Tiedolla johtaminen on tavoitetilana liki kaikissa suurissa organisaatioissa. Tavoitteena tämä on selkeä ja helposti ymmärrettävissä. Yksi tärkeä vaatimus tavoitteen saavuttamiseksi on organisaation läpinäkyvyyden kehittäminen. Mutta läpinäkyvyyden saavuttaminen yrityksessä, jonka liiketoiminta on laajaa ja seurattavia sisäisiä ja ulkoisia mittareita on paljon, ei ole aina niin kovin helppoa. Yksi tärkeimmistä huomioitavista seikoista, kun yrityksessä halutaan kehittää läpinäkyvyyttä ja sen myötä tiedolla johtamista, on yrityksen järjestelmäarkkitehtuuri.
Yrityksessä tarvitaan ERP, joka toimii yrityksen kokonaisratkaisuna. Sen lisäksi on usein tarve erillisille tuotannonohjausjärjestelmille tai muille liiketoimintaratkaisuille, joilla ohjataan ydinliiketoimintaa ja josta raportoidaan liiketoiminnan kannalta olennaisia lukuja. Tämä siksi, että liiketoiminnan vaatimukset voivat olla niin spesifejä, että siihen tarvitaan oma ratkaisunsa, joka taas ei ole välttämättä talouslukujen näkökulmasta riittävä.
Yhtenä tiedolla johtamisen edellytyksenä on, että näistä eri järjestelmistä tai työkaluista syntyvää tietoa pystytään yhdistelemään ja tuottamaan näistä raportointia, joka tukee tavoitetta. Näitä talouslukuja sekä liiketoimintatietoja yhdisteleviä raportointiratkaisuja kutsutaan laajasti Business Intelligence eli BI-työkaluiksi. Järjestelmien moninaisuudesta johtuen, tähän tietojen yhdistelyyn tarvitaan usein erillinen tietovarasto, joita nykyään kutsutaan nimellä data lake. Mikäli tällainen data lake tarvitaan, ja tavoitellaan läpinäkyvyyttä, on raportointia suunniteltaessa hyvä omaksua johtavaksi ajatukseksi: ”Yhdet luvut – One set of numbers”.
Yksi tarve, yksi paikka ja yksi ratkaisu
Tämä tarkoittaa sitä, että yhteen raportointitarpeeseen vastataan yhdellä välineellä ja luvut käsitellään ”valmiiksi” yhdessä paikassa. Sen sijaan, että samaan raportointitarpeeseen vastataan kahdesta eri paikasta erilaisilla luvuilla.
Mikäli päädytään tällaiseen tilanteeseen, jossa samaan raportointitarpeeseen voidaan vastata kahdesta paikasta ja joista toisessa näitä lukuja on jatkojalostettu, menee näiden raporttien täsmäytykseen ja virheiden löytämiseen hirvittävä määrä aikaa. Virheiden etsiminen muuttuu itsetarkoitukseksi ja raportoitavien lukujen analysointi jää toissijaiseksi.
Tästä esimerkkinä talousluvut, joita voidaan raportoida sekä suoraan ERP:stä että tietovarastosta. Jos ERP:ssä luvut ovat siinä muodossa, missä ne ovat järjestelmään syötetty ja tietovarastossa on tehty näiden päälle sisäisiä laskelmia ja jyvityksiä, päädytään tilanteeseen, jossa ERP:n omat raportit eivät ole vertailukelpoisia tietovarastosta tuotettuihin raportteihin.
Jälkimmäisiä lukuja on täydennetty sisäisellä laskennalla ja ERP:ssä ne ovat raakamuodossa.
Menneisyyden taakka – miksi emme ole aina toimineet näin?
Näin on usein toimittu siksi, että aiemmin tietovarastoista rakennettiin monimutkaisia tietojenkäsittelykoneita. Tämä taas siksi, ettei esim. juuri taloushallinnon järjestelmissä ollut riittävästi kapasiteettia vyörytyssäännöstöjen ylläpitämiseen tai käsittelemiseen. Sisäiset laskelmat talouslukujen päälle oli pakko suoritettaa tietovarastossa, koska taloushallinnon järjestelmässä ei riittänyt suorituskyky.
Moderni ERP, jota me kutsumme yrityksen digisydämeksi, on kuitenkin suorituskyvyltään tehokas allokaatioväline, joten vyörytyssäännöt voidaan ja kannattaakin nykyaikana säilyttää siellä. Oma suositukseni onkin, että yrityksessä käytettäisiin modernia ERP:tä, digisydäntä, vyörytysten tekemiseen sen sijaan, että tietovarastossa myllättäisiin lukuja jälkikäteen – ERP:n ulkopuolella.
Näin voidaan varmistaa, että ERP:n sisältämät luvut ovat lopullisia ja raportointia talouslukujen osalta voidaan tehdä myös suoraan ERP:stä. Samalla varmistetaan se, että tietovarastoon säilytetyt luvut ovat vertailukelpoisia ERP:stä löytyviin. Ja tietovarastosta tuotettavissa BI-raporteissa käytetään samoja talouslukuja – ilman lisätoimenpiteitä.
Selkeä arkkitehtuuri + selkeät vastuunjaot raportoinnissa = tiedolla johtamisen edellytykset
Tällä tavalla päästään tilanteeseen, jossa organisaatio voi hyödyntää ERP:n tuottamia valmiita ja standardeja raportointimahdollisuuksia. Vertailukelpoisen raportoinnin, arkkitehtuurin selkeyden sekä yksinkertaisesti tehokkuuden kannalta tämä on usein järkevin tapa toimia.
Koska tietovarastoraportointi, eli käytännössä BI-raportointi, rakennetaan aina erikseen organisaation tarpeisiin, ei ole välttämättä tehokasta tai järkevää toteuttaa kaikkea raportointia sen kautta – raportoinnin räätälöinti ei aina ole hyödyllistä tai kustannustehokasta.
Usein jako näiden välillä kannattaa toteuttaa siten, että ERP:n – digisydämen – raportointimahdollisuuksia hyödynnetään pienemmän joukon toimesta ja tietovarastoraportointia taas hyödynnettäisiin laajemmin koko organisaatiossa.
Riippuen toki siitä, mikä on lisenssinäkökulmasta yrityksen kannalta järkevintä ja siitä, mitä kaikkea tietovarastoraportoinnin kylkeen on liitetty.
Lyhyestä virsi kaunis
Järjestelmämaailma ja -teknologiat ovat muuttuneet massiivisesti viime vuosien aikana. Niistä järjestelmäarkkitehtuuriin liittyvistä käytännöistä, jotka tulivat aiemmin pakon sanelemina, ei tarvitse enää pitää kiinni.
Raportointi on mahdollista suunnitella sen mukaan, mikä on tehokasta ja järkevää – ei sen mukaan, mikä on teknologian kannalta mahdollista.
Tämän vuoksi tietovaraston, eli data laken, rooli on keventynyt ja massiiviset talouslukuihin liittyvät laskutoiminnot, kuten vyörytykset, voidaan ja kannattaa toteuttaa tiedon lähteellä – digisydämessä.
Kati Kolehmainen
Kati Kolehmainen on Efiman projektitoiminnan vetäjä. Hän uskoo, että tietojärjestelmien käyttöönottojen laatu paranee vain, jos asiakkaat heräävät vaatimaan enemmän ja parempaa.