Blogi
16.5.2019

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Onnistunut ERP-hanke on kuin urheilijan kasvutarina, jossa tilaaja esittää pääosaa. Toimittajan ja tilaajan suhde on kuin valmentajan ja valmennettavan. Valmentaja tukee valmennettavaa tämän tavoitteissa, mutta ei kilpaile samalla areenalla.

Kuka omistaa ERP-hankkeen? Teoriassa yksinkertainen kysymys, johon on selkeä vastaus – tilaaja. Käytännössä kuitenkin ERP-hanke mielletään usein IT-hankkeena, jossa toimittaja tekee toimituksen kuriiripalvelun lailla ”avaimet käteen”, minkä jälkeen organisaatio ottaa järjestelmän käyttöönsä ja kaikki elävät elämänsä onnellisina loppuun saakka. Valitettavasti totuus ei vastaa tarinaa, ja tällä tavoin ei ole mahdollista saavuttaa toimivaa kokonaisuutta, jonka tilaaja tuntee omakseen ja joka tukee aidosti yrityksen liiketoimintaa juuri sillä tavalla kuin on optimaalista.

ERP-hanke olisikin parempi mieltää kasvutarinana, ja onnistunut sellainen pikemminkin urheilijan kasvutarinana, jossa tilaaja esittää pääosaa. Toimittajan ja tilaajan suhde on kuin valmentajan ja valmennettavan. Valmentaja tukee valmennettavaa tämän tavoitteissa, mutta ei kilpaile samalla areenalla. Ideaalitilanteessa toimittaja olisi jopa turha välikäsi, jos tilaajalla itsellään olisi kaikki osaaminen omasta takaa. Realistista ei toki ole rekrytoida osaajia pienen armeijan verran tilaajan omille palkkalistoille, ja siksi toimittajia tarvitaan.

Omistajuuden ottaminen ja yhdessä tekeminen

Onnistuminen ERP-hankkeessa vaatii syvää sitoutumista kaikilta osapuolilta alusta lähtien. Tilaajan osalta tämä tarkoittaa omistajuuden ja aktiivisen roolin ottamista heti ensiaskeleista alkaen. Tilaaja on kuitenkin se, joka tuntee parhaiten oman liiketoimintansa ja sen kriittiset toiminnot. Eikä tilaaja tietenkään yksin vastuuta joudu kantamaan.

Toimittaja tarjoaa ammattitaitonsa ja osaamisensa prosessien määrittämisessä siten, että ne palvelevat liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Ja toimittajan tulee sitoutua tilaajan liiketoiminnallisiin tavoitteisiin. Jokainen yritys on kuitenkin lopulta yksilöllinen, eikä toimittaja voi määrittää järjestelmän prosesseja kullekin yritykselle sopivaksi omin päin. Siihen tarvitaan vuorovaikutusta ja tiivistä yhteistyötä toimittajan ja tilaajan välillä.

Vaikka tekee kipeää, niin ei haittaa – sitoutumisen ylläpito hankkeen edetessä

Parhaiden käytäntöjen ja prosessien löytäminen harvoin onnistuu ensiyrittämällä, joten sen testaaminen liiketoiminnan näkökulmasta ja sen varmistaminen, että järjestelmä palvelee halutusti liiketoimintaa, jää lopulta tilaajan vastuulle. Myös muutoksen johtaminen ja henkilöstön opastaminen uuteen ovat asioita, joissa toimittaja voi kyllä auttaa ja tukea, mutta johon on sitouduttava tilaajan toimesta.

Sitoutunut ja tiivis tilaajan ydintiimi on avainasemassa onnistuneissa käyttöönotoissa, vaikka ERP-hankkeessa onnistuminen on silti yhteinen asia tilaajan ja toimittajan välillä.

Valmentaja auttaa urheilijaa matkallaan ja haluaa tämän onnistuvan, mutta ei voi tehdä matkaa tämän puolesta. Parhaastakaan valmennuksesta ei ole apua, jos urheilija itse ei ole sitoutunut tavoitteeseen. Vastaavasti urheilija ei saa suoritukseen parasta mahdollista apua, jos valmentajan sitoutumisessa on puutteita.

Treenimontaasi: Tilaajan kasvu oman järjestelmänsä herraksi

Omistajuus ERP-hankkeessa tarkoittaa vastuuta datasta ja sen sisällöstä sekä siitä, että digisydämen virkaa hoitava ERP toimii yhteen prosessina kolmansien osapuolien ratkaisuiden kanssa – kuten esim. suoraan liiketoimintaan liittyvien kolmansien osapuolien tuottamien liiketoimintasovellusten.

Luonnollisesti toimittajan tehtävänä on saada ERP toimimaan halutusti, mutta onnistuneen ja epäonnistuneen hankkeen ero piilee usein vastuunottamisessa lopputuloksesta. Toimittajalta voi ja pitääkin vaatia liiketoimintaa aidosti palveleva ratkaisu, mutta tilaajan vastuulla on viime kädessä varmistaa ratkaisun toimivuus – ja vaatia tarvittaessa korjauksia.

Tilaaja on harvoin ERP-asiantuntija hankkeen alkuvaiheessa, eikä sellaista voi olettaakaan. Mutta selkeän omistajuuden myötä osaaminen ja ymmärrys kasvaa hankkeen edetessä. Ja kun aika koittaa, jolloin toimitus saadaan päätökseen ja konsultit poistuvat, on tilaaja kasvanut hankkeen aikana oman digisydämensä valtiaaksi. Urheilija on saavuttanut kilpailuvalmiuden.

Haasteita, ei vastakkainasettelua

Tämä on aihe, joka on petollisen helppo nähdä vastakkainasetteluna, mutta siitä ei missään nimessä ole kyse. Tilaajan projektista ottama omistajuus on asiana sellainen, jota toimittajan voi olla myös haasteellista tilaajalta vaatia. Vaatimusten esittäminen tilaajalle on suhteen luonteen takia poikkeuksellista, mutta hyvä toimittaja tällaista sen vaikeudesta huolimatta osaa vaatia. Kyseessä on kuitenkin asia, joka on elintärkeä onnistuneen lopputuloksen kannalta.

Onnistuneessa ERP-hankkeessa toimittaja ja tilaaja ovat lähellä toisiaan, ymmärtävät toisiaan ja molemmat ovat sitoutuneita samaan päämäärään – edistämään tilaajan liiketoimintaa heidän tarpeisiinsa toimitetulla järjestelmällä.

Kuin valmentaja ja urheilija, jotka työskentelevät yhdessä mahdollistaakseen urheilijan parhaan mahdollisen menestyksen.

Kirjoittaja

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen on Efiman projektitoiminnan vetäjä. Hän uskoo, että tietojärjestelmien käyttöönottojen laatu paranee vain, jos asiakkaat heräävät vaatimaan enemmän ja parempaa.

Uusimmat

Tunne tietosi – tylsien perustietojen tärkeys ja vaikutus liiketoimintaan

Tunne tietosi – tylsien perustietojen tärkeys ja vaikutus liiketoimintaan

Mikko KaatajaTieto on valtaa, sanotaan. Ja näin asia monesti onkin – erityisesti silloin, kun puhutaan yritysten tuottamasta datasta. Perustietojen merkitys liiketoiminnalle on suurempi kuin moni olettaa: käyttämämme tietomallit ja tuottamamme tietovirrat nimittäin muodostavat liiketoimintaprosessien ytimen.

Digisydän maailman tehokkaimpana älypuhelimena – räätälöintiä liiketoimintaan sovelluskaupasta

Digisydän maailman tehokkaimpana älypuhelimena – räätälöintiä liiketoimintaan sovelluskaupasta

Kai LyytinenKun kuluttajana hankit uuden älypuhelimen, pitää tuo puhelin sisällään kaikki ne ominaisuudet, joita sen kuuluu sisältää. Sillä voi soittaa, lähettää sekä vastaanottaa viestejä, tallentaa yhteystietoja ja tehdä kaikkia niitä asioita, mitä modernilta puhelimelta odotetaan.

Palvelukeskus ei ole enää palvelukeskus

Palvelukeskus ei ole enää palvelukeskus

Teija PuurunenOlin toukokuussa Euroopan SSOW (Shared Services & Outsourcing Week) -tapahtumassa, jonka järjestää Euroopan SSON-yhteisö. Viikkoon sisältyi tietysti paljon puhetta trendeistä ja parhaista käytännöistä. Palvelukeskukset ovat selvästi murroksessa. Minut yllätti, miten iso merkitys terminologialla tuntuu olevan tässä muutoksessa.