan räätälöintitarpeissa voidaan ERP-järjestelmää tukevia liiketoimintasovelluksia rakentaa myös itse – tai kumppanin tuella. Tähän Microsoft Power Platform on mitä oivallisin työkalu.

Pääkäyttäjien tärkeä rooli päivitystyössä

Loppuun on hyvä todeta, että mikään järjestelmä tai työkalu ei ole pääkäyttäjästään riippumaton. Vaikka tukea on tarjolla, päätöksentekoa ei voi ulkoistaa kumppanille eikä robotillekaan. Pilvipohjaisen järjestelmän päivityksiin sisältyy kaksi tärkeää vastuuta pääkäyttäjäorganisaation suuntaan:

  • Riskienhallinta: digitaalisten prosessien päästä päähän -testaaminen päivitysten yhteydessä kuuluu luonnollistesti prosessien pyörittäjille.
  • Liiketoimintahyöty uusista ominaisuuksista: Pääkäyttäjillä on tärkeä rooli substanssiosaajina uusien ominaisuuksien sisäistämisessä ja seulomisessa tukemaan liiketoiminnan tavoitteita. Päivittyvän pilvipalvelun tuomien kehitysmahdollisuuksien arviointi liiketoiminnalle tehdään yhdessä johdon kanssa peilaten liiketoiminnan ja strategian tarpeita.

Eikä näidenkään osa-alueiden kanssa osaava kumppani jätä täysin yksin, mutta oman tontin ymmärtäminen tekee jatkuvasti muuttuvan pilviratkaisun kanssa elämisestä ennakoitavampaa.

Kirjoittaja

Hannemari Ukonaho

Hannemari Ukonaho
Service Director

Hannemari Ukonaho on kokenut Service Director, joka uskoo kohtaamisten voimaan. Hänelle palveluiden johtamisessa ja kehittämisessä tärkeintä on tarvelähtöisyys ja loistavan asiakaskokemuksen luominen. Eli se, miten me Efimalla voimme palveluidemme avulla auttaa asiakkaitamme onnistumaan. Hannemari uskoo, että hyvän tuottaminen ihmiseltä toiselle tekee efimalaisten työstä merkityksellistä.