11.6.2020

Takaisin toimistoille – miten teemme sen turvallisesti?

HRPower Platform

Arki ei koita enää koskaan täysin samanlaisena, mihin olimme ennen tätä kevättä tottuneet. Erilainen kevät alkaa kuitenkin väistyä alta; Suomi ja maailma vaihe vaiheelta avautuvat. Yrityksissä kuumeisesti mietitään, miten palata asteittain arkeen. Niin meilläkin. Teknologiayrityksessä ratkaisu löytyi luonnollisesti myös teknologiasta.

Pohdittaessa toimistolle palaamisen reunaehtoja, on ensinnäkin mietittävä sitä, miksi toimistolle on hyvä palata. Jos homma toimii hyvin kotona, miksi enää koskaan palata perinteiseen toimistoelämään, jossa aamulla kello soi kurjan aikaisin ja työmatka syö useita tunteja viikosta?

Kysymykseen voi vastata työelämän kliseellä: työpaikan tekevät sen ihmiset. Kohtaamisissa ja käytäväkeskusteluissa siirtyy hiljaista tietoa ja ideoita; joskus kynnys tulla kysymään on kasvotusten paljon pienempi kuin verkon välityksellä. Ja onhan meillä ollut myös kova ikävä toisiamme!

Ihminen tarvitsee ihmistä, kuten entinen henkilöstöjohtajamme Riku aiemmin keväällä kirjoitti. On löydettävä keinoja, joilla kohtaamiset mahdollistetaan, mutta tartuntojen todennäköisyys ja määrä ovat mahdollisimman pieniä. Tässä hyväksi keinoksi nousee toimistolla työskentelevien työntekijöiden määrän rajoittaminen.

Koronaexit – miten palata takaisin arkeen

Aivan ensimmäinen lähtökohta toimistolle paluun suunnittelussa oli pohdinta, miten järjestää paluu turvallisesti niin, että efimalaiset voivat tulla töihin luottavaisin mielin. Yrityksen kannalta tarkasteltuna on myös ajateltava, millä keinoin varmistetaan toiminnan jatkuvuus ja rajataan mahdollista sairastuvien määrää, mikäli virus alkaisi toimistolla levitä. Onkin siis järkevää, etteivät kaikki palaa samalla hetkellä toimistolle, vaan paluu on porrastettu asteittain.

Korona on tuonut yrityksiä lähemmäksi toisiaan jakamaan omia käytäntöjään ja ratkaisuehdotuksiaan. Monissa yrityksissä henkilömäärien seuraamisen ratkaisuiksi on näkynyt niin yhteistä Exceliä kuin WhatsApp- tai Slack-huutelua. Jossakin aulapalvelu seuraa toimistolle saapuvia tehden tukkimiehenkirjanpitoa ja ilmoittaa kaikille sähköpostitse toimiston ollessa täynnä. Vaihtoehtoja henkilörajoitusten seurannalle on yhtä paljon kuin on yrityksiäkin.

Työntekijät päättävät, ei yritys

Emme halunneet tehdä ylhäältä annettuja ratkaisuja siitä, mikä on kenellekin sopiva päivä tehdä lähipäivä toimistolla, vaan että efimalaiset saisivat palata toimistolle oman tilanteensa mukaisella aikataululla. Päivittäiseksi henkilömääräksi toimistolla asetettiin hallituksen suositusten mukaisesti 50 henkilöä ja sitä seurataan tätä varten kehitetyllä Korona-appilla, jossa toimistopäivä varataan kalenterista helposti ja nopeasti.

Sovelluksen kehitykseen Microsoftin Power Apps oli luonteva valinta, sillä sen avulla erityisesti yksinkertaisten sovellusten luominen on äärimmäisen nopeaa. Ratkaisukonsulttimme ottivat haasteen vastaan ja uusi sovellus saatiin käyttöön alta aikayksikön.

Sovelluksesta apu henkilömäärien seurantaan

Korona-sovelluksen avulla meillä on valmiudet reagoida välittömästi, jos tieto efimalaisen sairastumisesta tai sen epäilystä tulee. Tällaisessa tilanteessa toimistolla samaan aikaan olleet jatkavat kotona töitä, kunnes tilanne on selvinnyt. Näin vältetään tartunnan lisäleviäminen sairastumisen alkuvaiheessa, jolloin tartunnasta ei vielä tiedä, mutta virus on tarttuva.

Sovelluksella on myös paljon käytännön etuja verrattuna muihin vaihtoehtoihin. Jokainen samaa tiedostoa useamman ihmisen kanssa työstänyt tietää, että se on varma tapa saada tietoja kadotettua. Kiintiöiden seurannan tulisi myös viedä mahdollisimman vähän henkilötyöaikaa ja virheiden mahdollisuus tulisi poistaa. Näitä tarpeita yksittäisen ihmisen tekemä tukkimiehenkirjanpito ei yksinkertaisesti täytä. Sovellus kulkee kännykässä mukana, eikä toimistopäivän varaaminen tarvitse tietokoneen avaamista (vaikka sen voi selaimen kauttakin yhtä näppärästi tehdä). Kaikin puolin kätevää!

P.S. Jos yrityksesi etsii ratkaisua henkilömäärien seurantaan, autamme mielellämme asiassa. Korona-sovelluksemme saa käyttöön tyypillisesti vain parissa päivässä!

Jos kiinnostuit, ota rohkeasti yhteyttä protected email

Kirjoittaja

Henriikka Louhelainen

Henriikka Louhelainen
HR Advisor

Henriikka on Efiman HR Advisor, jolle HR on palveluammatti. Töitä hän tekee isolla sydämellä. Henriikka uskoo työntekijälähtöisen HR:n voimaan, jota tehdään ihmisenä ihmisille.