12.1.2021

Uusi vuosi, tehokkaampi taloushallinto? – On aika laittaa pöhöttyneet prosessit kuntokuurille

TaloushallintoKehitys
Jesse Ahokas
Jesse Ahokas
Prosessikonsultti

Piparin, kinkun, suklaan, glögin sekä lukemattomien muiden jouluherkkujen seurauksena saatu närästys ja turvotus on varmastikin hyvin monella tuoreessa muistissa. Jouluna työkiireet on hetkeksi unohdettu, ja nyt tammikuun koittaessa kotikonttorin webbikamerasta katsoo toivottavasti hieman levänneempi työkaveri ja jouluruoatkin vaihtuvat tuttuihin arkilounaisiin. Taloushallinnossa vuodenvaihde on kuitenkin vuoden kiireisintä aikaa, jolloin prosessien tulee toimia tehokkaasti ja luotettavasti.

Data on prosessien ruokaa

Terveellinen ruokavalio on prosessien tehokkaan toiminnan kannalta oleellista. Prosessit käyttävät ravintonaan monenlaista tietoa, esimerkiksi toimittajien ja asiakkaiden master dataa sekä sisään tulevia ostolaskuja. Ruoansulatusentsyymien sijaan talouden prosesseissa tietoa muokataan ja käsitellään erilaisten aktiviteettien avulla.

Ajantasainen ja aukoton master data toimii hyvin automaatioratkaisujen pohjana, samoin rakenteisessa muodossa saatu ostolaskudata. Pahimmillaan prosessin syötteenä oleva virheellinen tieto voi johtaa erilaisiin virhetilanteisiin, reklamaatioihin tai vähintäänkin hidastaa prosessin läpimenoaikaa, kun joudutaan tekemään erilaisia selvitystöitä. Ei olekaan aivan yhdentekevää, mitä prosesseille syöttää.

Mittareilla on merkitystä

Verikokeet ja vaa’an lukema sekä verenpaineen mittaus kertova luotettavasti, millaisessa kunnossa kehomme on ja toisaalta auttavat tunnistamaan, mikäli on aihetta huoleen tai tarkempiin tutkimuksiin. Vastaavasti, ilman hyvää mittarointia ja tavoitteita, prosessien nykytilan arviointi on haasteellista ja perustuu lähinnä valistuneisiin arvauksiin. Mikä on esimerkiksi ostolaskujen keskimääräinen läpimenoaika tai kuinka paljon eri prosesseissa esiintyy laatupoikkeamia? Hyvin määritelty mittaristo tuo läpinäkyvyyttä ja havainnollistaa prosesseissa vallitsevia syy-seuraussuhteita.

Pöhöttyneet prosessit, kuten vatsan ympärille kertyneet kilotkin, hidastavat menoa ja voivat lisätä erilaisten riskien todennäköisyyttä. Tilannetta tulisi arvioida mahdollisimman puolueettomasti, nojaten esimerkiksi hyvin määriteltyihin prosessitehokuuden mittareihin tai ulkopuoliseen konsulttiin, joka osaa arvioinnissaan ottaa kokonaisvaltaisesti huomioon liiketoiminnan tarpeet, järjestelmät, prosessit sekä automaation mahdollisuudet.

Hyvin kuvattu on puoliksi tehty

Tyypillisesti – hiljalleen ja huomaamatta – pääprosessien rinnalle syntyy erilaisia variaatioita, kun asioita yksittäisten henkilöiden, osastojen tai vaikkapa liiketoimintojen toimesta tehdään hieman yhteisesti määritellyistä prosesseista poiketen. Vaatii aktiivista seurantaa ja kehittyneitä menetelmiä, kuten prosessilouhintaa, jotta tilanne saadaan haltuun.

Yhtenäisiä toimintatapoja on vaikea edellyttää, mikäli niitä ei ole selkeästi määritelty ja kuvattu. Perusteellinen prosessien dokumentointi auttaa hahmottamaan roolit ja vastuut sekä paljastaa monesti, mikäli prosessissa on epäloogisuuksia tai jos samoja asioita tehdään useassa eri prosessin vaiheessa. Myös mahdolliset kontrollit – tai niiden puutteet – ilmenevät monesti prosessidokumentointia tehtäessä.

Aloittelijan ei kannata lähteä kuntosalille rehkimään ilman perustason ymmärrystä siitä, millaisia liikkeitä ja millaisin painoin olisi hyvä tehdä. Pahimmassa tapauksessa uuden vuoden lupauksena aloitettu innokas saliharrastus lässähtää venähtäneeseen selkään tai kun tuloksia ei ala näkyä. Hyvin tehty prosessien kuvaus onkin kuin saliohjelma, joka kertoo riittävällä tarkkuudella, kuinka prosessin eri vaiheet linkittyvät toisiinsa sekä kenen vastuulla niiden suorittaminen on.

Kevyttä kehonhuoltoa vai kovempaa kuntokuuria?

Joulun mässäily vaihtuu monella tipattomaan tammikuuhun sekä uuden vuoden lupauksiin. Alkuvuoden aikana voisikin olla hyvä hetki pysähtyä pohtimaan, millaisessa kunnossa oman yrityksen prosessit ovat. Joskus muutama tippa öljyä riittää, jotta prosessit saa pyörimään kitkattomasti; toisinaan tarvetta olisi perusteellisemmalle kuntokuurille.

Mikäli vallitsevan tilanteen ja kehitystarpeiden arvioiminen omin vaivoin osoittautuu haasteelliseksi, kannattaa apuun ottaa prosessien personal trainer eli osaava prosessikonsultti. Ensimmäinen askel tehokkaampiin prosesseihin voikin olla vaillinaisten omien resurssien tai osaamisen tunnistaminen. Automaation sekä teknologian tuomista mahdollisuuksista huolimatta prosessit eivät vielä osaa itse kehittää itseään.

Kirjoittaja

Jesse Ahokas

Jesse Ahokas
Prosessikonsultti

Jesse toimii Efimalla prosessikonsulttina tukien Efiman asiakkaita laaja-alaisesti näiden taloushallinnon kehityksessä. Ohjenuoranaan päivittäisessä työssä Jesse pyrkii noudattamaan Einsteinin viisautta: If you can't explain it simply, you don't understand it well enough.