Blogi
23.10.2019

Aili loves SAP - ohjelmistorobotiikasta apua ERP-projektin siirtymävaiheeseen

ERP:n vaihtaminen on kallis sekä usein myös pitkä ja ajoittain kivinenkin tie. Sen vaihtamista ja hankintaa valmistellaan usein pitkään. Myös ratkaisun valintaan käytetään paljon aikaa sekä vaivaa, jotta saadaan yrityksen kannalta toimivin ratkaisu, jolla kyetään tukemaan liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Valmisteluun ja päätöksentekoon ei kuitenkaan voida hyvillä mielin käyttää loputtomasti aikaa, jos liiketoiminta ja henkilöstö kärsivät vanhan järjestelmän puutteista. Painetta ei helpota, mikäli nykyisen ratkaisun toimittaja on lopettamassa tukeaan sille. Tällöin yrityksen kannattaa harkita ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä.

Sillä välin, kun organisaation johto miettii uutta ERP:ä, jatkaa organisaatio toimintaansa vanhalla. Tällöin henkilöstö ja liiketoiminta joutuvat kärsijöiksi. He joutuvat toimimaan vanhentuneiden prosessien mukaisesti, vanhentuneilla työvälineillä ja usein tekemään käsin työvaiheita, jotka vievät aikaa ja huomiota liiketoiminnan kannalta olennaisemmilta seikoilta. Kuten liiketoimintaprosessien kokonaisuuden pyörittämiseltä ja seurannalta.

Näihin asioihin pyritään löytämään ratkaisu uudesta ERP:stä, mutta organisaation kipuiluun on mahdollista saada lievitystä jo ennen vaihtoa.

Robotiikasta apua

Tilanteessa, jossa organisaatio pohtii ERP:n vaihtamista, mutta se ei halua tehdä hätiköityjä päätöksiä, voidaan nykyisen ratkaisun käyttöikää pidentää ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla. Näin saadaan tehostettua liiketoimintaprosesseja nopeasti ja hankittua lisäaikaa päätöksentekoon.

Ohjelmistorobotiikan avulla kyetään automatisoimaan monia nykyisen ERP:n käyttöön liittyviä rutiininomaisia tehtäviä. Ohjelmistorobotti toimii järjestelmässä ikään kuin tavallinen työntekijä ja se käyttää ERP:ä käyttöliittymän välityksellä. Sillä erotuksella, että robotti ei tee huolimattomuusvirheitä, ei väsy, eikä turhaudu.

Sen hyödyt tulevatkin parhaiten esille tehtävissä, jotka ovat säännönmukaisia, runsaasti manuaalista tiedonsiirtoa ja -hakua vaativia, toistuvia rutiineja ja jotka ovat usein liian pieniä, satunnaisia tai sisällöltään nopeasti muuttuvia, jotta niitä olisi järkevää automatisoida järjestelmään itseensä.

Miksi ohjelmistorobotiikka soveltuu hyvin vanhentuvan ERP:n käyttöiän pidentämiseen?

Ohjelmistorobotiikka soveltuu kuvatun kaltaiseen siirtymävaiheeseen erityisen hyvin siksi, että se on mahdollista ottaa käyttöön nopeasti, helposti ja kustannustehokkaasti. Varsinkin, jos hankitaan RPA-kapasiteettia palveluna. Ohjelmistorobotiikkaa voidaan hankkia myös omaksi, mutta tällöin kustannukset voivat nousta suuriksi ja yrityksellä on käsissään ylikapasiteettia. Palvelumallilla voidaan kapasiteettia hankkia tarpeen vaatima määrä ja vältytään suurilta pystyttämis- ja ylläpitokustannuksilta. Käyttäjäkunta kiittää, kun päänvaivaa aiheuttavia prosesseja kyetään tehostamaan ja he voivat keskittyä mielekkäämpiin ja tuottavampiin työtehtäviin. Tällöin myös johdon kokema paine tehdä nopeita päätöksiä helpottaa.

RPA:n vahvuuksia on myös se, että sitä voidaan käyttää lähes minkä tahansa teknologian kanssa.

Lisähappea SAPille

Monet SAP-organisaatiot kipuilevat juuri näiden asioiden kanssa tällä hetkellä. Tuki vanhalle järjestelmälle on päättymässä ja paine tehdä nopeita päätöksiä jatkon suhteen on kova. Näille organisaatioille haluamme tarjota tilaa hengittää. Meidän tarjoamassamme ei ole SAP-teknologiaa, mutta olemme kyenneet ratkaisemaan asiakkaittemme prosessiongelmia vanhenevissa SAP-ratkaisuissa menestyksekkäästi, saavuttaen heille merkittäviäkin kustannussäästöjä työn tehostumisen kautta.

Esimerkkejä tällaisista ovat:

  • Ostotilausten- ja tuotetietojen hallinta
  • Ostolaskujen automaattinen tiliöinti
  • Ostolaskujen kierrätysprosessien tehostaminen
  • Erilaisten kirjausten tekeminen järjestelmään sekä saatavien seuranta

Samalla yritys on kyennyt hankkimaan itselleen lisäaikaa päätöksenteolle, jotta uuden ERP:n suhteen on kyetty tekemään organisaation kannalta oikeat valinnat.

Tutustu tästä tarkemmin Aili ohjelmistorobottiimme. Samalla voit myös sopia päiväkahvit hänen kanssaan!

Kirjoittaja

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen on Efiman projektitoiminnan vetäjä. Hän uskoo, että tietojärjestelmien käyttöönottojen laatu paranee vain, jos asiakkaat heräävät vaatimaan enemmän ja parempaa.

Uusimmat

Ohjelmistorobotiikka on tullut jäädäkseen - Microsoftkin toi oman ohjelmistorobottinsa markkinaan

Ohjelmistorobotiikka on tullut jäädäkseen - Microsoftkin toi oman ohjelmistorobottinsa markkinaan

Markus TurunenMoni tietohallintojohtaja on suhtautunut ohjelmistorobotiikkaan (RPA) väliaikaisena ilmiönä ja eräänlaisena rautalankavirityksenä vanhojen ja uusien ohjelmistojen välillä. Näin ei kuitenkaan ole – ohjelmistorobotiikka on Gartnerin mukaan nopeiten kasvava yritysohjelmistojen muoto.

Ohjelmistorobotiikka on tullut jäädäkseen – Microsoftkin toi oman ohjelmistorobottinsa markkinaan

Ohjelmistorobotiikka on tullut jäädäkseen – Microsoftkin toi oman ohjelmistorobottinsa markkinaan

Markus TurunenMoni tietohallintojohtaja on suhtautunut ohjelmistorobotiikkaan (RPA) väliaikaisena ilmiönä ja eräänlaisena rautalankavirityksenä vanhojen ja uusien ohjelmistojen välillä. Näin ei kuitenkaan ole – ohjelmistorobotiikka on Gartnerin mukaan nopeiten kasvava yritysohjelmistojen muoto. Tämä sai vahvistusta, kun Microsoft julkaisi marraskuussa oman ohjelmistorobotiikkaan perustuvan toiminnallisuuden osaksi Power Automate (entinen Flow) -kokonaisuutta.

Laadunhallinta talouspalvelukeskuksessa – pilkunviilaamista vai kokonaisuuden kehittämistä?

Laadunhallinta talouspalvelukeskuksessa – pilkunviilaamista vai kokonaisuuden kehittämistä?

Laura NiiniPohdimme parhaillaan Efimassa, mitä laatu tarkoittaa talouspalveluissa. Projektin tavoitteena on tuottaa toimintaamme ohjaava, tarkoituksenmukainen laatujärjestelmä, joka auttaa meitä palvelukeskuksena entistäkin paremmin tukemaan asiakkaittemme kasvua ja liiketoimintaa. Selkeyttääksemme ymmärrystämme alamme laatuvaatimuksista, kysyimme asiasta myös asiakkailtamme.