Blogi
25.6.2019

Tunne tietosi – tylsien perustietojen tärkeys ja vaikutus liiketoimintaan

Tieto on valtaa, sanotaan. Ja näin asia monesti onkin – erityisesti silloin, kun puhutaan yritysten tuottamasta datasta. Perustietojen merkitys liiketoiminnalle on suurempi kuin moni olettaa: käyttämämme tietomallit ja tuottamamme tietovirrat nimittäin muodostavat liiketoimintaprosessien ytimen.

Meille kaikille rakkaan toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta ymmärrys yrityksen tietomalleista on voitu ulkoistaa. Näin myös ymmärrys perustietojen vaikutuksesta liiketoimintaan on hävinnyt. Tilannetta voisi verrata siihen, kuinka kellokallejen poistaminen tehtaan lattialta hävittää tuntuman lattiatason suorituskykyyn. Tarve perustietojen ja tietomallien ymmärrykseen ei ERP:n myötä ole kuitenkaan kadonnut, olemme vain yksinkertaisesti unohtaneet sen merkityksen.

Erota eri järjestelmien jakama data ja järjestelmäkohtainen data

Aiemmin tieto oli eri järjestelmissä, visusti omissa poteroissaan. Nyt pilvi yhdistää eri järjestelmät toisiinsa, ja näitä yhteen kytkettäessä korostuu, puhuvatko ne samaa kieltä ja juuri minun yritykseni kieltä. Jossain kohdassa tulkkaus kielien välillä täytyy tehdä. Oikaisu tässä työssä yhden järjestelmän käyttöönotossa ei projektin aikana tunnu pahalta – pitäähän käyttöönotto saada budjetin ja aikataulun puitteissa maaliin. Oikotien seuraukset koetaan vasta myöhemmin ylläpidon ja kokonaisuuden yhtenäisenä pitämisen tuskana.

Tietovirtojen ymmärtäminen korostuu pilvimaailmassa. Jos tietovirtoja ei kunnolla ymmärretä, järjestelmien välisistä integraatioista tulee helposti tiedon kopioijia ja muuntajia. Tällaisina ne eivät juurikaan auta tiedon uudelleen käyttämisessä. Monesti on myös helpompaa alkaa luoda uutta dataa kuin käyttää vanhaa, jo olemassa olevaa dataa uudelleen. Tällöin kuitenkin tietojen ylläpidon ja yhteneväisyyden kanssa saatetaan ajautua entistä sekavampaan tilanteeseen. Pahimmillaan se on lukkoon lyötyjä vakioarvoja, joiden perusteita kukaan ei enää muista muutaman kuukauden päästä. Parempi olisi miettiä ja kyseenalaistaa

  • mitä tietoa liikkuu (oleellinen sisältö),
  • mitä se edustaa (tarkoitus),
  • milloin se liikkuu (ajantasaisuus) sekä
  • minne muualla se liikkuu ja kehen se vaikuttaa (ketkä sitä tarvitsevat).

Pidä perustietosi kunnossa

Perustietojen kanssa yrityksen on hyvä aika ajoin tehdä eräänlainen terveystarkastus. Ymmärrys perusdatan kunnosta ja vaikutuksista tapaa olla heikkoa. Tyypillisesti yrityksissä oletetaan datan olevan paremmin hallussa ja paremmassa kunnossa kuin asia todellisuudessa on. Datan säännöllinen terveystarkastus on tärkeää, sillä data rapautuu ja versoutuu helposti.

Datan rapautuminen käynnistyy usein huomaamatta. Vastaan tulee esimerkiksi tilanne, jossa meidän tulee löytää keino hoitaa jokin poikkeus. Ratkaisua etsiessä pysähdymme harvoin miettimään, kuinka tilanne vaikuttaa sen taustalla olevan datan laatuun – rapautuminen on alkanut. Esimerkiksi kerran toiminnanohjausjärjestelmässä käytetty tieto on siellä ja pysyy.

Data myös versoutuu helposti. Eri toimijoilla, kuten yrityksen eri liiketoiminnoilla tai ulkopuolisilla järjestelmätoimittajilla, on erilaiset tarpeet ja tavoitteet. Tällä on suora seuraus myös perustietojen laatuun, sillä data on tekijöidensä näköistä ja kehittyy näin eri suuntiin eri tekijöiden toimesta. Dataan vaikuttaa vahvasti myös menneiden vuosien painolasti: dataa on tuotettu aiemmin tietyistä syistä tietyllä tavalla, ja monesti vakiintuneita käytäntöjä jatketaan sen kummemmin niitä kyseenalaistamatta. Osana datan terveystarkastusta on hyvä pohtia, onko asioita järkevä tehdä enää nykyisin samalla tavalla ja käyttääkö edes kukaan tiettyjä tietoja, joita yrityksessä yhä orjallisesti pidetään yllä.

Pidä myös huolta tietojen tuottamisen laadusta

Ymmärrys perustiedoista ei yksinään riitä, vaan ymmärrystä tulisi olla myös datan tuottamisesta. Jos ei ymmärretä, mihin syötetty tieto vaikuttaa, on siitä välittäminen myös vaikeaa. Kuinka moni meistä ei olisi joskus kuullut lausahdusta ”Mä vaan valitsen jonkin, niin pääsen eteenpäin”?

Voimme olla varmoja siitä, ettei yllä mainittu ajattelumalli rohkaise meitä luottamaan tuotetun tiedon laatuun. Ja jos tuotettu tapahtumatieto on epäluotettavaa, emme voi myöskään luottaa sen pohjalta tehtävien päätösten ja ennusteiden osuvan maaliinsa. Jo kliseeksi muodostunut sanonta ”garbage in, garbage out” pitää paikkansa ja kehottaa meitä tarkastelemaan, pystyykö toimintamme tuottamaan riittävän tarkkaa ja laadukasta dataa raportoinnin tueksi. Karusti sanoen huonosti määritellystä ja ymmärretystä perustiedosta tulee lääkkeen sijaan syöpä, joka lähettää etäpesäkkeitään ympäri organisaatiota. Kiinnityttyään niiden poistaminen voi olla lähes mahdotonta. Kun perustiedot ovat kunnossa ja liiketoiminnalle on selkeää niiden käyttö ja tarkoitusperät, syntyy laadukkaampaa liiketoimintatietoa. Laadukas liiketoimintatieto on edellytys robotiikan ja tekoälyn hyödyntämiselle.

Muista siis ainakin nämä

Perustietojen kunto ja merkitys liiketoiminnalle nousevat esiin viimeistään silloin, kun yrityksen taustajärjestelmiin tehdään suurempia muutoksia. Erityisesti uutta ERP:tä – yrityksen tärkeimmät tieto- ja tavaravirrat kokoavaa digisydäntä – hankittaessa on hyvä tehdä myös perusteellinen katsaus perustietoihin ja huolehtia siitä, että perusta saadaan kuntoon. Kun lähdet toiminnanohjaushankkeeseen, pidä nämä mielessä:

  • Yhteisen kielen löytäminen omassa organisaatiossa ja järjestelmien välillä.
  • Nykytila ja työnmäärä voi yllättää. Varmasti. Harva huoltaa itseään ennen kuin tulee ongelmia.
  • Jos datasi on kunnossa, mieti mitä ohjelmistorobotti tai tekoäly voisi sillä tehdä.

Kirjoittaja

Mikko Kaataja

Mikko Kaataja
Solution Architect

Mikko Kaataja on ratkaisuarkkitehti, joka on työskentelee Microsoft Dynamics -teknologioiden parissa ja on vannoutunut Lean-ajattelun sanansaattaja.

Uusimmat

Tunne tietosi – tylsien perustietojen tärkeys ja vaikutus liiketoimintaan

Tunne tietosi – tylsien perustietojen tärkeys ja vaikutus liiketoimintaan

Mikko KaatajaTieto on valtaa, sanotaan. Ja näin asia monesti onkin – erityisesti silloin, kun puhutaan yritysten tuottamasta datasta. Perustietojen merkitys liiketoiminnalle on suurempi kuin moni olettaa: käyttämämme tietomallit ja tuottamamme tietovirrat nimittäin muodostavat liiketoimintaprosessien ytimen.

Digisydän maailman tehokkaimpana älypuhelimena – räätälöintiä liiketoimintaan sovelluskaupasta

Digisydän maailman tehokkaimpana älypuhelimena – räätälöintiä liiketoimintaan sovelluskaupasta

Kai LyytinenKun kuluttajana hankit uuden älypuhelimen, pitää tuo puhelin sisällään kaikki ne ominaisuudet, joita sen kuuluu sisältää. Sillä voi soittaa, lähettää sekä vastaanottaa viestejä, tallentaa yhteystietoja ja tehdä kaikkia niitä asioita, mitä modernilta puhelimelta odotetaan.

Palvelukeskus ei ole enää palvelukeskus

Palvelukeskus ei ole enää palvelukeskus

Teija PuurunenOlin toukokuussa Euroopan SSOW (Shared Services & Outsourcing Week) -tapahtumassa, jonka järjestää Euroopan SSON-yhteisö. Viikkoon sisältyi tietysti paljon puhetta trendeistä ja parhaista käytännöistä. Palvelukeskukset ovat selvästi murroksessa. Minut yllätti, miten iso merkitys terminologialla tuntuu olevan tässä muutoksessa.